Компания «Чистый город» находится в г. Находка и предоставляет услуги по сбору, вывозу и утилизации (захоронению) отходов производства и потребления в Находкинском городском округе. Специалисты компании разрабатывают и применяют современные технологические методы сбора и транспортировки отходов и готовы предложить каждому заказчику индивидуальное решение любых проблем, связанных с вывозом мусора.
Среди клиентов, пользующихся услугами по вывозу мусора предприятия жилищного фонда, образования, здравоохранения, высшие учебные заведения, рынки, магазины, рестораны и многие другие. В распоряжении компании специализированная техника для вывоза и захоронения мусора, мощная ремонтная база, квалифицированный штат обслуживающего персонала.
До начала проекта
Когда к нам обратилась компания «Чистый город» у них уже были наработки по учету данных по вывозу отходов в «1С:Бухгалтерии» и конфигурация «Путевые листы» на платформе 1С. Но возможности этих разработок не охватывали всю структуру бизнес-процессов компании:
- планирование вывоза отходов с объектов — выполнялось вручную;
- не было возможности формировать и печатать Маршрутный лист;
- не было связи между Путевыми листами и Бухгалтерией: в Бухгалтерии приходилось дублировать данные по объему вывезенных отходов для выставления счетов клиентам, а в Путевых листах дублировать контрагентов;
- для контроля веса на Полигоне отходов были установлены автомобильные весы, но на рабочем месте диспетчера, даже, не было компьютера, поэтому информация передавалась в офис на бумажных носителях, где данные обрабатывались и, для дальнейшего анализа, вносились в Excel’евские файлы;
- для фиксации взвешиваний автомобилей на Полигоне отходов была установлена IP-видеокамера, но из-за очень плохого качества мобильной связи она не использовалась.
Процесс проектирования решения занял более месяца — нужно было время для осмысления тонкостей организации труда и поиска возможностей программного управления автомобильными весами и видеокамерой.
Что было сделано на проекте
В «1С:Бухгалтерии» при создании Реализаций необходимо учитывать откуда вывозятся отходы, в каком виде, количество отходов, тарифы — данные для расчета сумм брались из договоров, заявок на бумажных носителях. Далее необходимо было создать и отправить по почте Счета на оплату, Акты об оказании услуг — и все это по каждому контрагенту, договору.
Мы реализовали возможность хранения в договорах данных о типах договоров (Контейнера жил массива, Пакетированный вывоз, …), информации об объектах, с которых производится вывоз отходов, тарифах, видов отходов по классификации ФККО.
Дополнительная информация в договорах позволила автоматизировать создание Реализаций и Счетов на оплату, с возможностью предварительного отбора по контрагентам, типам договоров, отправку клиентам по электронной почте Счетов на оплату, Актов об оказании услуг.
На основании информации из Реализаций и Договоров сделали различные отчеты для анализа данных экологом (отчет по ФККО необходим для вышестоящих инстанций), Коммерческим отделом (отчет Анализ выставленных Счетов, Актов очень удобен для поиска не выставленных счетов согласно заключенным договорам), дополнительные печатные формы договоров с учетом их типов. До доработки Бухгалтерии аналогичные отчеты формировались либо на основании сведений, полученных устно и записанных в блокнот, либо визуальной проверкой существующих документов.
В конфигурации «Путевые листы» вручную создавались те же контрагенты с их объектами вывоза отходов — мы создали возможность выгрузки этой информации из Бухгалтерии.
Планирование вывоза отходов производилось по схеме: диспетчер получал заявки от клиентов по телефону — передавал эту информацию экономисту — экономист, имея информацию непосредственно от клиентов и от диспетчера, составлял график вывоза в Excel, распечатывал эти графики и передавал диспетчеру — диспетчер на основании этой информации создавал в конфигурации «Путевые листы» документ Путевой лист, от руки заполнял типографские бланки Маршрутных листов для выдачи их водителям.
Для упрощения этой длинной схемы и исключения дублирования внесения информации на различные носители в конфигурации «Путевые листы» доработали возможность планирования вывоза отходов.
Создали возможность автоматического заполнения документа Путевой лист на основании Графика вывоза (блок «Маршруты (по населению)»), конечно же, с возможностью его корректирования, согласно оперативной необходимости, и дальнейшей печатью Маршрутных листов.
Учет расхода горючего, пробега по каждому автомобилю производился в Excel — сделали возможность ввода этих данных в документе Путевой лист (блок «Горючее, пробег») и отдельный отчет по анализу расхода горючего за произвольный период.
Учет объемов вывезенных отходов с контейнеров велся рукописно на «длиннющих» листах (чтобы поместилась вся информация за месяц, листы формата А4 скрепляли между собой), затем за месяц информация на калькуляторе подсчитывалась по каждому автомобилю и итоговые данные вносились в Excel — для автоматизации этого процесса добавили блок «Контейнера» в документе Путевой лист и соответствующий отчет.
Для расчета зарплаты механикам и водителям в конфигурацию Зарплата и Управление Персоналом ежедневно в Табель учета рабочего времени вносилась информация об отработанном времени — для автоматического формирования табеля в документе Путевой лист добавили блок «График работы».
Для минимизации дублирования ввода информации разработали обмен с "1С Бухгалтерией": из Бухгалтерии возможность получать данные о контрагентах, в Бухгалтерию выгрузка информации об объемах вывезенных отходов для автоматического формирования Реализаций и Счетов на оплату.
На Полигоне отходов данные о весе отходов ввозимых каждым автомобилем записывались в бумажные журналы, которые периодически отдавались в офис для внесения данных в Бухгалтерию и передачи данных региональному оператору.
Для диспетчера был приобретен компьютер. Мы разработали конфигурацию «Журнал взвешиваний», в которой реализовали:
- учет ввозимых отходов в разрезе автомобилей, клиентов;
- по нажатию буквально одной кнопки получать вес и фото автомобиля;
- выгрузку данных в файл для офиса, для дальней загрузки в аналогичную конфигурацию в офисе и обмена данными с Бухгалтерией;
- формирование печатных форм для клиентов, отчеты по ввезенным отходам;
- выгрузку данных в ЕГИС УОИТ Росприроднадзора РФ.
Отзывы специалистов ООО «Чистый город» о проекте
Козлова А. В. (диспетчер): «Очень удобно формировать Путевые и Маршрутные листы для выдачи водителям — они формируются автоматически, а при неплановой заявке, ее легко можно добавить в документ. Я могу в любой момент посмотреть, какая заявка выполнена, какая нет — для этого, как это было раньше, мне не нужно никому звонить, листать журналы».
Удовиченко А. Г. (главный экономист): «Самое главное, на мой взгляд, — это автоматизация планирования вывоза отходов и возможность формировать различные отчеты, как для личного анализа, так и для предоставления руководству. Система отчетов позволяет отследить все этапы прохождения заявки (от ее создания до завершения). Программа „Путевые листы“ дает возможность дальнейшей обработки информации для других отделов предприятия (от списания ГСМ до учетов объема отходов отдельных потребителей или их групп). Программа „Путевые листы“ является базой, где хранятся исчерпывающие данные о заказчиках, сотрудниках, транспортных средствах, графиках обслуживания контрагентов».
Кузнецова Е. А. (начальник коммерческого отдела): «Наш отдел тратил огромное количество времени на выставление и рассылку счетов клиентам — сейчас это просто нажатие нескольких клавиш. Программа „Путевые листы“ в новой версии — это персонализированная программа для ООО „Чистый город“, отвечающая требованиям конкретного предприятия и позволяющая существенно экономить время при работе с документацией, так как большая часть процесса автоматизирована. Также, именно я занималась постановкой задач по Полигону, до создания программы для весов весь труд там был организован, как и полвека назад — сейчас видно, что мы в XXI веке».
Скуратов В. В. (директор): «Мы довольны результатом выполненного проекта, я более оперативно получаю необходимую мне информацию, в целом лучше вижу, что происходит на моем предприятии, более верно могу выбрать направления по каким развиваться, что улучшать в нашей работе по обслуживанию клиентов и, соответственно, как лучше организовать работу на предприятии, в, итоге, иметь большую прибыль, сотрудников удовлетворенных своей работой».
Проект выполнил партнер фирмы «1С» Вертикаль.
