Продолжаем обсуждение договорного процесса. Как мы знаем, договор может быть инициирован как в «1С:Документообороте», так и в других системах (например, 1С:ЗУП или 1С:ERP), поступать в «1С:Документооборот» на согласование, подписание и регистрацию (если требуется) или регистрироваться в системе-источнике договора. Поэтому при организации договорного процесса следует исходить из систем участников процесса:
- кто владелец договора (инициатор и определяющий правила жизненного цикла договора);
- если договор согласовывается не в системе-источнике, то каким образом, с каким реквизитным составом договор поступает в смежную систему на согласование/подписание и какая информация, в каком виде и как часто должна передаваться в систему-источник;
- в какой системе и по каким правилам регистрируется договор;
- в какой системе исполняется договор, в том числе осуществляется контроль исполнения;
- в какой системе обеспечивается оперативное хранение;
- в какой системе обеспечивается долговременное хранение.
В нашем примере мы рассмотрим следующий вариант:
1. Договор создается в «1С:Документообороте». Это система, в которой выполняются согласование, подписание, регистрация договора. На исполнение договор передается в 1С:ERP.
2. Оперативное хранение выполняется в системе-источнике, т. е. в «1С:Документообороте».
В качестве примера выберем договор аренды, который долговременному хранению не подлежит и будет уничтожен после завершения оперативного срока хранения, определенного в рамках действующей номенклатуры дел организации.
При создании проекта договора определенного типа мы заблаговременно, в рамках действующих локальных нормативных актов организации, настроили права доступа в системе таким образом, что карточка договора и выбор определенной тематики доступны соответствующим подразделениям (с учетом компетенции и направления деятельности подразделения).
Например, если мы говорим о холдинговой структуре, то здесь возможно и целесообразно произвести настройки доступности. Один из практических примеров — когда требуется создать вид документа «Договор поставки» 4 типов (с отсрочкой, с отсрочкой и авансом, с предоплатой, счет-договор) для 6 филиалов в зависимости от условий (филиала, вида договора и других), с учетом применения шаблонов договора.
Предлагаемое решение:
- Создать 1 вид договора — «Договор поставки».
- В виде договора сделать 4 соответствующие тематики: с отсрочкой, с отсрочкой и авансом, с предоплатой, счет-договор. Тематика доступна всем или тем, кому это необходимо.
- В каждый шаблон документа вложить шаблон файла в зависимости от тематики.
- Далее настроить в файле заполнение информации в зависимости от подписанта-филиала и каких-то других условий (если это возможно). В открывшейся форме либо выбрать реквизиты из имеющихся, либо настроить скрипты заполнения.
- Рекомендуем в шаблонах файлов настроить автозаполняемые поля: организация, подписант и др. Таким образом количество шаблонов файлов уменьшится с 24 (4 тематики * 6 филиалов) до 4.
- При создании документа выбор будет производиться из соответствующего шаблона с тематикой, в котором будет 1 файл.
- Таким образом, реализуя виды договоров через тематики и шаблоны документов плюс настраивая автозаполняемые поля, мы сократим количество шаблонов используемых файлов.
Рассмотрим реквизитный состав карточки договора (рис. 1).
Итак, реквизит «Вид документа» — визуализация выбранной тематики договора, в соответствии с которой было заполнено поле наименования вида документа. В нашем случае это «Договор аренды оборудования». «Содержание» — это текстовое поле, которое чаще всего используют для ввода полезной информации для экспертов, участвующих в обработке карточки договора. Иногда в это поле вводят информацию о предмете переписки (если мы говорим о письмах) или о предмете организационно-распорядительного документа, если это в связи с существующими ограничениями не может быть отражено в том поле, где сейчас указано «Договор аренды».
А вот поле «Комментарий» может содержать любую полезную информацию для работы с данной карточкой договора. Возможно, следует договориться о правилах работы с этим полем. Например, фиксировать проблему или важное информационное сообщение для участников процесса.
«Стороны» договора. При выборе тематики в нашем случае сразу было заполнено поле одного из участников договора. Добавляем второго участника. На практике участников договора может быть более двух. Система позволяет добавить несколько участников и назначить им роли. При этом, если мы попытаемся добавить одного и того же участника дважды, система выдаст сообщение — тогда следует проверить, все ли правильно (рис. 2). Далее назначаем роли участникам договора.
Бывает, что участников договора более двух и они обладают разными ролями. Например, один из них является плательщиком. Система по умолчанию позволяет добавить участников и назначить роли (рис. 3), но шаблон договора в таком случае стоит доработать для корректного отображения информации.
При создании карточки договора можно сразу сделать отметку о факте подписания. Для этого потребуется внести информацию о дате подписания и ФИО подписанта. Однако в таком случае обязательно следует обратить внимание на корректное заполнение значений атрибутов «Состав», «Срок действия» и «Форма». Может ли договор, подписанный КЭП, быть внесен в систему уже подписанным обеими сторонами? Скорее всего, только если он подписан контрагентом и поступил в организацию по каналам ЭДО.
Временный номер карточке договора присваивается автоматически после записи карточки. Маска временного номера настраивается при создании вида документа. Некоторые организации не используют временную нумерацию карточек договора, мы же рекомендуем использовать ее для учета проекта договора, поиска по системе и переписки по данному проекту договора. После присвоения регистрационного номера временный номер из карточки можно скрыть за ненадобностью.
Хотелось бы обратить внимание на атрибут «Срок действия». При заполнении даты договора не забывайте, что требуется время на согласование и подписание его обеими сторонами. Обязательно следует проверять дату действия договора на этапе подписания, чтобы дата, указанная в договоре, совпадала с датой, указанной в карточке договора. Во-первых, в отчеты будет попадать дата действия из карточки, во-вторых, от этой даты может зависеть продление договора. Все условия продления действия или изменения срока действия договора будут отражаться в карточке по кнопке «История».
А как формально провести изменение срока действия договора? Через допсоглашение по внесению изменений в действующий договор. В таком случае выполняется создание карточки договора как дополнения к договору, устанавливается связь с договором, к которому заключается дополнение, и только после подписания допсоглашения следует вернуться в карточку договора и изменить значение данного атрибута. Если меняется сумма договора или иные условия — действия аналогичны. Потребуется по результатам соглашения не только внести изменения в значения реквизитов карточки договора, но и заменить версию договора в карточке и принять на хранение к ранее переданному договору новую его версию.
Комментарии