Компания долгое время работала в самописной программе для управления и учета. Многие процессы не были автоматизированы, нужна была современная информационная система, которая объединит работу подразделений и повысит их эффективность. Решить эти задачи помогла 1С:УНФ.Полиграфия. Обработка заказов ускорилась, затраты сокращены, руководство оперативно получает управленческую отчетность для планирования и контроля работы.
О компании
АО «Краснодарбланкиздат» — ведущий производитель и поставщик полиграфической продукции на Юге России. Начинает свою историю с 30 апреля 1943 года.
Компания оказывает полный спектр издательских, полиграфических и сопутствующих услуг — от разработки дизайна и печати многокрасочной полиграфической продукции до реализации свыше 500 готовых типовых форм бухгалтерского учета и бумажно-беловых товаров, а также ламинирование и ксерокопирование, офисный переплет. Более 20 лет Акционерное общество «Краснодарбланкиздат» изготавливает защищенную от подделок полиграфическую продукцию и является сегодня единственным на Юге России её законным производителем.
При предприятии работает магазин «Бухгалтерский учет», который реализует свыше 500 форм бланков, блокнотов, тетрадей, книг учетной документации, бумажно-беловые, потребительские, канцелярские и другие товары.
Как работали до автоматизации
Учет на предприятии велся в информационной системе, которая была написана и долгие годы дорабатывалась и сопровождалась собственными силами, а именно силами одного ИТ специалиста. Несмотря на то, что ИС создавалась и адаптировалась под конкретные нужды организации, оставались участки и бизнес-процессы, которые не были автоматизированы, велись вручную посредством электронных таблиц и на бумажном носителе.
Появилась необходимость в современной и удобной информационной системе, позволяющей повысить эффективность работы компании, уровень взаимодействия служб, а также упростить эксплуатацию по сравнению с имеющимся автоматизированным решением.
Реализация проекта
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С: УНФ 8. Полиграфия 2», адаптированная под особенности отрасли.
Внедрение программы «1С: УНФ 8. Полиграфия 2» позволило:
- ускорить процессы выписки и передачи заказов клиентов в производство;
- уменьшить трудозатраты на оформление хозяйственных операций;
- привести в порядок и актуализировать нормативно справочную информацию и контролировать ее корректность в дальнейшем;
- вести оперативный учет остатков на складах и максимально точно учитывать затраты относящиеся к выпуску продукции.
В итоге получилась единая система, которая значительно упрощает ведение учета и исключает ошибки.
Проект был выполнен за 1 год, новая система затронула 30 автоматизированных рабочих мест.
Ключевые результаты проекта
- Ускорилось время обработки информации, а также получение необходимой статистики.
- Исключены ошибки и повторный ввод информации за счет вовлечения в ИС всех участков.
- Значительно сокращены трудозатраты на сопровождение системы. Для обновления и поддержания системы в актуальном и работоспособном состоянии стало достаточно одного сотрудника.
- Повышена прозрачность при определении себестоимости продукции. Это особенно актуально для заказной продукции, когда каждый заказ имеет уникальные параметры, подразумевает индивидуальные показатели технологических потерь, производимых операций, используемого оборудования и человеческих трудозатрат.
- Появилась возможность нормирования расхода основных и вспомогательных полиграфических материалов с детализацией до конкретной единицы продукции. В случае с защищенной от подделок полиграфической продукции это было необходимостью.
- Был актуализирован складской учет как в части нормативно справочной информации, так и в части начальных остатков. Появилась возможность оперативно контролировать остатки и движение запасов на любой момент времени, что было невозможно в старой ИС.
- Полностью автоматизирован розничный магазин и розничная торговля на предприятии. Внедрение новой ИС позволило укомплектовать три рабочих места всем необходимым торговым оборудованием, что упростило учет и уменьшило трудозатраты.
Показатели улучшения производительности:
- Сокращение трудозатрат в подразделениях — 15%
- Ускорение обработки заказов— 7%
- Сокращение операционных и административных расходов — 11%
- Ускорение получения управленческой отчетности — 10%
- Ускорение получения регламентированной отчетности — 18%
Проект выполнила компания «Портал-Юг».
