Внедрение КЭДО в ООО «Зумлион Хэви Индустри РУС»: цифровая трансформация управления кадрами

ООО «Зумлион Хэви Индустри РУС» (ИНН 5 024 143 381) — ведущий дистрибьютор и представитель промышленного холдинга Zoomlion на территории Российской Федерации, основной офис и складской комплекс которого расположен в Московской области (пгт. Путилково, тер. Гринвуд, стр. 31). Компания специализируется на поставках строительной и спецтехники, автомобильного и подъемно-транспортного оборудования, а также комплектующих и запасных частей ведущих мировых брендов.

Заводы и склады Zoomlion находятся в разных регионах России, за последние годы штат компании вырос с 34 человек в 2021 до 347 в 2024. Значительная часть специалистов предприятия работает в удаленных подразделениях и филиалах в Московской области и по всей стране, что создавало определенные трудности для оперативного кадрового документооборота.

Причины перехода на электронный кадровый документооборот

В условиях быстрого роста и расширения команды, когда большая часть сотрудников взаимодействует удаленно, традиционные бумажные процессы стали тормозить работу:

• сотрудники не всегда оперативно знакомились с локально-нормативными актами, приказами или расчетными листками;
• HR-службе приходилось тратить значительные ресурсы на пересылку, хранение и контроль подписания бумаг;
• увеличились затраты времени и риски потери документов.

Решение — переход на КЭДО с помощью 1С:Кабинет сотрудника

Для цифровой трансформации кадровых процессов руководство ООО «Зумлион Хэви Индустри РУС» выбрало решение «1С:Кабинет сотрудника». При выборе учитывались:

• легкая интеграция с базовой системой «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
• интуитивно понятный интерфейс для новых пользователей;
• возможность быстрого запуска и масштабирования, с учетом специфики деятельности и регионального распределения персонала.

Внедрение проходило поэтапно:

1. Сначала были оформлены личные кабинеты для сотрудников головного офиса и ключевых филиалов.
2. Подготовлены пошаговые видеоинструкции и справочные материалы.
3. В течение месяца полностью автоматизированы процессы подачи электронных заявлений (отпуск, изменение персональных данных), ознакомления с приказами, расчетными листами, запросов на справки.
4. Кадровый документооборот стал доступен сотрудникам через браузер и мобильное приложение.

Результаты внедрения

• Время на обработку, подписание и получение кадровых документов существенно снизилось.
• HR-отдел минимизировал бумажный документооборот: более 90% кадровых действий теперь происходит в цифровом формате.
• Сотрудники своевременно знакомятся с актуальными приказами и расчетными листками, имеют постоянный доступ к своим электронным документам.
• Внедрена автоматическая рассылка напоминаний о необходимости подписания; исключены ситуации с затяжным «затерянным» документооборотом.
• Коллективу не понадобилось дополнительное обучение — освоить сервис смогли самостоятельно.
• За счет автоматизации сократился объем рутинных задач, повысилась скорость взаимодействия между отделами.

Руководство компании отмечает, что КЭДО стал важным этапом цифровизации управления персоналом и позволил вывести сервис HR на новый уровень, повысив прозрачность и динамику внутренних бизнес-процессов. В дальнейшем ООО «Зумлион Хэви Индустри РУС» продолжит развивать электронные сервисы, расширяя возможности КЭДО и предоставляя сотрудникам современные инструменты для эффективной работы.