Алена Попова, руководитель «Zoodelo»: «У меня стояла первоочередная задача — оптимизировать трудозатраты и сделать все процессы прозрачными. Это получилось, инвестиции отработали себя за год. В результате движение заказа полностью автоматизировано с того момента, как менеджер по работе с клиентами принял заказ».
В кейсе рассказываем, как оптовый поставщик товаров для животных смог автоматизировать все этапы прохождения заказа покупателя, ускорил обработку документов по сборке и доставке в 7 раз и избавил сотрудников от постоянных переработок.
О компании
Компания «Zoodelo» — дистрибьютор товаров для животных из Волгограда. Более 10 лет организация занимает лидирующие позиции среди оптово-розничных компаний зоотоваров юга России.
Чтобы оставаться востребованным поставщиком, в компании делают ставку на качественный сервис, быструю доставку заказчикам, широкий ассортиментный ряд и сохранение низких цен.
Особенности города вносят коррективы в процесс доставки. Волгоград растянулся на 120 километров вдоль Волги, и каждый день водители преодолевают дистанции, не свойственные среднестатистическим сервисам городской доставки.
«Доставки распределяются по территориальной принадлежности. Поэтому водители работают сразу и с B2B и B2C-клиентами»
Учитывать приходится и временные окна заказчиков: частным лицам часто требуется доставка в вечернее время, розничным магазинам удобнее получать заказы в течение рабочего дня.
Путь к автоматизации
Работать с системой «1С» в компании начали в 2009 году. Сначала конфигурацию «Управление торговлей» дорабатывали в части внесения информации о покупателях и способах приёма заказов. Расширения и внешние программы помогали операторам, принимающим заказы и торговым представителям, которые презентовали товар «в полях».
Дальнейшее движение заявки до клиента оставалось «сырым». Проблемы касались:
- ведения журнала сборки заказа на складе вручную. Сборщики грузчики тратили время на письменную работу и не передавали документацию в бухгалтерию в срок;
- ручного переноса информации из журнала сборщика в «1С» для составления маршрутного листа. Бухгалтеры задерживались на работе, так как не успевали подготовить пакет документов для водителей на вечерние загрузки.
«Грузчики до 18:00 комплектуют заказы, а бухгалтер потом сидит до позднего вечера и собирает всю информацию из бумажных реестров»
- отсутствия должного контроля над водителем. В компании не знали, сколько заказов он способен развести, сколько развозит, сколько рабочего времени тратит на личные нужды;
- нехватки информации по заказам. Менеджеры не могли сообщить клиенту: в каком статусе находится его товар и в какое время он будет в назначенном пункте.
«Компания раньше делала кучу звонков для уточнения: в какой машине заказ. При обзвоне всех менеджеров и водителей терялось много времени. Клиент ждал, качество сервиса падало»
Решение для автоматизации процессов логистики искали более года. В компании хотели найти программное обеспечение на базе «1С». За время исследования Алена рассмотрела 15 предложений, но цены доработок были высокими. Предлагаемые системы обошлись бы компании в 300 000–500 000 рублей. Но они не закрывали все точки контроля руководителя.
Ход проекта
В компании выбрали решение, которое предложила команда «РАУ АйТи». Оно комплексно закрывало процесс создания заказа покупателя и дальнейшие этапы заявки на доставку. Системное расширение интегрировалось в «1С:Управление торговлей» и работало в виде «Модуля логиста» в привычном интерфейсе программного продукта.
По мнению руководителя процесс разработки технического задания был ключевым в ходе проекта.
«Мы много размышляли о том, как было бы лучше. Вместе с аналитиком проговаривали каждую запятую и переработали мое техническое задание на 30–40%. Это позволило сэкономить деньги и исключить ошибки. Работая со специалистом, который не думает за клиента, рабочего инструмента не выходит»
Были проработаны каждая стадия и статус движения заказа. Автоматизированный процесс сейчас выглядит так:
- грузчиков обучили пользоваться «1С» и вооружили сканерами штрих-кодов. Они больше не присылают фотографии накладных в бухгалтерию через мессенджер. Все проходит в онлайн-режиме.
- в системе появились данные по тому, какую долю заказов собрал каждый сборщик-грузчик, готовность заказа к отгрузке и количество занимаемых мест. Для руководства были сформированы отчеты, на основании которых рассчитывается заработная плата работников.
- маршрутный лист был доработан под запрос «Зоодела». Он включает в себя вес груза, контакт заказчика, количество занимаемых мест в машине.
В компании используют систему сдачи груза по местам без учета объема. Такое решение актуально для мелкооптового поставщика, SKU которого более десяти тысяч единиц, но отгрузка осуществляется не кратно транспортной упаковке, а по 1-2шт.
На вопрос об эффективности доработки, Алена с улыбкой отвечает: «Через два месяца все забыли, как было ДО».
В ходе проекта встречались «пробуксовки». Специалисты «РАУ АйТи» из-за загрузки по другим проектам брали в работу ограниченное число задач. В «Зооделе» не всегда давали быструю обратную связь. Но проект был реализован в срок и закрыл задачи по автоматизации на 95%.
Результаты
«Модуль логиста» стал полезным дополнением к системе «1С:Управление торговлей». За счет него в коллективе избавились от переработок и улучшили качество работы всех звеньев прохождения заказа.
Менеджеры стали чувствовать себя более уверенно. Теперь они знают, в каком статусе находится их товар: он собирается, он помещен в машину, он в пути или он выполнен.
«Если клиент звонит и спрашивает: „Где мой заказ?“, менеджер может в течение одной минуты сказать, где товар и через сколько он будет в пункте доставки»
Грузчики получили прозрачную схему сборки товара и оплаты труда. Учёт каждого заказа занимает менее минуты. А в результате работы по новой схеме зарплата эффективных сотрудников выросла до 30%.
Водители с вечера знают, какие маршруты ждут их завтра. Они заранее оценивают внешние факторы, которые повлияют на доставку: сложность маршрута, время и ситуацию на дорогах.
«Сегодня водитель жаловался, что ему сложно стало работать, потому что утром ему добавляют еще одну заявку. Но потребность в улучшении качества работы у людей нескончаема, и задача предпринимателя улучшать сервис и качество не только для клиентов компании. Забота о сотрудниках также является слагаемым успеха»
Руководитель реализовал решение по управлению заказом, который сократил трудозатраты и сделал его прозрачным и понятным. Фонд заработной платы получил справедливое обоснование. А инвестиции в систему оказались меньше, чем затраты на найм новых сотрудников.
«У меня стоял вопрос: нанимать ли пятого бухгалтера. Затраты на оптимизацию оправдались меньше чем за год оплаты труда нового сотрудника»
В планах компании доработка расширения для водителя. В окончательной версии системы директор хочет видеть аналитику по каждой машине:
- количество затраченного времени на маршрут;
- километраж водителя;
- число выполненных доставок.
«Калькуляция информации по водителю в отдельный отчет позволит не считать вручную: сколько точек объехал водитель и какую ему платить зарплату»
Отзыв
«По началу было очень страшно довериться компании, которая могла обрушить всю „1С“. Но все настройки проходили сначала на тестовой базе. Задачи по автоматизации на 95% я закрыла. Точки контроля, которые я хотела добиться любыми путями, достигнуты»
Работы по проекту выполнила компания «РАУ АйТи».
