Как 1С:УНФ закрыла потребности магазина электротоваров

Предыстория

Меня зовут Дмитрий, я электромонтажник, всю жизнь работал электриком… Чистый технарь, никакого экономического образования, но всегда мог организовывать работы и умел считать. 

Также я веду видеоблог на YouTube, в котором рассказываю про электромонтажные работы. Одна из ключевых проблем электромонтажников заключается в комплектации объектов материалами. Типичная заявка состоит из более чем 30 позиций и для каждого объекта эти позиции отличаются. 

Их нужно оперативно собрать и доставить на объект, а учитывая низкую техническую квалификацию менеджеров по продаже, этот процесс вызывал сложность, а как следствие срыв сроков.

Итак, вооружившись энтузиазмом и заемным капиталом в 600 тысяч рублей, я вызвался решить эту проблему коллег и открыть магазин электротоваров. 

Бизнес-процесс

1. Прием заявки от клиента в любой удобной форме (файл со списком, фото, надиктовка), любым удобным способом (телефон, мессенджеры, электронная почта).
2. Согласование коммерческого предложения.
3. Согласование доставки и оплаты.
4. Заказ товара у поставщика.
5. Комплектация заказа.
6. Передача заказа и закрытие заказа.

И все это поначалу я делал сам.

1С:УНФ

Сразу стала очевидна необходимость в товароучетной системе, да и товарные чеки тоже как-то нужно печать, к слову первые 10 заказов я делал в экселе :).

Выбор пал на 1С:УНФ — достаточно простое в освоении и удобное приложение, которое постоянно развивается, добавляется новый функционал. Купил стационарную версию, через некоторое время перешел на облачную, о чем вообще не сожалею. Переход был очень простым и удобным, спасибо «Простым решениям», они очень помогают. 

Расчет потребности в товарах

Несмотря на то, что объем склада вырос за 2 года с 600 тысяч рублей до 3 миллионов рублей, этого недостаточно, чтобы полностью закрыть заказ. 

Что говорить о нас, если даже дистрибьюторы с миллиардными складами не могут закрывать такие заказы, так как в электрике миллионы артикулов. 

Для автоматизации поддержания минимальных остатков на складе, а это порядка 3 000 артикулов, а также для комплектации клиентов мы используем инструмент «Расчет потребностей». 

В конце рабочего дня менеджер выполняет расчет и оформляет заказы поставщикам, которые на следующий день с утра нам привозят. Это занимает не более 40 минут.

Статусы заказов

Когда я работал один и заказов было немного, я мог помнить (хотя часто забывал) о чем договорились с клиентом. Сейчас нас трое, статусы и комментарии позволяют отслеживать работу с заказом, также заказ легко переключить на другого менеджера. Удобный инструмент «показать остатки и резервы» для просмотра обеспечения заказа внутри документа. 

Обмен с сайтом 1С-UMI 220rozetok.ru

Клиенты часто спрашивали — есть ли у нас сайт. Что ж… будем делать. В конце 2019-го я решил сделать сайт, не столько для продаж через него, сколько для витрины товаров и тестирования целесообразности открытия серьезного интернет-магазина. Поэтому был выбран недорогой вариант шаблона на 1С-UMI, произведена настройка интеграции и обмена с сайтом в 1С:УНФ, кстати сайт можно запустить прямо из 1С:УНФ. Товары выгружаются автоматически из 1С, раз в полчаса обновляются товары, которые поменялись (цены, описание), также во время этого обмена в 1С загружаются заказы с сайта.

Доставка и маршрутные листы

Каждый день мы доставляем по городу 4-7 заказов собственными силами, для удобства пользуемся маршрутными листами, которые распечатываем и передаем курьеру.

Яндекс.Касса

После согласования заказа из интернет-магазина, менеджер отправляет клиенту ссылку на оплату картой через Яндекс.Кассу. Ссылка формируется в 1С:УНФ, оплата приходит в виде обычной эквайринговой операции. 

Если клиент оплатил по ссылке, в приложении отображается, что оплата произведена, то есть не нужно ждать зачисления денег на счет. Также Яндекс.Касса выручала, когда сбоил терминал в магазине. После оплаты чек пробивается на стационарной кассе АТОЛ 30Ф, указывается почта клиента, на которую ему приходит кассовый чек.

Обмен с банком

Так как поставщики приезжают каждый день, то и платить им нужно часто. Настроил обмен с банком, формирую в 1С платежки, отправляю в банк. В приложении банка подписываю платежки, затем обратный обмен и загружаю движения по счету в 1С:УНФ, разношу их по документам. Если меня нет на месте, а менеджеру срочно нужно что-то оплатить, он оправляет платежку в банк, а я из любой точки мира ее подписываю с телефона.

Мобильное приложение и техника Apple

Пользуюсь приложением на iPhone «1С:Управление нашей фирмой» — у него не очень удобный интерфейс, но в целом работает и удобно для получения оперативных данных. Кто сказал, что с 1С нельзя работать на Apple?! Я сейчас пишу этот текст на Macbook, а на фоне 1С:УНФ, всегда работаю с Mac. Хотя, конечно, для «большой» работы лучше Windows. У обоих менеджеров компы с Windows.

Стороннее расширение «Элевел»

Кто сказал, что облачные версии 1С нельзя дорабатывать?! Можно! У одного из поставщиков «Элевел» есть расширение на основе сервиса 1С:Бизнес-сеть для интеграции с 1С клиента (то есть мной), но оно работает для стационарных версий. Спасибо «Простым решениям», они его доработали и установили мне. Теперь я могу:

• загружать в 1С:УНФ номенклатуру из базы поставщика — загружается вся необходимая информация (наименование, характеристики, фото). Это очень выручило при создании интернет-магазина;
• сопоставлять имеющуюся номенклатуру и обновлять ее;
• загружать цены поставщика и на их основе формировать свои цены;
• есть еще функция отправки заказов поставщику напрямую, ее сейчас «докручиваем».

РМК

Настроено рабочее место кассира, подключена онлайн касса и сканер штрих-кодов, что позволяет быстрее обслуживать клиентов в торговом зале. 

Бонусы

Система мотивации клиентов есть у всех, есть она и у нас. Настроена бонусная система и дисконтные карты для постоянных клиентов, с каждой покупки им начисляются бонусы, которые можно тратить в магазине на покупку товаров. 

Анализ бизнеса

Как я писал вначале, я умею считать и работать с цифрами, поэтому для меня, как для руководителя, отчеты в 1С:УНФ сейчас являются самым главным инструментом анализа и управления, можно формировать отчеты под себя. А самым главным отчетом считаю «Анализ бизнеса» — он позволяет видеть результаты работы и распределять свои ресурсы, планировать выплаты по кредитам (их было два по 600 тысяч рублей, оба погашены досрочно), особенно это важно для маленьких компаний, ведь ошибочные вложения могут сильно навредить. 

Планы

Интернет-магазин показал свою жизнеспособность, планирую сделать новый на более серьезном движке 1С-Битрикс. Если выиграю, потрачусь на него наверно… :).

Кабинет клиента пробовал, на тот момент он был сырым, думаю вернуться и попробовать снова.

ЭДО — хочу попробовать прямой обмен документами с поставщиками, пока изучаю вопрос. 

Итоги

Благодаря автоматизации на 1С:УНФ за 2 года:

• выручка моего магазина выросла в 4 раза;
• появилось 3 наемных сотрудника (у них индивидуальная система расчета зарплаты, тоже автоматизирована);
• индивидуальные продажи менеджеров выросли в 2 раза;
• торговая площадь увеличилась в 4 раза;
• у меня появилось свободное время;
• мне не нужен бухгалтер.