Автоматизация расчетов с клиентами в юридической компании: меньше просрочек, выше выручка

Экспертно-юридическая компания «Центр лицензирования и сертификации» (ООО «ЦЛС») из-за бурного роста бизнеса столкнулась с хаосом в учете оплат по договорам. Ручная сверка данных отнимала у сотрудников до двух часов ежедневно. Доработка конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8» позволила автоматизировать контроль дебиторской задолженности, сократить трудозатраты на 95% и в конечном счете повлияла на рост выручки на 8% в течение полугода после внедрения.

О компании

«Центр лицензирования и сертификации» (ООО «ЦЛС») оказывает консалтинговые и юридические услуги в области лицензирования, сертификации и разрешительной деятельности. Компания является микропредприятием и входит в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства.

Основная специализация — комплексное сопровождение бизнеса при получении и переоформлении лицензий в различных сферах. Компания имеет статус уполномоченного представителя в системах добровольной сертификации «Олимп», «ПромСтройТест» и «Эффективные решения». Клиентами выступают крупные корпорации, такие как «Лукойл», «Роснефть», «Транснефть», DHL, «Шереметьево» и другие.

В клиентской базе — более 5 000 постоянных заказчиков. Годовой оборот составляет порядка 40 млн рублей. Штат насчитывает более 50 профессиональных сотрудников.

Ситуация до старта проекта

Бурный рост бизнеса и увеличение числа заказов привели к тому, что существующие инструменты учета расчетов с покупателями в системе «1С:Бухгалтерия предприятия» перестали справляться с нагрузкой. В компании с более чем 50 профессиональными сотрудниками ручные процессы стали критическим узким местом. Бухгалтерия и менеджеры столкнулись с проблемами, которые замедляли работу и приводили к ошибкам. Назовем основные сложности.

• Хаос в учете оплат по этапам. Для крупных контрактов часто устанавливаются индивидуальные графики оплаты (этапы). В стандартной конфигурации не было возможности удобно хранить и выводить в отчетах информацию по этапам оплаты (номер этапа, сумма, дата) в разрезе каждого договора. Это приводило к тому, что менеджеры тратили до двух часов в день на ручную сверку поступлений денег с условиями договоров, рискуя пропустить просрочку платежа.
• Отсутствие ключевых аналитических разрезов. Для эффективного управления продажами критически важно видеть, какой менеджер ведет сделку и какой тип услуги был оказан. Однако в отчете по задолженности покупателей не было колонок с этими данными, что лишало руководство возможности проводить анализ эффективности менеджеров и структуры продаж.
• Трудоемкий контроль взаиморасчетов. Из-за отсутствия прозрачного отчета по задолженности с нужными детализациями процесс контроля дебиторской задолженности был крайне трудоемким. Для того чтобы понять ситуацию по конкретному покупателю, бухгалтеру приходилось открывать множество документов и сводить данные вручную в Excel.
• Ежемесячные финансовые потери. Из-за несвоевременного выявления просрочек компания теряла до 300 000 рублей в виде штрафных санкций от крупных заказчиков, а также несла репутационные риски.

Вызовы

Рост количества заказчиков (более 5000 постоянных клиентов) и усложнение условий договоров (появление поэтапной оплаты) привели к тому, что существующие инструменты учета перестали отвечать потребностям бизнеса. Управленческие отчеты формировались с большими временными затратами, а их качество оставляло желать лучшего из-за влияния человеческого фактора.

Анна Башашкина, главный бухгалтер ООО «ЦЛС»: «Что было до внедрения доработок в «1С:Бухгалтерия предприятия 8»? Постоянный ручной труд и вечная борьба с хаосом в расчетах. Мы работали в режиме «пожарной команды», пытаясь свести в Excel данные по этапам оплаты из договоров с фактическими поступлениями. Это отнимало часы ежедневно у меня и моих сотрудников, не говоря уже о менеджерах, которые тоже были вынуждены участвовать в этой сверке.

В итоге мы теряли контроль над дебиторской задолженностью. Просрочки по крупным контрактам выявлялись с опозданием, а клиенты, зачастую крупные корпорации, получали некорректную информацию о статусе взаиморасчетов. В условиях роста компании, когда количество постоянных клиентов превысило 5000, такая «ручная» система управления расчетами стала критическим тормозом. Производительность отдела падала, мы не занимались анализом, а постоянно «тушили пожары», что напрямую влияло на репутацию компании и наш финансовый результат".

Выбор решения

При поиске решения рассматривались различные варианты: от покупки готовых модулей до перехода на другие системы. Однако выбор был сделан в пользу доработки существующей конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8» силами партнера-внедренца. Ключевым фактором выбора стало то, что эта система уже использовалась, что исключало затраты на миграцию и переобучение персонала.

На это повлияли:

• полная совместимость с уже используемой системой и отсутствие затрат на миграцию данных;
• сохранение привычного интерфейса для сотрудников;
• наличие у партнера команды разработчиков «1С», способной оперативно реализовать точечные доработки;
• значительная экономия на сопровождении без привлечения дорогостоящих внешних специалистов.

Такой подход обеспечил стабильность работы системы в период внедрения, минимальные риски для бизнеса и позволил решить ключевые проблемы учета расчетов в сжатые сроки.

Автоматизированные процессы

Автоматизация была направлена на следующие процессы:

• Учет и контроль поэтапной оплаты. Чтобы избавить менеджеров от ручной сверки графиков оплаты и потери двух часов в день, мы добавили в справочник «Договоры» новую табличную часть «Этапы оплаты» с колонками «Номер этапа» (с функцией автозаполнения), «Сумма оплаты» и «Дата оплаты». Это позволило хранить всю информацию о графике платежей непосредственно в договоре.
• Управленческий учет по договорам. Мы добавили в справочник «Договоры» реквизиты «Менеджер» и «Тип услуги», что обеспечило связь договора с ответственным сотрудником и видом предоставляемой услуги.
• Детализация отчета по задолженности. Ключевым результатом стала доработка отчета «Задолженность покупателей». В настройки отчета мы добавили «Дополнительные поля», которые позволяют выводить в отдельных колонках информацию о менеджере, типе услуги и, самое главное, детализированные этапы оплаты по каждому договору.
• Настройка отображения данных. Мы реализовали гибкую настройку отчета: если по покупателю есть несколько договоров, каждый из них выводится отдельной строкой. Аналогично этапы оплаты по одному договору отображаются в отдельных строках, обеспечивая максимальную наглядность. При этом мы скрыли устаревшие и дублирующие колонки («Продажа», «Предоплата», «Расчеты на дату»).

Результаты и эффективность

Внедрение доработок позволило вывести учет расчетов с покупателями на новый уровень, сделав его прозрачным и управляемым, что особенно важно для компании с большим количеством клиентов.

• Контроль оплат. Ручная сверка графиков оплаты занимала до двух часов в день у каждого менеджера. Теперь вся информация аккумулируется в одном отчете, который формируется за 2−3 минуты, что сократило временные затраты на 95%.
• Аналитика. Получение данных по менеджерам и типам услуг было невозможно без выгрузки в Excel и последующей обработки, занимавшей до 1,5 часов. Теперь эти данные доступны в стандартном отчете в режиме реального времени.
• Скорость обработки запросов клиентов. Благодаря быстрому доступу к информации о статусе оплат время ответа на запросы клиентов о состоянии взаиморасчетов сократилось в среднем на 80%: с 15−20 минут до 2−3 минут.

Ключевые показатели эффективности

Влияние на бизнес-показатели

• Повышение прозрачности дебиторской задолженности. Руководство и бухгалтерия получили инструмент для оперативного контроля задолженности в разрезе договоров и этапов оплаты, что позволяет своевременно выявлять проблемные контракты и принимать меры. Это способствовало снижению просроченной дебиторской задолженности на 15%.
• Снижение трудозатрат. Сотрудники бухгалтерии и отдела продаж высвободили в совокупности более 10 человеко-часов в день, которые теперь направлены на обслуживание клиентов и развитие продаж. Это позволило увеличить общую производительность труда в расчете на одного сотрудника на 12%.
• Увеличение прибыли. Ускорение обработки заказов и повышение качества обслуживания клиентов за счет сокращения времени на согласование оплат косвенно повлияло на рост выручки компании, который составил 8% в течение полугода после внедрения.