Программа: «1С:Управление нашей фирмой»
Знакомство с нашей организацией
Компания «ЮгАвтоХолдинг» с 2011 года занимается продажей дорожной техники отечественного и зарубежного производства и ее гарантийным и постгарантийным обслуживанием. На текущий момент штат сотрудников составляет 15 человек, обороты свыше 300 млн рублей.
Выбор программного продукта
К автоматизации мы пришли не сразу. Долгое время нашими основными помощниками были MS Word и MS Excel, и только бухгалтерский учет велся при помощи базовой «1С:Бухгалтерии». Но клиентская база росла, работы по гарантийному обслуживанию были выделены в отдельное направление, и перед нами встал вопрос подбора недорогой, но качественной CRM-системы с возможностью учета производственных работ.
Задачи стояли следующие:
- создание общей для компании стандартизированной базы контактов, с историей взаимоотношений от звонка до продаж;
- учет работ по гарантийному и постгарантийному обслуживанию проданных товаров;
- учет складских остатков основных товаров и запчастей;
- получение унифицированного документооборота во взаимоотношениях с клиентами.
Выбрали решение «1С:Управление нашей фирмой» по ряду причин:
- полное соответствие функционала системы поставленным задачам;
- возможность бесплатного тестирования;
- невысокая цена рабочего места с возможностью приобретения дополнительных рабочих мест по мере необходимости;
- широкий типовой функционал;
- возможность подстроить систему под свои потребности, большое количество специалистов, готовых ее обслуживать и дорабатывать по мере необходимости;
- простая интеграция с «1С:Бухгалтерией».
Как изменилась наша работа с переходом на «1С:УНФ»
Мы приобрели «1С:УНФ» в середине 2017 года и начали с ограниченного функционала: ведения клиентской базы и оформления заказ-нарядов на выполнение сервисных работ.
Работа со справочником «Номенклатура»
В справочнике «Номенклатура» очень удобными для нас оказались такие параметры как характеристика и серийные номера. В качестве характеристики для нас выступил год выпуска товара, а под серийным номером — VIN-код товара. Под рукой всегда информация, какой именно товар, и когда он был продан клиенту, и есть ли обязательства по его гарантийному обслуживанию.
В дополнительные сведения о товаре мы внесли всю информацию, которая содержится в его ПСМ. Большинство характеристик товаров статические, заполнив однажды, их не надо каждый раз вносить при оформлении документов на реализацию товара, что сокращает трудовые и временные ресурсы менеджеров. Также это помогает менеджеру быстро перейти к полному описанию товара.
Оформление продаж
На базе документа «Заказ покупателя» мы разработали процедуру оформления документов, начиная от выставления коммерческого предложения до заключения договора и заканчивая оформлением акта приема-передачи товара. В силу специфики нашей деятельности мы не стали использовать штатные печатные формы, а доработали их под себя.
Хочу отметить, что у нас в зависимости от вариантов оплаты разные условия договора, и часто менеджеры допускали ошибки, составляя в MS Word договор и копируя отдельные его пункты. Эту проблему мы решили при помощи «Платежного календаря» в документе «Заказ покупателя» и добавления реквизита «Условия оплаты».
Теперь форма договора формируется в автоматическом режиме. В документе «Расходная накладная» мы также добавили реквизит «Лизингополучатель». Часто в нашей сфере в сделке выступает покупателем лизинговая организация, но для нас важно знать конечного потребителя. Удобный формат построения отчетов позволяет без труда выводить всю аналитику с учетом добавленных реквизитов. При этом добавление своих реквизитов является штатным инструментом «1С» и не требует привлечения специалистов.
Разграничение видимости клиентов по менеджерам
В нашей организации за менеджером закреплена отдельная «территория». Теперь менеджеры видят только своих клиентов и историю работы с ними. Это повышает безопасность и снижает риск увода клиентской базы. Правда, здесь пришлось внести небольшие доработки.
Поскольку менеджеры не видят всю базу клиентов, они могут пытаться создать нового контрагента, который уже существует в базе, но с другим правом доступа. Чтобы исключить дубли контрагентов, мы поставили категорический запрет на подобные операции (исключением является пользователь с правами администратора). Мы также упростили перенос базы контрагентов от одного менеджера к другому с разными правами доступа.
Работа с документом «Заказ-наряд»
Операции по гарантийному и сервисному обслуживанию проданного товара мы отражаем в системе с помощью документа «Заказ-наряд». Он одновременно является документом планирования работ, актом выполненных работ, документом реализации ТМЦ и документом списания израсходованных ТМЦ.
Гарантийный период предполагает прохождение технического обслуживания. Его состав работ и требуемые материалы зависят от наработки моточасов дорожной техники.
Мы хотели, чтобы клиент видел состав работ, перечень материалов и их стоимость. Чтобы каждый раз не вносить одни и те же материалы, мы создали наборы с перечнем и количеством используемых ТМЦ. Для наборов предусмотрены вариации отражения в печатных формах цены и состава набора.
Синхронизация с «1С:Бухгалтерией»
Спустя год активной эксплуатации системы мы поняли, что существенной недоработкой с нашей стороны является отсутствие интеграции с «1С:Бухгалтерией». Но пугал вопрос, как можно объединить две базы «1С:Бухгалтерии», которые велись значительно ранее, с относительно новой базой «1С:УНФ». На помощь вновь пришла компания «Простые решения».
Требовался немалый профессионализм, т. к. сроки мы поставили очень сжатые. Все работы проводились удаленно, оперативно и качественно. На каждом этапе работ мы получали необходимые консультации: как отразить нетипичные операции, оптимально наладить работу, как самостоятельно смотреть и исправлять возможные ошибки.
За месяц совместными усилиями мы добились поставленной задачи. Три базы работают в унисон, настроен автоматический обмен. Сейчас все операции отражаются в «1С:УНФ» и по настроенному сценарию переносятся в «1С:Бухгалтерию» с максимально заполненной информацией для их отражения в бухгалтерском учете и составления налоговой отчетности.
Мобильное приложение «1С:УНФ»
Главным преимуществом синхронизации стало то, что теперь абсолютно все операции отражаются в «1С:УНФ», и она стала первичной, а «1С:Бухгалтерия» — вторичной. Это означает то, что теперь можно формировать множество отчетов для руководителя, а не для бухгалтера: о деловой активности фирмы, объемах продаж, доходах и расходах организации, товарных и финансовых запасах, взаиморасчетах и прочих показателях. И все это не только на компьютере, но и в мобильном приложении руководителя в любой момент времени.
Единственное требование для работы в мобильном приложении — чтобы база была опубликована. Учитывая, что наша организация имеет обособленное подразделение в другом городе, мы сразу позаботились об этом еще на стадии внедрения «1С:УНФ». Публикация базы на веб-сервере спасла нас и в период изоляции в связи с коронавирусом. Работа компании не прекращалась ни на день, пусть даже и приходилось работать удаленно.
Обмен с «1С:ЗУП»
Помимо «1С:Бухгалтерии» и «1С:УНФ», мы используем продукт «1С:ЗУП». Через файл в формате.xls мы выгружаем данные из «1С:ЗУП» и загружаем их в «1С:УНФ», экономя время и предоставляя руководителю полную и достоверную информацию обо всех расходах, понесенных организацией.
Настройка ЭДО и его преимущества
На этом наша оптимизация трудовых и временных ресурсов не закончилась. Следующим шагом было подключение ЭДО. Значительная экономия рабочего времени достигается за счет того, что электронный документ поступает непосредственно в базу, нужно только сопоставить номенклатуру поставщика и нашу, и нужный документ создается автоматически с максимально заполненной информацией и нашим минимальным участием.
Также удобно, что все электронные документы хранятся в базе данных «1С». Этот шаг был сделан очень своевременно, т. к. со следующего года наши товары попадают в категорию прослеживаемых товаров, и мы будем обязаны обмениваться с поставщиками и покупателями только электронными документами.
Скан-архив договоров
Также ЭДО подсказал нам удобный способ хранения и архивации бумажных документов. Мы отсканировали архив всех договоров и прикрепили их в карточки контрагентов.
При подписании договора мы сразу его сканируем и прикрепляем в базу «1С». Если это делать ежедневно, то времени уходит немного, зато всегда под рукой нужный договор с поставщиком или покупателем, и такой способ куда выгоднее по времени в сравнении с поиском бумажного экземпляра в архивных папках.
Подключение внешних обработок по учету ГСМ и штрафам ГИБДД
«1С:УНФ» хороша еще и тем, что кроме штатного функционала можно дописать свой. Мы использовали готовые решения, взятые из интернет-ресурса «Инфостарт». С их помощью мы автоматизировали ведение путевых листов, а попутно — учет штрафов ГИБДД и формирование платежных поручений для их оплаты.
У наших менеджеров и сервисных инженеров преимущественно разъездной характер работы. Служебный автопарк насчитывает более 10 машин. Ручное заполнение путевых листов и учета ГСМ при таком количестве машин было проблемой. Теперь каждый сотрудник самостоятельно заполняет путевые листы, а расход топлива рассчитывается, исходя из нормы. Руководитель всегда в курсе текущих расходов на ГСМ, а информация по штрафам учитывается при расчете заработной платы сотрудников.
Использование платежного календаря
И последнее, о чем я хочу рассказать — это платежный календарь. Этот инструмент мы стали осваивать недавно. Если в начале работы в «1С:УНФ» все банковские документы мы продолжали формировать в «1С:Бухгалтерии», затем они в рамках синхронизации переносились в «1С:УНФ», то использование платежного календаря заставило нас изменить схему работы.
Мы создали на текущий год документы «Заявка на расход денег» по всем ежемесячным платежам и добавляем заявки на незапланированные предстоящие расходы. Документы «Заказ покупателя» и «Заказ-наряд» отражают в платежном календаре ожидаемые поступления. Заявки на расход денег утверждает руководитель, после чего бухгалтер на их основании формирует платежные поручения и выгружает их в банк-клиент. После исполнения платежа загружаем банковскую выписку в «1С:УНФ». Таким образом, мы видим всю цепочку платежа от заявки до исполнения, а платежный календарь наглядно показывает ежемесячные платежи и ожидаемые поступления, что позволяет не допускать кассовых разрывов, столь опасных в любом бизнесе.
Что дала нам автоматизация?
Наша компания добилась видимой оптимизации трудовых и временных ресурсов, оперативности отражения данных и принятия решений. Мы стали единым отлаженным механизмом: менеджеры продаж ведут клиентскую базу, оформляют заявки на продажи, сервисный отдел отвечает за оформление заказ-нарядов, бухгалтер отвечает за финансовую составляющую и выполняет контрольные функции.
Мы максимально исключили дублирование операций и сократили ручной труд. Высвободили ресурсы для решения более важных задач, направленных на развитие нашей компании.
Мы оцифровали все наши хозяйственные операции и имеем возможность всестороннего их анализа при помощи многочисленных отчетов, имеющихся в арсенале «1С:УНФ». Как результат — рост продаж, несмотря на непростой с экономической точки зрения период.
Большинство боятся что-то менять, думают, что это повлечет непомерные траты. У нас нет в штате программистов и IT-специалистов, но есть люди думающие, инициативные, целеустремленные. И, как оказалось, этого достаточно.
Чтобы подтвердить свои слова, приведу расчеты по затратам на «1С:УНФ» с 2017 года со всеми вышеописанными доработками:
Если пересчитать эту сумму на ежемесячные расходы, то получится порядка 6780 руб. Заработная плата одного работника обходится дороже, в нашем случае программа заменяет, как минимум, двух работников и, самое главное, дает достоверную информацию о состоянии дел компании.
Мы не собираемся останавливаться на достигнутом: много было сделано, но еще больше предстоит сделать.
Желаем и вам не бояться меняться, развиваться и шагать в ногу со временем. А вопросы автоматизации доверьте профессионалам.
Берегите свое время, нервы и деньги!
Работа по автоматизации выполнена компанией «Простые решения».
