«Какого цвета ЭЦП?», или Почему важна терминология?

Поводом для статьи стал вопрос в службу поддержки: «Можно ли поменять цвет ЭЦП?» Мы, конечно, поняли, о чем речь, а вы?

С 1 марта 2025 года начал действовать новый ГОСТ на терминологию в области управления документами — ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который пришел на смену ГОСТу 2013 года. Единые термины используются в локальных нормативных актах организации, помогают вести диалог между разработчиками и пользователями СЭД. В статье рассмотрена важность использования единой терминологии и проанализированы основные изменения в терминологии, связанные с электронным документооборотом.

Терминология играет ключевую роль в электронном документообороте (далее — ЭДО), так как обеспечивает точность, однозначность и эффективность взаимодействия между участниками процесса. Вот основные аспекты ее важности:

• Единообразие и стандартизация.

Использование единой терминологии позволяет избежать разночтений и ошибок при обработке документов. Стандартизация терминов способствует интеграции систем ЭДО различными организациями и платформами.

• Упрощение коммуникации.

Четкие и общепринятые термины упрощают взаимодействие между сотрудниками, отделами и внешними партнерами. Это особенно важно в международных компаниях, где терминология на разных языках должна быть согласованной.

• Автоматизация процессов.

Точная терминология позволяет эффективно настраивать автоматизированные бизнес-процессы (workflows) и системы обработки данных. Например, для классификации документов, поиска информации или интеграции с другими информационными системами.

• Снижение рисков.

Неправильное толкование терминов может привести к ошибкам в документах, что чревато юридическими, финансовыми или репутационными рисками. И, наоборот, четкие определения помогают избежать спорных ситуаций.

• Обучение и адаптация сотрудников.

Единая терминология упрощает обучение новых сотрудников и их интеграцию в процессы ЭДО, а также способствует повышению квалификации персонала.

• Эффективный поиск и анализ данных.

Четкие термины позволяют быстрее находить нужные документы и анализировать данные, что повышает производительность.

• Соответствие нормативным требованиям.

В таких отраслях, как юриспруденция, медицина, финансы, использование корректной терминологии является обязательным требованием законодательства. Стандарты, хотя и не являются обязательными, но также заслуживают внимания и последующего применения на практике.

Поэтому рассмотрим, какие изменения произошли в новом ГОСТе в отношении терминологии, касающейся электронного документооборота.

Новая редакция ГОСТа стала более полной. Если предыдущий ГОСТ содержал 174 термина, то новый — уже 191. 

Изменения коснулись ряда ключевых терминов.

Так, изменилась трактовка основополагающего термин «документ». Теперь документ — это зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать (п. 9).

То есть сделан акцент на обязательность метаданных документа.

Согласно ГОСТу, метаданные — это информация о документе, которая обеспечивает управление им в течение его жизненного цикла (п. 52). То есть это данные о документе, которые накапливаются по мере прохождения им жизненного цикла (когда и кем создан, согласован, подписан, рассмотрен, исполнен и т.д.).

Напомним, что в прошлом году был принят отдельный ГОСТ на метаданные — ГОСТ Р 7.0.109-2024 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию».

В новом ГОСТе появилось несколько новых терминов, важных для электронного документооборота:

• система электронного документооборота (СЭД) — информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их передачи на архивное хранение или уничтожение;

• система хранения электронных документов (СХЭД), электронный архив — информационная система, обеспечивающая архивное хранение электронных документов и электронных копий документов, доступ к ним и их использование;

• оцифровка документов – преобразование аналоговой документированной информации в электронную (цифровую) форму;

• юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — документооборот между двумя или более участниками взаимодействия, осуществляющийся с использованием одной (общей для участников взаимодействия) системы ЭДО и/или в соответствии с условиями соглашения о взаимодействии между участниками.

Еще одним фактом, заслуживающим внимания в новом ГОСТе, является уточнение различий между терминами «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами».

Так, согласно ГОСТу:

• делопроизводство — совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации;

• документационное обеспечение управления (ДОУ) — деятельность (управленческая функция) по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в том числе по формированию документального фонда организации;

• управление документами — область управления, обеспечивающая жизненный цикл документов в органах государственной власти и иных государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Подытожим: терминология в ЭДО — это основа эффективной работы с документами. Ее правильное использование способствует повышению точности, скорости и надежности процессов, а также минимизирует риски и ошибки.