Заказчик обратился в компанию implecs, чтобы автоматизировать складские процессы, сократить ручной труд и ускорить обработку заказов. Несколько настроек и доработок 1С — и система заработала как часы. Один сотрудник теперь обрабатывает до 50 заказов одновременно, вместо 1−2. Пропускная способность выросла в 5−25 раз. Продажи на маркетплейсах выросли без увеличения штата сотрудников.
Заказчик
Заказчик покупает комплектующие у поставщиков, собирает их в готовые продукты и реализует по комиссионной модели.
Штат — 10 сотрудников и владелец, который выступает и гендиректором и управленцем.
Компания сталкивается с серьезными вызовами малого бизнеса: ограниченный штат, ручной контроль процессов и необходимость быстро обрабатывать десятки заказов, чтобы конкурировать на динамичных платформах.
Об авторе кейса
Илья Кытин — руководитель проектов в implecs. Роль: анализ бизнес-
Компания implecs — официальный партнер 1С. Основана в 2015 году, сегодня в штате более 200 специалистов (аналитики, разработчики, методологи).
За 10 лет реализовано свыше 950 проектов для более чем 650 клиентов из разных отраслей.
implecs специализируется на внедрении и сопровождении решений 1С, придерживаясь принципа: максимально использовать типовые возможности системы и прибегать к доработкам только там, где бизнес-процессы заказчика выходят за рамки типовой функциональности.
Ситуация
Заказчик вел складские процессы в 1С:Управление торговлей 11 с ордерной системой учета вручную. Комплектующие и готовые продукты для автотюнинга хранились в ячейках и на полках, а каждый заказ требовал ручного создания 8−10 документов: от заказа клиента до сборки, перемещения, отгрузки и передачи на комиссию маркетплейсам. Сотрудник часами проверял остатки, вводил данные в 1С, перемещал товары и печатал этикетки. Возвраты и переупаковка добавляли сложностей, а ежедневная инвентаризация всего склада отнимала время. Ошибки из-за ручного ввода (например, неверные остатки или лишние этикетки) приводили к задержкам отгрузок и ненужным расходам. Типовой функционал 1С:УТ 11 не справлялся:
- Не поддерживал автоматические цепочки документов, учитывающие, например, нехватку комплектующих.
- Сложно интегрировался с сайтом заказчика и маркетплейсами.
- Требовал ручного пересчета товаров в ячейках.
В итоге один сотрудник обрабатывал лишь 1−2 заказа одновременно, что сдерживало рост продаж. Владелец был погружен в рутину вместо развития бизнеса. Эти сложности создавали серьезный барьер: медленная обработка заказов грозила падением рейтинга на маркетплейсах и потерей клиентов.
Задача
Владелец обратился в implecs, чтобы автоматизировать складские процессы, сократить ручной труд и ускорить обработку заказов. Задачи:
- Упростить создание документов для сборки, перемещения, отгрузки и возвратов;
- Автоматизировать инвентаризацию и пересчет товаров в ячейках;
- Исключить ошибки от ручного ввода.
Эти доработки должны были позволить одному сотруднику обрабатывать до 50 заказов одновременно вместо 1−2, устранив ограничения типового функционала 1С:УТ 11. Это упростило бы работу сотрудников и владельца, освободив время для роста продаж и развития бизнеса.
Решение
Разработали механизм автоматизации на базе регламентных заданий и интеграции с внешними системами. Работу вели позадачно, с учетом бюджета заказчика, чтобы внедрять улучшения поэтапно. Вот ключевые шаги.
Автоматизировали цепочки документов
Создали алгоритм на базе регламентных заданий, который формирует цепочки документов по заданным условиям.
Для заказа клиента система:
- Проверяет наличие комплектующих в ячейках.
- Создает заказ на сборку, перемещение товаров, сборку продукта, приходный/расходный ордер и передачу на комиссию.
- При возврате клиента автоматически перемещает товар обратно в ячейки. Пример: если комплектующих в нужной упаковке не хватает, алгоритм подбирает аналог в другой упаковке, создает документы на разборку и обновляет остатки — все без ручного вмешательства.
Раньше сотрудник тратил до 10 минут на поиск и ввод данных, теперь — все происходит автоматически. Это устранило ограничение типового функционала 1С:УТ 11, где цепочки создаются вручную.
Доработали интеграцию с сайтом
Сайт заказчика уже был интегрирован с 1С:УТ 11 через HTTP-сервисы для обмена данными. В implecs доработали 1С, чтобы она автоматически обрабатывала запросы с сайта: печать этикеток, оприходование, списание и обновление статусов заказов.
Например, когда заказ поступает с сайта, 1С создает документы, проставляет статусы («в обработке», «обработан») и готовит данные для отгрузки клиентам. Это сократило ручную работу: раньше сотрудник вводил данные и печатал этикетки вручную, а теперь процесс занимает секунды.
Устранили проблему лишней печати этикеток при пустых запросах с сайта. Теперь данные подтягиваются и принтер работает автоматически, без ручного ввода в 1С. Это устранило лишние действия, как раньше, когда этикетки печатались даже для пустых ответов.
Автоматизировали инвентаризацию
Разработали функционал для пересчета товаров в ячейках. Регламентные задания раз в 5 дней анализируют движение номенклатуры. Если по ячейке нет активности, создается документ с перечнем (номенклатура, ячейка, количество, единицы измерения). Сотрудники проверяют только указанные ячейки, а не весь склад.
Пример: если в ячейке должно быть 184 единицы товара, но было движение, система отмечает ее для проверки. Это заменило ежедневные обходы, сократив время инвентаризации с часов до минут.
Устранили технические трудности
В ходе разработки возникали проблемы с некорректными данными: например, при проведении документов пересчета запросы на сайт шли без контроля изменений, что заставляло персонал зря проверять ячейки.
Добавили контроль: если документ неизменен, запрос не уходит; если с сайта приходит пустой ответ (без клиента), ничего не печатается, чтобы избежать расхода материалов.
Также доработали условия для возвратов и отказов, чтобы цепочки не ломались. Тем самым обошли типовые ограничения 1С: УТ 11, где нет встроенного учета таких сценариев.
Упростили интерфейс
Пользователи теперь работают с 2−3 подтверждающими документами в 1С: УТ 11 (например, подтверждение сборки и отгрузки). Основная логика — в фоновых регламентных заданиях и на сайте. Это упрощает работу и не требует глубоких знаний 1С: сотрудник кликает пару кнопок, а система делает остальное.
Результат
Автоматизация полностью преобразила работу заказчика, решив проблемы ручного труда и типового функционала 1С:УТ 11.
Ключевые улучшения:
- Сокращение трудозатрат: ручные операции по документам с 8−10 сократились до 2−3, время обработки заказа снизилось с нескольких часов до минут (экономия до 2/3 времени).
- Ускорение обработки заказов: один сотрудник вместо 1−2 заказов одновременно теперь обрабатывает 10−50 заказов. Пропускная способность выросла в 5−25 раз. Это повысило оборачиваемость запасов и потенциальную прибыль в 5 раз за счет быстрой обработки заказов.
- Исключение ошибок: система сама подбирает упаковки, создает документы, выявляет расхождения и отмечает ячейки, требующие внимания.
- Эффективная инвентаризация: инвентаризация теперь проводится раз в 5 дней вместо ежедневной, что высвободило время для продаж и сократило трудозатраты.
- Прозрачность и удобство: данные в документах подтягиваются автоматически, статусы заказов видны в реальном времени, сотрудники работают с простым интерфейсом.
- Рост продаж: быстрая отработка заказов на маркетплейсах позволила увеличить их объем без найма новых сотрудников.
- Снижение операционных расходов: автоматизация сократила рутину, а владелец теперь фокусируется на стратегии, а не на проверке документов.
Заказчик доволен: процессы стали проще и быстрее, и владелец уже планирует новые доработки, чтобы ускорить рост бизнеса.
Длительность. Работа шла позадачно около года. Основной функционал внедрили за 2 месяца, доработки (например, возвраты, передачи на комиссию) добавлялись с паузами по мере бюджета и новых требований заказчика.
Команда. Со стороны implecs работали 2 специалиста: руководитель проектов и разработчик. Лицом, принимающим решения, со стороны заказчика выступал непосредственный владелец —
Проект выполнила компания Имплекс.
