В данной статье отвечаем на самые актуальные и частые вопросы слушателей 1С:Лектория по теме «1С:Архив — долговременное хранение документов в экосистеме 1С», который состоялся 31.07.2025.
На вопросы отвечает Коптеева Наталья, старший консультант по внедрению 1С:Документооборота компании «1С-Рарус», г. Москва
1. Каким образом сохраняется юридическая значимость документов на протяжении всего срока их хранения?
Юридическая значимость документов поддерживается в 1С:Архиве благодаря актуализации архивной метки времени электронной подписи документа, так называемой «перештамповке». При приеме в 1С:Архив подпись усовершенствуется до формата архивного хранения CADES-A и в подпись добавляется метка времени, получаемая в службе штампов времени. Сертификат службы штампов времени также имеет свой ограниченный срок действия. Прежде чем данный срок истечет 1С:Архив получает новую архивную метку времени пролонгируя юридическую значимость документа.
2. Если подписание в СЭД проводится подписью CADES- BES и документы в архив будут переданы спустя 3 года, сертификат подписи истек. Как в этом случае обеспечить подтверждение таких подписей еще в СЭД? Можно ли для этих целей использовать механизмы 1С:Архива для простановки метки времени на стороне СЭД?
Обеспечить подтверждение данных подписей возможно на стороне СЭД, подписывая документы подписью CADES-T с меткой времени. В настройках электронных подписей в системе возможно изменить формат подписания.
3. Есть ли функционал распознавания данных из загруженного файла документа, чтобы при сканировании автоматически заполнялась карточка документа данными из файла?
В типовом функционале системы 1С:Архив на данный момент такой возможности нет (релиз 1.0.11). Сервис распознавания реквизитов документов компании 1С в тестовом режиме для некоторых видов документов и реквизитов уже работает в 1С:Документообороте начиная с релиза 3.0.17. В перспективе данный функционал будет доступен и в программе 1С:Архив, но конкретных плановых дат наличия данного функционала нет.
4. Можно ли настроить связь между документами, вносимыми в архив в разное время?
Если в системе-источнике передаваемые документы были связаны, то при их передаче, даже в разное время связь будет передана и отобразится в архиве, если документы переданы из разных систем-источников или один из связанных документов загружен вручную, то связь можно указать непосредственно в 1С:Архиве.
5. Как присвоить штрихкод большому количеству документов в бумажной форме, например, счет-фактурам? И как их выгрузить со штрихкодом из системы-источника и из 1С:Архива?
Для того, чтобы присвоить штрихкод нескольким документам необходимо выделить их в общем списке документов, нажать кнопку Еще — Штрихкоды — Печать штрихкода на странице/Печать штрихкода на наклейке. Из системы-источника все документы, которым присвоен внутренний или внешний штрихкод загружаются вместе с данными штрихкодами. Из 1С:Архива может быть выгружен штрихкод документа по кнопке Еще — Штрихкоды — Сохранить штрихкод.
6. При необходимости сформировать электронный архив скан-копий бумажных документов возможно ли как-то автоматизировано привязывать сканы к документам в системе?
Такая возможность в 1С:Архиве присутствует, для этого используется функционал штрихкодирования и потокового сканирования документов. В этом случае в системе создаются и заполняются карточки документов, штрихкоды распечатываются на бумаге или наклейке, после чего бумажные документы со штрихкодами загружаются в потоковый сканер. 1С:Архив распознает штрихкод и привязывает отсканированные файлы к определенным документам в программе.
7. Есть ли облачные решения реализации «1С:Архив»?
На данный момент облачного решения у 1С:Архива нет, только десктоп клиент и доступ через веб-браузер.
8. Чем отличается хранение скан-копий оригиналов документов в 1С:Документооборот от хранения этих же документов в 1С:Архив?
Для хранения скан-копий документов, оригиналы которых хранятся в бумаге 1С:Архив не обязателен, 1С:Документооборот.
9. Зачем нужен 1С:Архив если 1С:Документооборот тоже умеет хранить документы?
В 1С:Документообороте отсутствует возможность обеспечить долговременное (свыше 10 лет) и постоянное юридически значимое хранение документов подписанных ЭП. В 1С:Архиве это возможно благодаря так называемой «перештамповке» архивной метки времени, когда срок действия сертификата службы штампов времени истекает.
10. Есть ли возможность интеграции с HRlink или 1С:Кабинет сотрудника?
Прямой интеграции с системой 1С:Архив у данных решений нет. Если HRlink или 1С:Кабинет сотрудника подключен к 1С:ЗУП, то можно передавать документы кадрового учета, подписанные сотрудниками в данных сервисах с помощью настроенной интеграции 1С:Архива с 1С:ЗУП.
11. Как происходит уничтожение документов в 1С:Архиве, уничтожаются и карточки и файлы? Есть ли отличие при уничтожении документов разных форм хранения: электронные или бумажные в системе?
При проведении документа Уничтожение дел в 1С:Архиве уничтожаются файлы документов, карточки документов продолжают храниться в системе. И электронные и скан-копии бумажных документов в системе уничтожаются в составе дел. Отличие только в том, что при уничтожении документов в электронной форме происходит также уничтожение электронных подписей документа.
12. Будет ли реализована возможность согласования дел к уничтожению ЭК?
В 1С:Архиве не предусмотрено процессов обработки документов. Согласование сформированных в 1С:Архиве печатных форм номенклатуры дел, сдаточных описей, актов на уничтожение дел может быть проведено в 1С:Документообороте.
13. Как сдавать архивные документы в электронном виде в Госархив?
На данный момент Росархивом все еще не определены правила передачи электронных документов в государственные и муниципальные архивы. Создавать и хранить в системе хранения электронных документов такие документы можно. Когда будет определена возможность сдачи документов в электронном виде в ЦХЭД и требования к такому способу передачи в 1С:Архиве также будет добавлен такой функционал.
Комментарии