Эффект экосистемы 1С: от разрозненных процессов к комплексному управлению логистикой и продажами

Эта история о том, как поставщик автозапчастей создал экосистему решений 1С для эффективного управления продажами. Теперь каждый этап работы с клиентом от получения запроса до отгрузки товара — под надежным контролем интегрированной системы. Заказы обрабатываются быстрее, продажи растут.

Описание компании

Avto-zakup.ru — это надежный поставщик автозапчастей для автомобилей. Успешно работают на рынке с 2011 года, предоставляя высококачественные автозапчасти различных производителей для автомобилей из Европы, Японии, США, Китая и Кореи. Территориально компания находится в г. Уральск Казахстан.

На сайте компании представлены различные запчасти для автомобиля, включая детали для двигателя, трансмиссии, тормозной системы, подвески и других механизмов. Для облегчения поиска имеется функция фильтрации по марке и модели транспортного средства, номеру запчасти и изготовителю также можно указать местонахождение компании и перечислить регионы и виды деятельности, с которыми она сотрудничает.

Цель проекта

Целью проекта стала автоматизация бизнес-процессов компании для эффективного управления взаимоотношениями с клиентами, получения управленческой и финансовой отчетности, а также интеграции системы с новыми решениями.

Поставили задачи:

1. Начать вести управление взаимоотношениями с клиентами (дебитора, кредиторка, ограничения для клиента, скидки для постоянных клиентов и т. д.)
2. Получить управленческую и финансовую отчетность (БДДС, Баланс, БДР и т. д.)
3. Начать использование современной системы для легкой интеграции ее с новыми решениями (чтобы можно было легко интегрировать 1С:Управление торговлей с Битриксом, мобильным приложением, сайтом и т. д.)

Ситуация до внедрения

Ранее компания использовала 1С:Логистика.Управление складом 3.1 и 1С:Бухгалтерию как отдельные системы, что приводило к дублированию данных и отсутствию единой мастер‑базы. Не хватало аналитики для сегментации клиентов (по категориям, по индивидуальным соглашениям), прозрачных взаиморасчетов, интегрированных финансовых отчетов по продажам и закупкам, CRM‑инструментов, а также корректного расчета себестоимости и распределения дополнительных расходов по подразделениям.

Требовалась единая система учета и управления, которая:

• становится «мастером» данных и устраняет рассинхронизацию между складом и бухгалтерией;
• обеспечивает глубокую аналитику по клиентам: сегментация, индивидуальные договоры, условия расчетов;
• ведет автоматические взаиморасчеты и формирует финансовые отчеты по продажам/закупкам;
• считает себестоимость с учетом всех доп. расходов и их распределения по подразделениям;
• содержит встроенный CRM для полного сопровождения клиента от первого контакта до послепродажного обслуживания;
• позволяет планировать и проводить акции, гибко настраивать скидки и спец условия.

Ожидаемые выгоды: единый источник правды, меньше ручных операций и ошибок, ускоренные расчеты и отчетность, прозрачность маржинальности по продуктам и подразделениям, улучшенная работа с клиентами и возможность оперативно запускать маркетинговые акции.

Что сделали

Единая экосистема: Автоматизация процессов от заказа до отгрузки с 1С:Управление торговлей

Мы внедрили 1С:Управление торговлей (1С:УТ) как центральную систему, интегрировав ее с сайтом и 1С:Логистика:Управление складом для сквозной автоматизации. Теперь весь цикл — от формирования заказа клиентом на сайте (с автогенерацией заказа поставщику) до финальной реализации и списания средств — управляется из единого центра.

1С:Управление торговлей автоматически обрабатывает заказы с сайта, создает партнерские профили, резервирует товары в 1С:Логистика:Управление складом, а затем, благодаря автоматической загрузке Excel-документов от поставщиков (с учетом FIFO), распределяет поступившую номенклатуру по клиентским заказам.

Документы поступления и реализации обмениваются с 1С:Логистика:Управление складом и 1С:Бухгалтерией. Регламентные задания в 1С:УТ обеспечивают оперативное обновление статусов заказов, информирование клиентов о наличии товара, его отгрузке и доставке (включая мобильное приложение для представителей). Процесс завершается автоматическим списанием средств с клиента, рассылкой документов по email и полной синхронизацией с 1С:Бухгалтерия. Это обеспечивает прозрачность, минимизирует ручной труд и повышает эффективность взаимодействия с клиентами и поставщиками.

Система: 1С:Управление торговлей с интеграциями

1. Интеграция с Сайтом:

• Объекты обмена: Заказы клиентов, номенклатура, статусы заказов, информация о клиентах, информация о взаиморасчетах (списание ДС).
• Сценарий:
  1. Клиент формирует «Заказ клиента» на сайте.
  2. Сайт автоматически генерирует «Заказ поставщику» (при необходимости).
  3. Заказы скачиваются в 1С:УТ.
  4. На основе данных Л К Сайта в 1С:УТ подбирается/создается «Партнер» с соответствующей категорией, формируются «Договора» и «Соглашения», заполняется контактная информация.
  5. УТ передает на сайт данные для списания ДС со счета клиента.
  6. УТ передает на сайт статусы заказов для отображения в ЛК.

2. Интеграция с 1С:Логистика:Управление складом 3.1

• Объекты обмена: Заказы клиентов, документы приобретения, документы поступления товаров, документы отгрузки/реализации.
  1. «Заказ клиента» из 1С:УТ передается в 1С:Логистика:Управление складом для резервирования полок/мест хранения.
  2. «Документ приобретения товаров и услуг» из 1С:УТ передается в 1С:Логистика:Управление складом.
  3. По факту приезда товара и раскладки на складе, 1С:Логистика:Управление складом на основании «Документа приобретения» формирует «Документ поступления товаров и услуг» и передает его в 1С:УТ (отражение фактического наличия).
  4. Из АРМ начальника склада в 1С:УТ формируется «Документ отгрузки», который инициирует команду в 1С:Логистика:Управление складом для начала отгрузки товара с полок.
  5. По итогам отгрузки 1С:Логистика:Управление складом передает в 1С:УТ «Документ реализации товаров и услуг».

3. Интеграция с 1С:Бухгалтерия 8:

• Объекты обмена: Документы приобретения товаров и услуг, документы поступления товаров и услуг, документы реализации товаров и услуг.
  1. «Документ приобретения товаров и услуг» из 1С:УТ передается в Бухгалтерию.
  2. «Документ поступления товаров и услуг» из 1С:УТ (сформированный после подтверждения 1С:Логистика:Управление складом) синхронизируется с Бухгалтерией.
  3. «Документ реализации товаров и услуг» из 1С:УТ синхронизируется с Бухгалтерией.

4.Обработка документов поставщиков (Excel):

1. Поставщики отправляют данные в Excel (ввиду отсутствия ЭДО и сложностей с международным ЭДО).
2. В 1С:УТ реализовано «Специальное рабочее место» для менеджера.
3. Менеджер загружает Excel-документ, указывая поставщика.
4. Программа анализирует таблицы Excel и, руководствуясь потребностями по заказам клиентов (принцип ФИФО), определяет поступившую номенклатуру и распределяет ее по соответствующим клиентским заказам.
5. Формируется «Документ приобретения товаров и услуг».

• Поступление товаров:
  1. Изменение обеспечения в «Заказах клиентов».
  2. Передача заказов в статус «К отгрузке».
  3. Изменение статусов строк заказов клиентов.
  4. Информирование клиентов о поступлении товара на склад.

• Реализация товаров:
  1. Изменение статусов заказов/строк заказов.
  2. Информирование клиентов о статусе «Товар в пути» или «Товар выдан» (с поддержкой статусов из мобильного приложения представителя доставки).

6.Дополнительные коммуникации и операции:

• Email-рассылка клиентам с документами (накладные, счета и т. п.).

Что получили в итоге:

Реализация проекта автоматизации бизнес-процессов на платформе 1С для компании «Авто-закуп» принесла значительные результаты.

Система обеспечила единый источник достоверных данных, что существенно сократило количество ручных операций и минимизировало ошибки. Это позволило ускорить расчеты и формирование отчетности, а также достичь полной прозрачности маржинальности по продуктам и подразделениям.

Значительно улучшилась работа с клиентами и появилась возможность оперативно запускать маркетинговые акции. В итоге, проект повысил эффективность работы с заказами, улучшил качество обслуживания клиентов и оптимизировал управление всей компанией».

Проект выполнила компания «Центр автоматизации».