После приобретения действующего ресторана «Море LOVE» новое направление работало в отдельной системе, не связанной с основным бизнесом: часть операций велась вручную, отчетность собиралась в Excel. Объединить два контура и автоматизировать ресторан нужно было в короткие сроки, не останавливая работу заведения. Всего за месяц закупки, производство, кадры, бухгалтерия, казначейство и управленческая отчетность ресторанного бизнеса были сведены в единый контур на базе «1С:Общепит. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2» и интегрированы с уже используемой в компании «1С:Комплексной автоматизацией».
«Море LOVE» – Fish Market & Bistro ресторан-бистро с рыбной витриной формата «next door». Заведение специализируется на блюдах из рыбы и морепродуктов и работает с поставщиками напрямую, благодаря чему использует свежую продукцию. Концепция ресторана сочетает формат рыбной витрины и кухни с блюдами разных направлений – от средиземноморской и европейской до японской и тайской кухни.
Компания уже много лет занимается производством и реализацией рыбной продукции. Для основного бизнеса была выбрана «1С:Комплексная автоматизация», которая с дополнительными настройками закрывала основные задачи компании. Со временем руководство решило развивать новое направление – ресторанный бизнес. Для быстрого выхода на рынок был приобретен уже действующий бизнес. И именно здесь возникла задача, которую требовалось решить в максимально короткие сроки.
Новый бизнес – новая система учета
После приобретения ресторанного бизнеса компания столкнулась с тем, что у нового направления уже была собственная система автоматизации. Она никак не была связана с информационной системой основной компании.
Получилась ситуация, когда фактически один бизнес работал сразу в двух независимых информационных контурах:
- основной бизнес → «1С:Комплексная автоматизация»
- ресторанный бизнес → отдельная система
При этом часть важных операций в ресторанах вообще выполнялась вручную. Для руководства это означало следующие проблемы:
- Значительная часть отчетности формировалась вручную
Отчеты по финансовым показателям, в том числе отчет о прибылях и убытках и БДДС, формировались в Excel уже после совершения операций. Чтобы получить актуальную картину, сотрудникам приходилось собирать и обрабатывать данные вручную. - Не было полноценного контроля плановых показателей
Отсутствовал механизм контроля выполнения планов закупок и продаж. Руководству было сложнее оперативно отслеживать, насколько фактические показатели соответствуют запланированным. - Не были настроены технологические карты и калькуляции
Для ресторанного бизнеса это критически важный участок учета. Необходимо понимать состав блюда, нормы расхода ингредиентов и его плановую себестоимость. Без корректных технологических карт и калькуляций невозможно было полноценно рассчитывать плановые показатели маржинальности. - Отдельно приходилось работать с ветеринарным учетом
Операции с системой «Меркурий» также выполнялись без необходимого уровня автоматизации. Для бизнеса, который работает с рыбой и морепродуктами, это создавало дополнительную нагрузку на сотрудников.
Задача проекта
Перед компанией стояла задача не просто автоматизировать ресторан. Необходимо было быстро включить новый бизнес в существующий ИТ-ландшафт компании, связать две информационные системы и при этом не останавливать работу действующих ресторанов.
Времени на длительный проект не было: бизнес уже работал, данные продолжали накапливаться каждый день.
Поэтому требовалось найти решение, которое позволит быстро организовать необходимые процессы и при этом максимально использовать уже существующую автоматизацию. За решением компания обратилась к нам, своему многолетнему партнеру – ГК «Софт-Бизнес».
Какое решение мы предложили
После обследования наши специалисты не стали полностью менять существующую систему. Вместо этого было принято решение сохранить текущую систему автоматизации и интегрировать ее с программой «1С:Общепит. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2».
Модуль должен был стать бэк-офисом ресторанного бизнеса, а обмен данными между системами – связать новый бизнес с действующей информационной системой компании. Такой подход позволил избежать масштабного перехода на новую систему и сосредоточиться на автоматизации тех процессов, которых не хватало ресторанному направлению.
Пошаговая автоматизация ресторана: 9 основных бизнес-процессов
Работу начали с обследования существующих процессов и определения того, какие функции необходимо перенести в новый контур.
После этого на базе «1С:Общепит. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2» настроили основные процессы ресторанного бизнеса.
- Автоматизировали закупки
В системе настроили закупочный контур, включая работу с «Меркурием» и ЕГАИС. Теперь информация, связанная с поступлением продукции, стала частью единого автоматизированного процесса. - Настроили оптовые продажи
В систему включили процессы оптовой реализации продукции. Это позволило учитывать продажи в общей информационной системе и использовать данные для дальнейшего формирования управленческой отчетности. - Автоматизировали производство блюд и полуфабрикатов
Для ресторанного бизнеса важно учитывать не только покупку ингредиентов и продажу готовых блюд, но и сам процесс их производства. Поэтому в системе автоматизировали учет производства:
сырье → полуфабрикат → блюдо → продажа.
Это позволило связать расход продуктов с выпуском готовых блюд и полуфабрикатов. - Настроили технологические карты и калькуляции
Одной из ключевых задач стало упорядочивание информации о составе блюд.
В системе настроили:- спецификации;
- технологические карты;
- калькуляции;
- бракеражные журналы.
- Настроили кадровый учет и зарплату
В едином контуре автоматизировали кадровый учет и расчет заработной платы сотрудников ресторанного направления. - Организовали бухгалтерский учет
Бухгалтерские операции были включены в общую систему автоматизации. Это позволило связать бухгалтерские данные с остальными хозяйственными операциями предприятия. - Настроили казначейство
В системе организовали учет денежных средств и финансовых операций. Это стало основой для формирования актуальной финансовой информации и управленческой отчетности. - Организовали обмен с фронт-офисом
Отдельное внимание уделили интеграции с фронт-офисом. Мы настроили двусторонний обмен данными – как входящий, так и исходящий.
Таким образом, данные между ресторанным фронт-офисом и бэк-офисом стали передаваться автоматически, без необходимости повторно вводить информацию вручную. - Настроили управленческую отчетность
Для руководства реализовали формирование отчетов по текущей экономической ситуации в разрезе каждой ресторанной точки. Также организовали формирование и сбор управленческой отчетности для руководства компании.
Это позволило получать данные о работе ресторанного направления в структурированном виде и использовать их для управления бизнесом.
Особенность проекта – всего один месяц на внедрение
Одним из главных ограничений проекта были сроки. Рестораны уже работали и не могли остановить деятельность на время внедрения.
При этом каждый день продолжали формироваться новые данные: закупки, продажи, производство, движение товаров, финансовые операции. Поэтому задача заключалась не только в том, чтобы правильно настроить систему, но и сделать это максимально быстро.
Наши специалисты завершили основные работы за один месяц. При этом работа ресторанов не прекращалась ни на минуту.
Что изменилось после внедрения
После завершения проекта ресторанный бизнес был интегрирован в общую информационную систему компании. Вместо нескольких разрозненных процессов и большого количества ручных операций компания получила единый автоматизированный контур.
- Данные систематизированы
Информация о закупках, продажах, производстве, запасах, финансах и других операциях стала формироваться в структурированном виде. - Сократилось количество ручных операций
Процессы, которые ранее выполнялись вручную или требовали дополнительной обработки в Excel, были перенесены в автоматизированную систему. - Появился контроль экономических показателей
Руководство получило возможность формировать отчеты по текущей экономической ситуации отдельно по каждой точке и собирать управленческую отчетность. - Производство стало управляемым
За счет технологических карт, спецификаций и калькуляций появилась возможность системно учитывать производство блюд и полуфабрикатов и работать с их себестоимостью. - Новый бизнес связан с основной системой
Ресторанное направление больше не существует как изолированный информационный контур.
Благодаря интеграции данные между фронт-офисом и бэк-офисом передаются между системами, а ресторанный бизнес включен в общую систему управления компании.
Компания осталась полностью довольна результатом проекта. Полученная система позволила объединить новый ресторанный бизнес с существующей инфраструктурой компании и создать основу для дальнейшего развития направления.
Работы по проекту выполнены компанией «Софт-Бизнес».
