Началось все в далеком октябре 2021 года. К нам обратился самый лучший и терпеливый клиент на всей планете. Позже вы все поймете.
О клиенте
Компания «Офисная планета» занимается оптовой и розничной продажей канцелярских товаров, продажей, производством (комплектацией) офисной мебели.
С чего все начиналось
Клиент работал в программе: «1С:Торговля и склад», ред. 7.7. Программа была устаревшая, но клиента все, в целом, устраивало: система была полностью доработанной под необходимые бизнес-процессы, единственное, чего не хватало — это ЭДО. А клиенту данный сервис был просто необходим.
После третьей встречи мы все пришли к единому мнению, что нужно переходить на более современный программный продукт. Мы были уверены в трех вещах:
- Нужно переходить с начала 2022 года на решение «1С:Управление торговлей», ред. 11.4.
- Так как сроки поджимают, переносим только остатки (товары, взаимозачёты).
- Никакие доработки не переносим, так как по демо-базе было очевидно, что типового функционала более чем достаточно.
Еще у «Офисной планеты» была «1С: Розница», ред. 2.2, которую клиент попросил не трогать, так как они работают самостоятельно и обмены пока настраивать не нужно. Тут, думаю, все увидели нюанс, но об этом позже.
Перечень услуг в счете состоял из следующих позиций:
- Создание новой информационной базы в «1С:Бухгалтерия ПРОФ», ред. 3.0;
- Настройка информационной базы «1С:Бухгалтерия ПРОФ», ред.3.0;
- Обучение пользователей работе в программе «1С:Бухгалтерия ПРОФ», ред. 3.0 (до 3 пользователей);
- Типовой переход с «1С:Торговля и склад», ред. 7.7» на «1С:Управление торговлей», ред. 11.4 (справочники, остатки);
- Настройка информационной базы «1С:Управление торговлей», ред.11.4;
- Обучение пользователей работе в программе «1С:Управление торговлей», ред. 11.4;
- Доработка печатной формы (2 шт.);
- Настройка обмена «1С:Бухгалтерия ПРОФ», ред.3.0 и «1С:Управление торговлей», ред. 11.4.
Стоимость услуг составляла — 479 500 руб.
На тот момент нам всем казалось, что «Там все просто!».
Через тернии к звездам
«1С:Торговля и склад, редакция 7.7», из которой нам предстояло выгрузить остатки, весила 53 Гб. Информации там было много, а сервер был не сильно производительным, поэтому мы были вынуждены забрать базу и развернуть ее на наших серверных мощностях.
База клиента была серверной, развернутой на MS SQL. С разворачиванием базы на нашем сервере сразу возникли проблемы, так как версия SQL-сервера клиента была 2008 года, и необходимо было найти 1С:Enterprise-лицензию без ограничения объема базы. Найти не удалось: официально «1С:Торговля и склад» работает с SQL-сервером 2005 года, но понижать версию нельзя, то есть с 2008 на 2005 не вернуться. Пришлось решать проблему и заводить «1С:Торговля и склад» на SQL-сервере 2016 года.
Это удалось выполнить, после чего возникла следующая проблема: при переходе на SQL-сервер 2016 программа работать не могла, так как в версии 2016 были удалены некоторые процедуры. Эту проблему тоже решили.
Далее «1С:Торговля и склад» вполне спокойно работала, но в справочнике номенклатуры было более 200 000 позиций. При выполнении выгрузки программе не хватало памяти, чтобы обработать такой объем. Через Visual Studio мы сняли ограничение на потребление оперативной памяти и 32х битная платформа программы «1С:Торговля и склад», ред. 7.7 стала потреблять не 2 Гб оперативной памяти, а 3.5 Гб.
Это не решило проблему в корне. Поэтому обработку по переходу переписали и добавили последовательную частичную выгрузку данных. Частями выгружали и загружали все в новую «1С:Управление торговлей», ред. 11.4.
После был выполнен перенос остатков, отчет по остаткам сохранялся в Excel и загружался в новую «1С:Управление торговлей». Но возникла проблема: наименования и количества было недостаточно, нужна цена, ставка НДС, номер ГТД, страна. Все эти данные вывели в отчет, переписав его.
Далее грузились остатки. Но появилась проблема: в большинстве случаев клиент неверно указывал данные по ГТД, ставку НДС и прочее. Мы это обнаружили в последний день перед запуском после того, как все вместе стали проверять перенесенные данные. Было принято решение тянуть остатки руками, документ ввода остатков состоял из 7000 строк и был перенесен вручную за одну ночь.
Так мы запусти работу в новой базе в 2022 году!
Никто и не представлял, что предстоит такой объем работы
Дело в том, что все доработки, которые мы дружно решили не переносить, срочно понадобились, потому что важны были детали. В итоге 8 специалистов, программисты и консультанты срочно стали дорабатывать систему.
И тут мы можем смело сказать, что это был первый и пока единственный проект по Agile.
Задач было настолько много, что у нас не было времени работать по нашим стандартным процедурам постановки задачи, согласования заявки с клиентом, подписания и т. п.
Мы просто создали гугл-документ, в который поступали заявки от клиента. Первые заявки выглядели так:
| В состоянии обеспечения заказов нужна печатная форма (отдел закупок) Отчет по резервам по заявкам в статусе согласование (С Аленой общались ранее, это статус Резерв у поставщика просили ранее) Объем работы около 15-20 часов |
| Необходимо доработать рабочее место доставки: добавить отбор «самовывоз» (СКЛАД) |
| Необходимо доработать/донастроить отчет «реестр торговых документов», у документа реализации должен быть документ основания «Заказ клиента» (СКЛАД) |
| Печатная форма «Отбор товара» необходимо выводить только те позиции, которые со статусом «отгрузить» при последующем изменении статусов у других позиций заказа в печатную форму добавляют все (СКЛАД) |
| Добавление на форму заказа клиента реквизит «вид оплаты», вывод в список всех заказов (ОТДЕЛ ПРОДАЖ И ЛОГИСТИКА, БУХ), блокировка проведения счет-фактуры для наличной продажи |
Такая формулировка задачи «улетала» программисту, программист связывался с ответственным, смотрел что необходимо сделать, делал, демонстрировал MVP и докручивал до момента, пока клиент не согласует. По итогу работы клиенту выставлялся ЛУРВ и счет. За время работы с клиентом не было ни одного ЛУРВа, который клиент не согласовал.
На сегодняшний день (14.11.2023):
- закрыто более 593 задач;
- отработано более 1400 человеко-часов.
Что интересного мы сделали
- При поступлении оплаты по заказу в системе автоматически создается напоминание менеджеру, который указан в документе заказа клиента, что по данному заказу поступила оплата.
- Автоматическое создание писем с уведомлением о доставке при создании ПКО или счет-фактуры по заказу. В письме указывается сумма оплаты, номер заказа, дата (день) доставки.
- Маршрутный лист для торговых представителей, в котором есть список контрагентов, проведенные встречи и звонки (аналог нашего маршрутного листа). Всё, что связанно с маршрутным листом, вынесено в отдельную подсистему.
Сложные доработки:
- Создан контур для работы с бонусными баллами для оптовых продаж. Баллы начисляются партнеру, а расходовать их может один из торговых представителей партнера (контрагент — физ.лицо).
- Организован учёт бонусных подарков (не учитываются в стоимости заказа клиента). При этом при проведении заказов пользователю выдается уведомление, что клиенту положен определенный подарок. Данный подарок отмечается в дополнительной табличной части и учитывается при отгрузке. Списание подарков оформляется автоматически документом списания в конце рабочего дня для корректного отображения остатков и учёта в «1С:Бухгалтерии».
Мы победили!
Для сдачи клиенту реальной программы, которая удовлетворяла его потребности, потребовалось почти два года. И только сейчас мы можем говорить о том, что система, наконец-то, стала лучше «Любимой торговли 7.7»!
После нескольких месяцев работы клиента в новой программе мы немного расслабились, перестали работать в режиме «без остановки». Клиент приехал к нам в гости с тортиком. Мы все вместе сидели в переговорке, пили чай, делились впечатлениями о том, кто как проводил ночь перед рождеством запуском.
И тут руководитель проекта со стороны заказчика и, по совместительству, заместитель директора сказала фразу, которая навсегда останется у меня в памяти как фраза, которая способна охарактеризовать любой проект: «Если бы мы знали, что нас ждет, мы бы никогда на это не пошли. Но я рада, что мы на это решились!».
О, чуть не забыла, ЭДО у клиента работает!
А про внедрение «1С: Розница», ред.2.2 — уже в другом кейсе; -)
