С 18 августа 2025 года начинает действовать новый ГОСТ на оформление документов – ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ заменяет ранее действовавший ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Границы стандарта прежние, он распространяется на организационно-распорядительные документы: положения, правила, инструкции, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, акты, письма и др.
В стандарте определен состав реквизитов документов, правила их оформления, виды бланков и их состав реквизитов, схемы расположения реквизитов на документе, приведены образцы бланков и описаны правила создания документов.
Какие же существенные изменения произошли в новом ГОСТе?
- ГОСТ еще раз подчеркнул, что документы в электронной форме создаются с соблюдением установленных правил оформления документов наравне с бумажными документами. При этом для их создания могут использоваться электронные шаблоны бланков документов и электронные шаблоны документов. Электронные шаблоны документов подразумевают более полный набор реквизитов конкретного вида документа по сравнению с бланком документа.
- В новом ГОСТе не установлены виды шрифтов, их определяет сама организация в локальном нормативном акте по делопроизводству, рекомендуется только размер шрифтов № 12, 13, 14.
- Несколько увеличилась максимальная длина строки реквизита при угловом расположении реквизитов бланка, теперь она составляет 8 см.
Самым важным в ГОСТе является состав реквизитов документа. Реквизит – это структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации.
Реквизитов теперь не 30 (как было в ГОСТе Р 7.0.97-2016), а 31, за счет добавления нового реквизита – штрих-код (QR-код документа).
Штрих-код (QR-код) документа размещают в правом нижнем углу документа, а при отсутствии свободного места – в правом верхнем углу или на другом свободном от текста месте документа для автоматизации поиска документа в информационной системе.
Рассмотрим реквизиты, которых коснулось изменение в оформлении
Реквизит 23 «отметка об электронной подписи». Отметка теперь различается для документов, подписанных разными видами электронной подписи. Так, отметка об усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи (для усиленной неквалифицированной подписи – при наличии сертификата), фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.
В случае, если электронная подпись содержит метку доверенного времени, отметка об электронной подписи должна включать информацию о дате и времени подписания электронного документа электронной подписью, внешний вид метки доверенного времени устанавливается локальными нормативными актами, принятыми в организации или по соглашению сторон.
В случае же применения простой электронной подписи внешний вид отметки об электронной подписи устанавливается локальными нормативными актами, принятыми в организации, или по соглашению сторон.
Согласно ГОСТу запрещено одновременное размещение на бланке документа:
- Государственного герба Российской Федерации и герба субъекта Российской Федерации;
- Государственного герба Российской Федерации (герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) и эмблемы организации.
С другой стороны, на документах, издаваемых двумя или несколькими организациями, допускается размещение эмблем всех организаций, так же, как и их товарных знаков.
При оформлении реквизита 05 «наименование организации» на документах, издаваемых двумя или несколькими организациями, в заголовочной части проставляются наименования всех организаций.
В составе справочных данных об организации на бланках писем по-другому назван сетевой адрес, теперь это адрес сайта в сети «Интернет».
Интересным изменением явилось возвращение к порядку написания реквизита «дата» словесно-цифровым способом: 08 августа 2025 г. В прошлом ГОСТе ноль был опущен.
Изменения оформления коснулись и реквизита 17 «заголовок к тексту». Исчезло исключение, что заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк, то есть теперь заголовок — это обязательный реквизит документа.
Помимо этого, в документах, оформляемых на продольных бланках, заголовок может оформляться посередине и центрироваться относительно самой длинной строки.
Также уточнено оформление обращения и заключительной этикетной фразы в тексте документа. А именно, заключительная этикетная фраза начинается с прописной буквы и заканчивается запятой. Вступительное обращение и заключительная этикетная фраза (печатается от границы левого поля) отделяются от текста (реквизита «отметка о приложении») дополнительным межстрочным интервалом.
В примере из нового ГОСТа в реквизите 19 «отметка о приложении» в случае наличия нескольких приложений используется слово «Приложения». То есть, слово «приложение» печатается в единственном или множественном числе в соответствии с количеством приложений.
Много вопросов вызывало написание инициалов и фамилии в реквизите 22 «подпись».
В новом ГОСТе указано, что в расшифровке подписи между инициалами и фамилией делается пробел. Между инициалами пробел отсутствует.
Более подробно описано проставление печати. Печать проставляется на свободном от текста месте или захватывая часть наименования должности, так, чтобы оставались видны имеющиеся на печати надписи и изображения. Печать по-прежнему не захватывает собственноручную подпись.
Касательно реквизита 25 «отметка об исполнителе» уточнено, что она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. В случае оформления реквизита шрифтом меньшего размера рекомендуется использование кегля на два пункта меньшего размера, чем основной текст.
У некоторых реквизитов в новом ГОСТе уточнены названия без изменения правил оформления, это реквизиты:
- 05 - наименование организации;
- 06 - наименование структурного подразделения;
- 07 - наименование должности;
- 14 - гриф (пометка) об ограничении доступа к документу.
Изменения, произошедшие в новом ГОСТе, необходимо учесть при переиздании инструкций по делопроизводству организации и внести соответствующие корректировки в электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов в СЭД.
В свою очередь необходимые изменения будут поддержаны в новых версиях «1С:Документооборота» и найдут отражение в материалах Комплекта нормативных документов к методике управления документами и совместной работой.
Комментарии