Как 1С:УНФ заменила три разрозненные системы в инжиниринговой компании

«Какая прибыль на проекте?» — на поиск ответа на этот вопрос «LumSmart Инжиниринг» могли тратить более 4 часов. Чтобы получить цифры, нужно было собрать информацию по продажам из одной системы, по складу — из второй, по затратам — из Excel, а потом еще сверить взаиморасчеты с клиентом. А тут еще разработчик старой программы объявил о завершении поддержки, и потребовалось внедрять «Честный знак». Как компания вышла из этой ситуации и почему теперь отчет занимает 15 минут — рассказываем в кейсе.

«LumSmart Инжиниринг» — инжиниринговая компания полного цикла в сфере освещения. Компания проектирует, поставляет, монтирует и обслуживает системы освещения для производственных предприятий, торговых сетей и складских комплексов. Также развивают направление светотехнического проектирования, электромонтажных работ, модернизации освещения и продажи светильников, выпускаемых на контрактном производстве.

Компания работает с 2010 года, за это время создала более 3 100 систем освещения. В штате «LumSmart Инжиниринг» работает более пятидесяти квалифицированных специалистов.

Офис компании «LumSmart Инжиниринг».

Как настроить операционный учет в 1С и навести порядок в деньгах

До запуска нашего проекта оперативный учет велся в сторонней системе, а бухгалтерский учет — в «1С:Бухгалтерии». Поддержка основной системы завершалась, поэтому бизнесу требовался переход на современную и поддерживаемую платформу. Дополнительным фактором стало появление маркируемой продукции: компании нужно было внедрить работу с системой «Честный знак» и встроить ее в повседневные процессы продаж, закупок и склада.

Однако одной заменой старой программы задачу решить было нельзя. Руководители компании не видели финансовый результат по проектам в реальном времени. Чтобы понять, сколько компания фактически заработала, приходилось вручную собирать данные о продажах, закупках, затратах, отгрузках, оплатах и задолженности.

Реализованные «LumSmart Инжиниринг» проекты освещения.

Проблемы до автоматизации:

• Информация по одному проекту находилась в нескольких системах и Excel-файлах.
• Данные по продажам, складу, взаиморасчетам и затратам приходилось сопоставлять вручную.
• Ошибки возникали во взаиморасчетах с клиентами, при распределении затрат по проектам и в складских операциях при отгрузке товара.
• Руководитель не видел плановую и фактическую прибыль по проекту в одном отчете.
• Формирование отчета по финансовому результату занимало до 4 часов.

Чтобы устранить эти явления, наметили цели проекта:

• Перейти с системы, поддержка которой завершалась, на 1С:УНФ.
• Автоматизировать продажи, складские операции, производство и взаиморасчеты.
• Сделать прозрачным финансовый результат по каждому проекту.
• Подключить ЭДО и обеспечить работу с «Честным знаком».

Продажи, склад, производство и финансы в едином контуре

В состав работ по нашему проекту вошли разработка архитектуры, настройка системы, перенос данных, запуск пользователей и последующее сопровождение. Проект стартовал в марте, рабочий запуск состоялся через три месяца, а стабилизация — через месяц после запуска.

В новую систему «1С:УНФ» были перенесены клиенты, номенклатура, остатки номенклатуры и история продаж. Запуск выполняли сразу по всей компании, так как продажи, склад, производство и финансовый контур тесно взаимосвязаны.

Автоматизация охватила следующие процессы компании:

• продажи и отчетность по продажам;
• ведение взаиморасчетов по договорам с контрагентами;
• складские операции;
• производственные операции;
• управленческий учет и финансовый результат по сделкам и проектам;
• интеграцию с ЭДО и работу с «Честным знаком».

Как теперь работает процесс

Центральным объектом учета стал проект, связанный с заказом клиента. Менеджер регистрирует заказ, после чего в системе ведется вся дальнейшая цепочка: закупки, складские операции, производство, отгрузки, взаиморасчеты и управленческий анализ. Финансовый отдел контролирует оплаты и задолженность клиентов по договорам, а руководство в любой момент может сформировать отчет по финансовому результату проекта.

Ключевой управленческий инструмент

Главным инструментом для руководства стал отчет «Финансовый результат по проектам». Отчет построен в разрезе статей: выручка, себестоимость продукции, трудозатраты, подрядные работы, прочие прямые затраты и прибыль. По каждой статье выводятся плановые и фактические значения, отклонение в рублях, отклонение в процентах и процент выполнения.

Такая структура позволяет не просто видеть итоговую прибыль, а быстро понимать причину отклонений: где изменились трудозатраты, где выросли подрядные расходы, где возник перерасход по себестоимости продукции, а где проект показал результат выше плана.

Отчет «Финансовый результат по проектам»

Прозрачные финансы за 15 минут: как мы объединили продажи, склад и финансы в одной системе

После внедрения руководство перестало тратить время на ручной сбор цифр из разных источников. Теперь в системе можно быстро увидеть, какой проект дает прибыль, по каким статьям возникли отклонения и где есть риски по оплате со стороны клиента. Благодаря этому управленческие решения принимаются на основе цифр из системы.

Компания также смогла выстроить единый информационный контур для двадцати пользователей без разрыва между подразделениями: продажи, склад, производство, финансы и руководство работают в одной системе и опираются на общие данные.

Факторы успеха

Со стороны заказчика проект координировал помощник руководителя, ведущий внутренние проекты. Это обеспечило быстрые решения, согласование изменений между подразделениями и качественное участие в тестировании. Со стороны исполнителя команда «Цифрового Развития» отвечала за полный цикл внедрения — от архитектуры до сопровождения.

Итог

Проект в «LumSmart Инжиниринг» стал не просто заменой устаревающей учетной системы. Компания получила рабочий инструмент для управления проектным бизнесом: продажи, склад, производство, взаиморасчеты и финансовый результат были объединены в одной системе. Это позволило сократить количество ошибок, ускорить получение управленческой информации и сделать прибыль по проектам прозрачной для руководства.

Проект выполнен компанией «Цифровое Развитие».