Быстрые права и точные проходы: контроль доступа и учет рабочего времени за счет интеграции СКУД КОДОС и 1С:ЗУП

Если у компании производственно-складской комплекс площадью более 10 га с цехами, офисами и торговыми помещениями, то без четкой и согласованной работы кадровой системы и СКУД просто не обойтись. Расскажем, как мы организовали такую работу для своего заказчика.

О компании

Группа компаний «Интеграл» работает на рынке производства и дистрибуции продуктов питания более 30 лет. Имеет собственные торговые марки, занимающие большую долю рынка: безалкогольные напитки и воды «Пьютти», «Новотроицкая», «Вкус детства», «Асарти», «Атаман Кваснов», «Джойс», «Дружная семья», «Айси Ягода», мороженое «Благовещенский пломбир», «Анна Ванна», майонез «Асарти» и «Благовещенский провансаль».

Для осуществления бизнес-процессов у предприятия имеется производственно-складской комплекс площадью более 10 га. Он включает офисные и торговые помещения, а также цеха по выпуску напитков и продуктов питания.

Предпосылки автоматизации

Стартовой точкой стали рост масштаба компании и усложнение режима доступа к контролируемым пространствам (территория, здания, помещения), а также необходимость объективного учета рабочего времени без ручных правок.

Рост эффективности бизнеса сдерживали:

• разрозненные правила доступа по объектам, много ручных операций на постах охраны;
• долгий интервал между событием приема или перевода сотрудника в 1С и выпуском пропуска в СКУД;
• несогласованная оргструктура между 1С и СКУД;
• неактуальные и дублирующиеся права в СКУД, зависимость от человеческого фактора;
• трудоемкое формирование табеля — данные о проходах не синхронизированы с 1С, частые споры по часам или опозданиям;
• просрочка по отзыву доступа у уволенных и переведенных (риск доступа «бывших» сотрудников);
• гости и подрядчики без учета — нет прозрачного процесса временных пропусков и ответственных;
• опоздания и ранние уходы фиксируются постфактум и «по договоренности»;
• отсутствие единого регламента по временным допускам (ВПД) и выходам в течение смены.

Процессы до автоматизации

До проекта права доступа назначались вручную в СКУД на каждую дверь или турникет, отдельно от кадровых событий в 1С. Соблюдение режима проверялось — визуально, по видеозаписям, по ручным записям постфактум.

Учет времени вели частично по журналам проходов, частично — по заявлениям и ручным корректировкам в табеле.

Основные элементы решения

• Единая модель объектов доступа (территория → здание → помещение) и «полный цикл» прохода.

АРМ «Настройка доступа». Организовали быстрый и удобный механизм назначения и корректировки доступа по подразделениям, должностям и пользователям.

• Акцентирование прав доступа. Для удобства редактирования производим акцентирование на «забираемых» и «выдаваемых» помещениях доступа. При назначении доступа на внутреннее помещение автоматически выдаем (при отсутствии доступа ранее) на все внешние помещения, через которые нужно пройти, для того чтобы попасть в требуемое помещение.
• Разрешение на выходы. Для отражения выходов из контура организации в рабочее время создан документ «Разрешение на выходы». В нем отражается информация о том, куда и зачем выходит сотрудник и включать ли этот интервал в рабочее время или нет. Документ могут составлять лишь руководители подразделений либо вышестоящих подразделений. Обязательной является отметка выполнения задачи. Если задача не выполнена, то временной интервал не будет включен в отработанное время сотрудника.

• Изменение штатного расписания. Расширен функционал документа «Изменение штатного расписания». Для каждой должности задаются время начала и окончания рабочего дня, начала и окончания обеда, допустимые точки входа на территорию, помещение, с которого начинается временной отсчет рабочего дня, за какое время до начала рабочего дня сотрудник должен быть на территории и прочие параметры. 

• Доступ на территорию в нерабочее время. Он запрещен, но иногда его нужно организовать. Для этого создан отдельный документ.

• Отчет по показаниям датчиков. Реализовано заполнение табеля по данным СКУД КОДОС с вкладкой «Промежуточные результаты» для прозрачной расшифровки.

Специфика проекта

• Реализовано создание и выдача пропусков из 1С.
• Управление физическим доступом напрямую из кадровых событий и штатного расписания позволяет организовать сквозной процесс HR → СКУД. Права на доступ к помещениям задаются из 1С при приеме, переводе, увольнении согласно позициям штатного расписания.
• На уровне подразделения, роли, группы одним действием можно менять зоны и временные окна для сотен сотрудников. Реформы расписаний и перенастройки смен проходят теперь без недель ручной рутины.
• Перед выгрузкой 1С «видит», чего нет в КОДОС, например группы, зоны или типа клиента, и создает недостающее корректно, а разницы помечает цветом. Нет ручных «костылей» в СКУД и неожиданных отказов на проходной.
• Ненормированный рабочий час (лимит в день) считаются регламентом.
• Табель из событий СКУД с вкладкой расшифровки отображает информацию по каждой минуте (опоздание, выход, перерыв, ВПД).
• Самовольные отлучения сотрудников фиксируются и не оплачиваются. Табель корректируется без ручного перекраивания.
• Внедрены журнал изменений доступа и ролевое разграничение возможности администрирования прав доступа.
• Гостевой и подрядный доступ поставлен под контроль.

Ключевые эффекты

• Сокращены трудозатраты сотрудников охраны и отдела кадров, снижен объем ручных операций по допускам и табелю.
• Повышена трудовая дисциплина: фиксируются опоздания, самовольные уходы, вводятся единые правила.
• Прозрачный табель: каждая минута подконтрольна благодаря «Промежуточным результатам».

Измеримые результаты

Вячеслав Логачев, исполнительный директор группы компаний «Интеграл»: «Раньше между приказом о приеме и реальным пропуском проходили часы. А сейчас — минуты. Выдача прав стала обычной операцией, а не квестом. Табель теперь собирается на основе фактов СКУД, а не воспоминаний сотрудников и руководителей. Мы сэкономили десятки часов в месяц на ручных исправлениях и убрали лишние выплаты по „спорным“ часам». 

Проект реализовала компания ALIIT.