Автоматизация подготовки комплекта документов для тарификации услуг «Центральной электросетевой компании»

О компании

«Центральная электросетевая компания» оказывает комплексные услуги в сфере электроснабжения на территории Москвы и Московской области. Основным видом деятельности Компании является оказание услуг по передаче электрической энергии и технологическому присоединению к электрическим сетям на территории Московской области. Потребителями услуг являются как отдельные физические лица, так и крупные жилые и промышленные комплексы.

Задачи проекта

Цены на услуги по передаче электрической энергии и технологическому присоединению к электрическим сетям на территории Московской области ежегодного устанавливаются региональным органом регулирования — Комитетом по ценам и тарифам Московской области (далее — Комитет) — 20 декабря текущего года на следующий год на основании результатов деятельности Компании за предыдущие периоды. Для установления цен (тарифов) на услуги ежегодно Компания подает в Комитет «Тарифную заявку на установление цен (тарифов) на услуги по передаче электроэнергии или технологического присоединения к электрическим сетям».

Установление тарифа — это сложный процесс экспертизы и утверждения бизнес-плана организации, который включает в себя и экспертизу производственной программы, расчёт большого количества KPI надёжности и качества, контроль за выполнением всех заявленных статей расходов. Заявка на установление тарифа включает в себя шаблон расчета тарифа в формате Excel, состоящий из десятков расчетных листов, которые в свою очередь включают несколько таблиц, и обосновывающую документацию, структурированную в соответствии с методическими рекомендациями Комитета.

Ежегодно для установления экономически обоснованного тарифа Компания должна подтвердить все свои расходные статьи обосновывающими документами и расчетами, представить всю необходимую в соответствии с законодательством Российской Федерации документацию, обосновывающую представленные расчеты. При каких-либо изменениях и замечаниях сотрудники Компании взаимодействуют с Комитетом, корректируют все данные и отправляют повторно.

Процесс подготовки тарифной заявки начинается в январе и продолжается вплоть до утвержденного в методических рекомендациях ФАС срока подачи тарифной заявки — апреля. В процесс подготовки тарифной заявки вовлечены сотрудники различных подразделений Компании, начиная от бухгалтеров и экономистов и заканчивая отделами технического обслуживания и расчета баланса мощности. В среднем над одной тарифной заявкой может трудится до 10 человек на протяжении 4 месяцев, как результат колоссальные трудозатраты и высокий риск человеческого фактора.

Подготовка необходимого комплекта документов для подачи такой тарифной заявки долгое время не была автоматизирована. Данные и показатели в заявку вносились вручную, переносились из различных неструктурированных источников информации. Много времени уходило на поиск необходимой обосновывающей документации. Не было единого процесса согласования показателей и обосновывающих документов. Кроме того, постоянно возникали такие организационно-технологические и технические проблемы, как:

• разрозненность исходных данных, используемых для заполнения шаблона расчета тарифа;

• технологическая несовместимость источников данных и показателей с шаблоном расчета тарифа;

• большие временные затраты на выполнение механических операций, таких как сбор и согласование данных;

• сбор и структурирование большого массива электронных копий обосновывающих документов. В среднем в одной тарифной заявке порядка 1500 уникальных показателей в различных разрезах и за различные периоды. Каждый показатель должен быть подтвержден обосновывающими документами. Средний объем документов, предоставляемых по одной тарифной заявке может достигать 5 Гб;

• изменение законодательства и внесение изменений в структуру шаблона Комитетом. Автором шаблона является Комитет. Компания может работать только с той версией шаблона, которая предоставлена Комитетом как текущая и актуальная. Периодически в шаблон вносятся изменений в соответствии с законодательством. Требовалось предусмотреть возможность оперативного внесения изменений в настройки, в случае изменения шаблона.

В связи с рядом возникающих проблем Компанией было принято решение полностью автоматизировать подготовку комплекта документов, в том числе, заполнение шаблона расчета тарифа и оформление обосновывающей документации для Комитета по ценам и тарифам Московской области. 

Этапы проекта

Проведение обследования

В рамках первого этапа работ в августе 2021 г. было проведено обследование бизнес-процессов Компании в формате «As is». Результатом обследования стало предложение разработать MVP (минимально жизнеспособный продукт), который бы в максимально сжатые сроки решал бы поставленную задачу по автоматизации процесса сбора данных и заполнению шаблона расчета тарифа с возможностью дальнейшего расширения функционала, в том числе для возможности настройки интеграций со смежными системами для загрузки данных.

Разработка

Для реализации поставленной задачи по автоматизации бизнес-процесса заполнения шаблона была выбрана система «1С:Документооборот».

В сжаты сроки на базе «1С:Документооборот» были реализованы такие основные функции системы, как:

• Создание/редактирование документа «Ввод данных», который позволяет в удобном разрезе (по объекту, по характеристике, по периоду) заполнить значения периодических характеристик, а также загрузить данные из файла для последующей выгрузки в шаблон расчета тарифа;

Документ «Ввод данных»

• Ведение справочников «Объекты НСИ», «Характеристики», «Вид НСИ», «Контрагенты», «Единицы измерения»;

Справочник «Характеристики»

• Выгрузка данных в формате JSON для заполнения шаблона расчета тарифов и автоматическое создание архива обосновывающих документов;

• Хранение архива документации с настраиваемой иерархией в «1С: Документооборот».

«Архив документации»

• Настроена ролевая модель для ограничения прав на создание/редактирование справочных данных и архива документации.

• Дополнительно на языке VBA разработан механизм загрузки полученных из «1С:Документооборот» данных в шаблон Комитета в формате Excel, не нарушая законодательство и защиту шаблона. Для сопоставления данных по листам, таблицам и ячейкам предусмотрены гибкие настройки, которые доступны пользователю с полными правами администратора приложения.

• Для контроля выгруженных/загруженных данных на сервере ведется протокол загрузки, где отображаются ошибки или несоответствия при переносе показателей в шаблон, чтобы пользователь смог оперативно поправить данные в «1С:Документооборот» или же настройки загрузки, если произошли какие-либо изменения в самом шаблоне.

Внедрение

Система на базе «1С:Документооборот» обеспечила:

• автоматизированный сбор данных (из смежных систем 1С и файлов в формате Excel), необходимых для подачи тарифной заявки на установление цен (тарифов) на услуги по передаче электроэнергии или технологическое присоединение к электрическим сетям, в Комитет по ценам и тарифам Московской области;

• структурирование полученных данных и их хранение в едином структурированном хранилище;

• предоставление пользователям Системы возможности для проверки, корректировки и согласования данных;

• возможность автоматизированного формирования готового заполненного комплекта документов для подачи тарифной заявки на установление цен (тарифов) в Комитет по ценам и тарифам Московской области, включающего шаблон расчета тарифа в формате Excel и архив обосновывающей документации.

Проект был реализован за 4 месяца. Результатом внедрения «1С:Документооборот» стало:

• единое информационное пространство хранения данных и электронных образов документов всех отделов Компании;

• автоматизация процесса заполнения шаблона расчета тарифа данными из «1С:Документооборот»для последующей подачи тарифной заявки через РПГУ;

• сопоставления НСИ и объектов системы между «1С:Документооборотом» и шаблоном расчета тарифа Комитета;

• автоматизация процесса формирования архива обосновывающих документов для последующей подачи тарифной заявки на РПГУ;

• увеличение производительность труда сотрудников экономического отдела за счет автоматизации процессов сбора, контроля данных и заполнения шаблона расчета тарифа.

Итоги внедрения

1. Сформировано единое информационное пространство НСИ и данных, необходимых для формирования качественной тарифной заявки;

2. Сформирован архив электронных документов, связанных с каждым показателем тарифной заявки в различных разрезах;

3. Возможность ретроспективного анализа данных и показателей финансовой деятельности Компании;

4. Значительно упростилась процедура заполнения и подготовки тарифной заявки для подачи в Комитет. Сокращение времени каждого специалиста с многих часов работы до нажатия пары кнопок мыши и выгрузки итогового шаблона;

5. Контроль консистентности данных «1С:Документооборот» и переданных в шаблон;

6. В разы повысилось качество заполненного шаблона — с сотен ошибок при переносе данных до полностью автоматической выгрузки по преднастроенным правилам;

7. Сократилось время и трудозатраты на подготовку тарифной заявки и поиск обосновывающих документов с нескольких недель до нескольких минут.

8. Значительно сократилось количество ошибок при заполнении тарифной заявки.