О компании: бренд «Телодвижения» производит верхнюю одежду как на собственных производственных площадях, так и с привлечением субподрядных организаций. В 2017 году основатель бренда Владимир Сафаров забрал первое место на молодежном форуме «iВолга» в категории «Ты — предприниматель» и получил грант от государства на развитие своего проекта. Продажа одежды осуществляется на маркетплейсе «Вайлдберриз», где бренд занимает 22 строчку по продажам.
Зачем понадобилась автоматизация?
Рост объемов производства заставил задуматься об автоматизации бизнес- процессов. В 2021 году приобрели решение «Швейка» для автоматизации швейного производства, однако запустить процесс как следует так и не удалось, к тому же разработчик «Швейки» прекратил поддержку программного продукта.
Так как вопрос запуска автоматизации стоял очень остро, в августе 2022 года обратились к партнеру «1С» и партнеру сети «1С:БухОбслуживание» — в компанию «Ключ Успеха». В первую очередь передали на аутсорсинг бухгалтерский учет. Для бухгалтерского учета использовали программу «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3», для расчета заработной платы «1С:Заработная плата и управление персоналом 3.1».
Продажа продукции осуществлялась через маркетплейс «Wildberries». Данные по покупкам/продажам дублировали в двух программах — в «Швейке» для организации учета производства, в «1С:Бухгалтерии предприятия» для формирования бухгалтерского учета. В «Швейке» вносили документы производства и документы поступления от поставщиков, при этом данные по производству вносили сотрудники этого подразделения и использовали одну номенклатуру по материалам, а бухгалтер вносил документы поступления от поставщика и ставил номенклатуру по материалам так, как указано в накладной поставщика. Контроля остатков не было и поэтому никаких данных по фактическим остаткам номенклатуры получить не удавалось.
Объем документов рос и для ведения учета требовалось оптимальное решение. К тому же, была отдельная проблема в номенклатуре: в двух программах использовались разные справочники, сопоставить которые не предоставлялось возможным.
Задачи автоматизации
- переход к единым справочникам для возможности сопоставления и загрузки данных между разными конфигурациями и маркетплейсом «Wildberries»;
- выстраивание учета материалов и готовой продукции по местам хранения;
- оперативное получение информации по остаткам материалов по складам, переданных на переработку давальческого сырья контрагентам;
- организация обмена документами между «1С:УНФ» и бухгалтерией предприятия для исключения двойного ввода информации;
- настройка электронного документооборота непосредственно в программе УНФ для уменьшения трудоемкости ввода документов;
- оперативная передача информации о заказах для производства продукции, возможность резервирования материалов под конкретный заказ;
- планирование потребности в материалах для предстоящих заказов.
Этапы автоматизации
Для автоматизации оперативного учета выбрали конфигурацию «1С:УНФ», расположенной в облаке «1С-Рарус». Облачный вариант программы решил вопрос по удаленному доступу и одновременной работе сотрудников, так как офис и производственные площадки находятся территориально в разных местах. Все документы вносились в «1С:УНФ» и синхронизировались с «1С:Бухгалтерией предприятия».
Этап 1. Работа с номенклатурой производимой продукции. За основу взяли номенклатуру из отчета «Wildberries», которую загрузили в «1С:УНФ», далее синхронизировали в «1С:Бухгалтерии предприятия» перечень товаров с характеристиками и штрихкодами. Затем в «1С:УНФ» внесли номенклатуру и спецификации производимой продукции. Документы от поставщиков на поступление материалов, используемых в производстве, также вносили по номенклатуре, которая была согласована с производством.
Таким образом, унифицировали все справочники в программах «1С» и интернет-магазине, что позволило синхронизировать данные учета между программами и получать актуальную информацию по товарам и материалам.
Этап 2. Работа со складским учетом. Внесли справочник «Склады и подразделения» в соответствии с фактическими местами хранения. Использовали функционал «ячеистых складов», который позволил детализировать места хранения продукции, что упростило поиск и сократило время на сборку заказа. Передали функционал внесения документов по поставке материалов сотрудникам склада, благодаря чему получили оперативность в учете и обороте материалов. Настроили различные варианты отчетов, которые позволяют рассматривать движения и остатки материалов в различных разрезах.
Этап 3. Аналитика. Настроили получение аналитики по статьям затрат для итогового отчета «Бюджет доходов и расходов», а также настроили статьи учета по номенклатуре товаров и услуг.
Этап 4. Синхронизация. Настроили синхронизацию между «1С:УНФ» и «1С:Бухгалтерией предприятия». Это позволило исключить дублирование документов в двух программах и сократить трудозатраты.
Работу по внесению документов распределили по участкам: сотрудники склада вносят документы поступления материалов, сотрудники производства — документы по производству продукции, а сотрудники отдела продаж формируют документы на передачу товара на маркетплейс. Такая организация позволила распределить объем работы между подразделениями, не увеличивая штат сотрудников, занимающихся только учетом. Так как ответственные сотрудники по участкам занимаются не только внесением документов, но получением информации по итогам своей работы, такой подход позволяет иметь актуальную и оперативную информацию по каждому участку учета.
Помимо этого, для загрузки отчетов «Wildberries» компания использует модуль интеграции от фирмы «Айтон», что позволило значительно сократить время на загрузку отчета комиссионера о продажах.
Этап 5. ЭДО. Настроили электронный документооборот по «1С-ЭДО» из «1С:УНФ». Предварительно сопоставили номенклатуру поставщиков с номенклатурой, используемой в базе организации. Загрузка документов по ЭДО значительно сократила время на получение оригиналов документов и внесение их в базу, и это при том, что количество документов в учете за 2023 год возросло в 7,5 раз. Для сравнения: за 9 месяцев 2022 года было 2 325 документов учета, а за аналогичный период 2023 года — 17 613 документов.
Этап 6. Использование механизма резервирования. В компании задействовано как собственное производство на нескольких площадках, так и производство на стороне субподрядных организаций по схеме давальческого сырья. Решили использовать механизм резервирования для того, чтобы запасы передавались только под определенный заказ. Это позволило менеджерам при формировании заказа понимать, обеспечен ли их заказ материалом для пошива изделий.
Результаты автоматизации
- автоматизация основных бизнес-процессов позволила организации значительно вырасти за последний год. По выручке рост составил в 5 раз, а по численности сотрудников — в 4 раза;
- наладили получение оперативной и актуальной информации по остаткам номенклатуры на складах как основных, так и производственных (находящихся в другом городе) и учет их при закупках;
- активное использование электронного документооборота в разы сокращает время на внесение вручную документов в программу. При этом, работа по документообороту, который увеличился по сравнению с 2022 годом в 7,5 раз, не потребовала увеличения штата сотрудников;
- так как наши производственные предприятия работают в разных районах области, программа помогает отслеживать удаленное производство полностью: выпуск полуфабриката, продукции, ЗП сотрудников, расход номенклатур и т. д. Также программа позволяет проводить сравнительный анализ работы производств между собой и выявлять в онлайн-режиме ошибки или неточности работы;
- благодаря использованию модуля обмена между «1С:УНФ» и личным кабинетом поставщика «Wildberries», смогли отказаться от ручной загрузки отчетов маркетплейса и существенно сэкономить время и ресурсы;
- наладили учет работы по давальческой схеме с поставщиками. В итоге получаем оперативную информацию по остаткам сырья и выпуска готовой продукции в разрезе каждого контрагента
Вот что говорит о результатах работы основатель бренда «Телодвижения» Владимир Сафаров: «За прошедший год наша компания выросла в 5 раз, и этот бурный рост невозможно было бы осуществить без той работы, которую мы проделали совместно с компаний „Ключ Успеха“ по организации производственного учета на базе „1С:УНФ“. Мы намерены и дальше развиваться, считаю, что автоматизация была запущена очень своевременно»
Проект выполнила компания «Ключ Успеха».
