Перевод 13 000 сотрудников на «1С:Кабинет сотрудника» в ООО «КОМУС»

Описание проекта

Цели проекта

Цель проекта — повышение эффективности внутреннего документооборота и взаимодействия между сотрудниками и кадровыми службами компании-пользователя за счёт цифровизации и автоматизации процессов. Пользователи должны иметь возможность отправлять электронные версии документов с помощью системы КЭДО и использовать ЭП для их подписания, без дублирования бумажных версий документов. Все подписанные электронные документы должны храниться в облаке/на сервере.

Ситуация до внедрения

ООО «Комус» — российская рознично-торговая компания, являющаяся лидером на российском рынке канцелярских и офисных товаров, и одним из крупнейших поставщиков бумаги, картона и пластиковой упаковки в России.

Общее число сотрудников компании ~ 13 000 человек. Учет ведется по 30 юридическим лицам.

Компания вела кадровый учет в кастомизированной конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП, редакция 3.1. Для ускорения обработки кадровых документов их отправка в адрес ответственных лиц осуществлялась по электронной почте — сотрудник получал документы, распечатывал, подписывал их и отправлял скан-копии сотруднику кадровой службы. В дальнейшем, все документы подписывались и хранились в оригиналах. Наблюдалось дублирование процессов.

Для упрощения кадрового документооборота возникла необходимость внедрения программного продукта 1С:Кабинет сотрудника для автоматизации ведения кадрового электронного документооборота.

Уникальность и инновационность проекта

Проект отличается масштабностью, объёмом дополнительного функционала и высокой степенью интеграции новых решений в существующую ИТ-архитектуру компании. Внедрение 1С:Кабинет сотрудника в ООО «Комус» позволило объединить кадровый электронный документооборот для более чем 13 000 сотрудников, работающих в рамках 30 юридических лиц.

Проект запускался в несколько волн с целью распределения нагрузки на систему — всего 12 этапов, которые покрыли весь персонал компании. В ходе внедрения провели работу с блокировками при одновременном обращении к сервису множества пользователей и больших пакетов данных при интеграции между «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Кабинет сотрудника».

Дополнительная информация к описанию проекта

Трудозатраты по доработке системы — 821 час, из них ~30% трудозатрат на оптимизацию работы системы с большими объёмами информации и параллельных обращений.

Количество сотрудников, отказавшихся от перехода на КЭДО — <10%

Были выявлены следующие преимущества перехода на 1С:Кабинет сотрудника:

• Замена бумажного кадрового документооборота на электронный — выпускаемые приложением УНЭП сотрудников позволяют на юридическом уровне заменить подписи и печати на бумажных документах
• Бесшовная интеграция с типовым продуктом «‎1С:Зарплата и управление персоналом»
• Возможность кастомизации «‎1С:Кабинет сотрудника» под нужды бизнес-заказчиков
• Возможность использования мобильного приложения
• Соблюдение требований законодательства РФ к доступу и хранению персональных данных сотрудников.

Результаты проекта

• Повышение скорости обработки кадровых документов за счёт автоматизации процессов.
• Снижение нагрузки на кадровые службы, высвобождение времени сотрудников для выполнения более сложных задач.
• Сокращение бумажного документооборота и связанных с ним затрат.
• Повышение прозрачности и управляемости процессов кадрового учета.
• Увеличение удовлетворённости сотрудников качеством кадрового обслуживания за счёт удобного личного кабинета для взаимодействия.
• Минимизация ошибок при обработке кадровых данных за счёт автоматизации рутинных операций.

Характеристики проекта

Архитектура решения и масштаб проекта

Основные бизнес-процессы, доработанные в рамках проекта:

• Отпуск (ежегодный — по графику/вне графика)
• Неявки
• Больничный
• Прием на работу
• Кадровый перевод
• Увольнение
• Изменение персональных данных
• Расчетный лист
• Ознакомление работника с произвольным документом
• Заказ справок

Взаимодействие работодателя и сотрудника происходит с помощью электронных подписей:

1. Со стороны работодателя — Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП):
   
   • Работодатель получает УКЭП в ФНС или любом удостоверяющем центре.
     
   • Право подписи передаётся кадровому сотруднику на основании Машиночитаемой доверенности (МЧД).
     
   • Подписание кадровых документов от лица работодателя осуществляется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом».
     
   • Для подписания используется ПО КриптоПро.
2. Со стороны сотрудника — Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).
   • Сотрудник выпускает УНЭП в приложении «1С:Кабинет сотрудника», предварительно дав согласие на переход на КЭДО.
   • Добавить сторонние подписи в «1С:Кабинет сотрудника» сотрудник не может.
   • Для выпуска подписи не требуется посещения удостоверяющих центров или кадровой службы, выпуск УНЭП происходит через программу «1С:Кабинет сотрудника» (нужен только доступ в интернет).

Мастер-системой выступает 1С:ЗУП. В него изначально вводится вся кадровая информация о сотруднике (личные данные, должность, подразделение и т.д.) кадровой службой. Из 1С:ЗУП данные в разрезе сотрудников с помощью регламентного задания передаются (по расписанию) на сторону 1С:КС (справочники, регистры).

Экономический эффект от внедрения

• на 16% сократились операционные и административные расходы;
• на 11% сократились трудозатраты в различных подразделениях.

Исполнитель ГК «Беллераж».