Компания перешла от разрозненных информационных систем и электронных документов к комплексному управлению производством, финансами, закупками и продажами в 1С:УНФ. Настроили ассисента Дашу, выполнили интеграцию с 1С:Бухгалтерией. Теперь все процессы под контролем, отделы работают слаженно, улучшилось планирование, каждый работает в программе и результат этих действий виден всем ответственным пользователям.
О компании
Компания СВХК (Средневолжская химическая компания) расположена на территории химического кластера города Тольятти. СВХК — крупный производитель синтетических смол, противопригарных и разделительных покрытий. В условиях санкций и импортозамещения, данная продукция крайне важна и востребована для многих отраслей экономики РФ. В настоящий момент с компанией СВХК сотрудничают более 200 партнеров на территории России и стран СНГ.
Ассортимент выпускаемой продукции охватывает такие отрасли промышленности как металлургия, литейная промышленность, деревообработка, строительство и многие смежные направления.
Помимо производства продукции по собственным рецептурам, компания имеет успешный опыт изготовления продукции по рецептурам заказчика, гарантируя сохранение конфиденциальной информации и коммерческой тайны технологии производства.
- Площадь действующего производства: 40 000 м2.
- Годовая производственная мощность: 60 000 тонн.
- 20 реакторов, действующих на территории предприятия.
- 20 лет опыта работы на рынке химической промышленности.
СВХК участник национального проекта — Производительность труда и поддержка занятости.
С чего начиналась автоматизация
В ИТ-ландшафте компании использовались разрозненные информационные системы, фактический каждый отдел работал в своей программе:
- менеджеры по продажам вели базу клиентов и взаимодействия с ними в небольшой CRM системе;
- планирование закупок и отгрузок в Google-таблицах;
- производство и склад в самописной конфигурации;
- регламентированный учет в 1С:Бухгалтерии;.
Каждая программа не имела никакого обмена с другими информационными системами, что влекло за собой:
- дублирование вводимой информации, как пример, менеджеры выставляют счета в своей программе, потом передают их в бухгалтерию, и она заводит их заново;
- проблемы с планированием производства и, как следствие, с планированием закупок;
- не было возможности быстро и оперативно получать управленческую информацию;.
В итоге были определены основные цели для перехода на новую информационную систему:
- Сокращение трудоемкость поддержки и развития текущего ИТ-ландшафта;
- Перевод всех информационных систем на современное программное обеспечение и отказ от использования иностранного программного обеспечения;
- Перевод всей оперативной деятельности в одну программу. Отказ от множества информационных систем.
И результатом внедрения должно быть:
- Эффективное взаимодействие и коммуникация между отделами;
- Режим одного окна. Вся информация в одной информационной базе;
- Оперативное получение управленческой информации для принятия решений;
- Улучшение достоверности и эффективности управленческого учета;
- Автоматический обмен всеми управленческими данными с 1С:Бухгалтерией 8 без ручного дублирования;.
Для решения этих задач руководство СВХК обратились в нашу компанию «ПрограмМастер».
Нами было проведено обследование, по результатам которого было предложено перейти на программу «1С:Управление нашей фирмой» и выбрать ее в качестве основной информационной системы. Выбор продукта 1С:УНФ был обусловлен тем, что с помощью него можно автоматизировать все участки бизнес-процессов компании, а именно:
- Управление продажами и блок CRM;
- Управление планированием закупками;
- Управление складом;
- Управление производством и его планированием;
- Управление отгрузкой и доставкой готовой продукции;
- Получение отчетов по финансовому результату;
Так же на этапе обследования был определен список необходимых изменений, который бы позволил сделать переход на новое программное обеспечение более комфортным для пользователей и сохранить привычные процессы, отработанные годами.
Приняли решение не вносить изменения в типовые механизмы программы, а все реализовать через механизм расширений. Это позволит оставить программу на «поддержке» и в будущем существенно сократить время на установку типовых обновлений.
Переход на новую программу
Так как текущие информационные системы были не связаны между собой, то это оказалось и большим минусом и в тоже время большим плюсом при внедрении.
Минусы: нужно было собрать в одну программу всю нормативно справочную информацию из разных источников и привести все к «общему знаменателю».
Плюсы: было принято решение в короткий срок полностью отказаться от текущей программы CRM и весь отдел продаж перевести на УНФ. При этом все остальные сотрудники компании продолжали работать в своих программах. Это позволило сделать переход плавным, без авралов, спокойно адаптироваться и привыкнуть к новой программе. Подключение пользователей было постепенным, и каждый мог пройти этап адаптации, при этом работая уже в действующей программе.
На этом же этапе были настроены и отработаны небольшие, но очень важные процессы внутреннего и внешнего взаимодействия, а также работа с конфиденциальными данными:
- Подключена и налажена работа через систему взаимодействия для коммуникации внутри компании;
- Настроены встроенные учетные записи электронной почты для коммуникации с клиентами и сбора данных по всем взаимодействиям с клиентами в одной информационной базе;
- Отлажены процессы согласования Заказов покупателей с руководителем коммерческой службы;
- Настроен ассистент «Даша», для информирования ответственных за Заказ покупателя и для автоматической смены статусов Заказов покупателей по событиям в программе;
- Все файлы по Заказам покупателей теперь хранятся на в общей папке на диске, а непосредственно прикрепляются к заказу в программе;
- В компании особое внимание уделяется конфиденциальности и коммерческой тайне, были сделаны тонкие настройки по разграничению прав пользователей.
Пока основной документооборот еще не ввелся в программе 1С:УНФ, был настроен прямой обмен с действующей 1С:Бухгалтерией и проведено полное сопоставление НСИ 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерии. Это позволило минимизировать дальнейшие возможные проблемы с дублированием информации в двух программах и использовать единую нормативно справочную информацию на всем предприятии.
Доработка функционала программы
Перед основным переходом нужно было реализовать несколько важных задач:
- Планирование закупок;
- Планирование отгрузок;
- Планирование производства;
Все эти подсистемы реализованы в 1С:УНФ, но для клиента очень было важно предоставить пользователям знакомый интерфейс, к которому они привыкли, и при этом не сломать общую логику работы программы. До внедрения все планирование осуществлялось в Google-таблицах — хоть это не совсем «технологично», но есть несколько преимуществ — это скорость и наглядность.
Было решено взять от таблиц самое лучшее и реализовать это в 1С:УНФ. В итоге получились интерактивные отчеты, где можно настраивать внешний вид ячеек под себя (акцентируя нужную информацию), а также быстро копировать или перетаскивать ячейки мышкой, при этом каждая ячейка имеет связь с объектами информационной базы.
Планирование закупок
График закупок
Расшифровка данных
При этом график закупок формируется автоматически (с контролем оператора) на основании данных остатков материалов, с учетом минимальных остатков и подтвержденных заказов клиентов.
Так же для формирования плана закупок используется мастер — Расчет потребностей с доработанным Методом прогноза планирования. Суть которого — расчет потребностей с учетом предыдущих продаж, но возможностью ручной сезонной корректировки по определенным позициям.
Аналогичным способом реализован график отгрузок. Оператор наглядно контролирует отгрузки по дням, в случае переноса перетаскивает ячейки на нужную дату. Если необходимо скорректировать данные, можно провалиться в документ и внести изменения. При этом было уделено внимание скорости изменения данных отчета, чтобы обновление проходило быстро без обновления всех данных отчета, а только измененных позиций.
Данные отчета формируются на основании Заказов покупателей. Важно, чтобы мастер смены, который готовит отгрузки, был в курсе необходимой тары для клиента, для этого в документе можно построчно для каждой позиции написать комментарий, который попадет в итоговый отчет.
Планирование производства
Так как планирование производства ведется в нескольких разрезах (Рабочие смены и Реакторы), был доработан документ Заказ на производство, чтобы в планировании ресурсов были задействованы оба этих разреза (в типовом варианте можно использовать только один ключевой ресурс).
При выборе реактора программа подсказывает доступные варианты. Реакторы, которые свободны в это время:
При планировании обязательно задается время выполнения операции, чтобы не менять руками (долго и высокая вероятность ошибок), можно использовать стандартный планировщик ресурсов. Он удобен при точечном редактировании определенной варки.
Для просмотра всей картины целиком: чем загружено производство в текущий момент, какие реакторы в работе, какая смены выполняют работы, что планируется и что сделано. Для это был написан отдельный интерактивный отчет — График варок.
Мастер может вносить правки напрямую в этом отчете, интерактивно двигать нужные «Варки», менять смены. При этом в отчете детализированно отображаются «Варки» одной продукции в разные смены. Производство может начаться во вторую смену, а закончится на следующий день в первую.
Данный отчет выводится на пульте начальника смены совместно с другими показателями работы ректоров, что дает оперативную картину загрузки производства:
Расчет плановой себестоимости
Чтобы оперативно управлять ценовой политикой, необходимо правильно и точно рассчитывать плановую себестоимость, от которой в будущем будет зависеть отпускная цена на готовую продукцию. При этом нужно учитывать стоимость текущих остатков и стоимость планируемых поступлений сырья. Все усложняется тем, что часть сырья импортное и, следовательно, нужно учитывать, динамику изменения курсов валют и сроки поставок. Для решения той задачи был разработан АРМ расчета плановой себестоимости.
АРМ позволяет получить полную детализацию по готовой продукции ее составу и цене по каждому входящему сырью, с учетом текущих остатков, планируемых поступлений, и стоимости в валюте учета. В обработке можно выбирать дату актуальности фактической себестоимости и период планирования, за который будут отбираться уже подтвержденные заказы поставщикам. Установленная плановая себестоимость используется как ориентир для менеджеров при работе с потенциальными клиентами.
Конкурентные преимущества
Все изменения в программе направлены на повышения прозрачности всех операций. Каждый пользователь, вводя новые данные в программу понимает, что от его оперативных действий зависит скорость выполнения заказов клиентов. Для СВХК очень важно быстро и в срок выполнять заявки клиентов, при этом нужно планировать таким образом, чтобы производство было загружено всегда, без простоев и перерывов.
По согласованным заказам клиентов формируются планы закупок, от планов закупок планы производства, от планов производства — планы отгрузок и отгрузки.
Чтобы оперативно реагировать на изменения на каждом этапе, нужно иметь не только общую картину всех операций, но и получать актуальную информацию об происходящих отклонениях. Для это есть несколько инструментов контроля:
- Отчеты планирования;
- Уведомления о смене статусов заказов покупателей и заказов поставщикам, через ассистента «Дашу»
- Уведомления ответственных, через телеграм-бота;
Финансовые показатели
После перехода на новую программу и автоматизации основных процессов, были разработаны управленческие отчеты для руководства компании, которые позволяют быстро реагировать на изменяющиеся условия. Отчеты доступны как из программы, так и в любое время из телеграм-бота:
Полный список доступных команд:
Результаты автоматизации
Сейчас автоматизированы все основные участки учета от первого контакта с клиентом до получения финансовой отчетности:
- Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM). Фиксация взаимодействий с клиентами, выставление коммерческих предложений, заказов и работа с ними;
- Управление закупками, складом и ценообразование. Управление логистикой и доставкой сырья;
- Управление производством из собственного сырья и по давальческой схеме;
- Управление взаиморасчетами с клиентами;
- Управление продажами и планирование доставки. Печать и ведение реестра документов доставки (ТТН, ТН);
- Управленческая отчетность для руководителей и собственников компании;
Выстроена четкая система для всех основных процессов. Существенно сократилось время на вхождение в курс дела нового сотрудника.
У клиента есть объективная картина по финансовому результату. Сокращено время на планирование продаж и закупок, налажено взаимодействие отделов, нет постоянных звонков и уточнений. Каждый выполняет свои задачи в программе, результат этих действий виден всем ответственным пользователям.
Мы не вносили никаких изменений непосредственно в типовую программу, а только дополняли с помощью внешних инструментов (расширения, отчеты, печатные формы). Благодаря этому программа легко обновляется и всегда находится в актуальном с точки зрения законодательства состоянии.
В дальнейших планах предприятия: интеграция с облачной телефонией, формирование бюджетов и развитие средств удаленной работы.
Работы по проекту выполнила компания «ПрограмМастер».
