Как руководителю дистрибьюторской компании снять ограничения для роста? Когда ежемесячно обрабатывается 200 заказов, а на складе хранится более тысячи позиций, даже небольшая ошибка в учете оборачивается потерями. В этом кейсе мы рассказываем, как автоматизация помогла дистрибьютору электротехники за месяц устранить 15% возвратов, сократить время учета складских операций в 4 раза и высвободить почти 1 миллион рублей оборотных средств.
ООО «АРС-Электра» — дистрибьютор электротехнических товаров на юге России. Головной офис компании расположен в Краснодаре, а география поставок охватывает Южный и Северо-Кавказский федеральные округа.
На момент старта проекта годовой оборот бизнеса составлял 300 миллионов рублей, а штат насчитывал 25 сотрудников. Клиентская база включала более 500 активных контрагентов, преимущественно строительных компаний и подрядчиков. Складской товарный запас превышал тысячу уникальных позиций, при этом ежемесячная операционная нагрузка достигала 200 обрабатываемых заказов.
При росте оборотов компания столкнулась с классической проблемой масштабирования: старые ручные процессы перестали справляться с объемом данных. Необходимо было не просто автоматизировать учет, а кардинально перестроить логистику и закупочную деятельность.
Компания обратилась к нам, в фирму-франчайзи 1С «Рациональная автоматизация».
Как ручной учет и интуитивные закупки замораживали капитал
Мы начали с предпроектного обследования. Наши специлисты выявили системные точки потерь, которые сдерживали рост прибыли клиента:
Ручной учет на складе съедал время и деньги. Ежедневно кладовщики тратили до двух часов на ручное заполнение ведомостей по складам. Это приводило к систематическим ошибкам в остатках.
Ошибки в отгрузках били по репутации и бюджету. Из-за неточных данных менеджеры оформляли отгрузки по недостоверным остаткам. Доля возвратов по причине недопоставки достигала 15% от общего объема. Прямые потери компании составляли до 100 000 рублей в месяц, к ним относились компенсации клиентам, логистика возврата, порча товара.
Закупки «на глаз» замораживали капитал. Процесс пополнения запасов был интуитивным, а не расчетным. В результате до 20% товаров залеживались на складе, изымая из оборота до 5 млн рублей оборотных средств.
Три инструмента, которые заменили интуицию на точный расчет
Наша команда настроила комплексное решение на базе конфигурации «1С:Управление торговлей» редакции 11.5, чтобы автоматизировать ключевые бизнес-процессы: приемка → отгрузка → закупка.
1. Цифровой контроль отгрузок с помощью документа «ТТН».
Мы разработали специализированный документ «ТТН» для фиксации отгрузок. Теперь бизнес-процесс выглядит так: кладовщик сканирует штрихкоды товара — система в реальном времени проверяет актуальные остатки в регистрах накопления и, в случае достаточности, автоматически формирует отгрузочный документ. Это исключило субъективный человеческий фактор.
2. «Ведомость по товарам» в один клик.
Вместо ручных таблиц мы настроили отчет на основе СКД, который полностью заменил прежнюю «Ведомость по товарам на складах». Менеджер по закупкам теперь видит картинку по всем складам в едином окне. Мы реализовали интеллектуальные фильтры по периодам и складам — это сокращает время поиска информации с 15–20 минут до 1 минуты.
3. Умный «Автозаказ».
Мы внедрили автоматическую обработку, которая на основе данных из отчета о движении товаров формирует заказы поставщикам. Система сама рассчитывает рекомендуемый объем закупки на основе динамики продаж, предотвращая затоваривание склада.
Окупили внедрение за месяц: как удалось вернуть в оборот 900 тысяч рублей
Внедрение окупилось для «АРС-Электра» менее чем за месяц. В компании зафиксировали следующие измеримые улучшения:
| Показатель | До автоматизации | После автоматизации | Экономический эффект |
| Время на учет склада | 2 часа/день | 30 минут/день | Экономия 37,5 часов в месяц ≈ 60 000 руб. (при ставке кладовщика) |
| Ошибки в отгрузках | 15% от заказов | 0% | Устранены возвраты и компенсации — сохранено ~100 000 руб./мес. |
| Высвобождение капитала | Заморожено 5 млн руб. в неликвидах | Запасы сокращены на 18% | Высвобождено ~900 000 руб. оборотных средств |
| Цикл закупки | 5 часов в неделю | 1 час в неделю | Высвобождено 16 часов/мес для менеджеров по закупкам |
Компания отметила три ключевых выгоды:
- Высвободилось время. Ценные сотрудники переключились с рутины на переговоры с клиентами и развитие продаж.
- Появились спокойствие и уверенность. Управленческая отчетность стала прозрачной, претензии по недопоставкам полностью исключены.
- Нашли деньги. Автоматизация предотвратила прямые потери и вернула в оборот замороженные средства.
«Мы столкнулись с ситуацией, когда рост продаж уперся в потолок ручного учета. Команда „Рациональной Автоматизации“ не просто настроила отчеты, а выстроила четкую систему: от сканера на складе до расчета закупок. Проект окупился для нас мгновенно — первые результаты мы увидели уже через неделю после старта», подводит итог Генеральный директор «АРС-Электра» Минтеев Александр Валентинович.
Работы по проекту выполнены компанией «Рациональная автоматизация».
