Цветы — символ красоты и эмоций, но их доставка требует жесткой дисциплины: сроки, таможенные сертификаты, точность учета. Для FlexLogistics, лидера цветочной логистики с 2010 года, рост объемов обернулся хаосом: ручной ввод данных, потерянные документы, расхождения «план/факт» и риски на таможне. Как мы превратили рутину в автоматизированный процесс с точностью до клика — в нашем кейсе.
О компании
Цветы — символ красоты, радости и эмоциональной связи между людьми. Они украшают праздники, выражают чувства и создают атмосферу уюта и гармонии. С 2010 года компания FlexLogistics является сердцем цветочного бизнеса, соединяя лучшие плантации мира с профессионалами в России. Компания организует транспортировку цветов, обеспечивая отлаженную организацию процессов и предлагая одни из самых коротких сроков доставки.
Компания обратилась к нам с запросом по автоматизации процесса логистики. Мы реализовали проект на базе уже используемой в компании управленческой программы «1С:Управление нашей фирмой».
Как было
Из-за роста компании FlexLogistics существующая система автоматизации работы нуждалась в кардинальной переработке. В компании уже была 1С:УНФ, но система не была настроена должным образом: данные были разрознены, процессы дублировались, а сотрудники использовали разные инструменты помимо 1С:УНФ, что приводило к обилию ручного труда. Отсутствие единой сквозной системы учета и приводил к нарушению основного принципа целостности данных. Требовалась серьезная автоматизация, чтобы наладить слаженную быструю работу в коллективе, навести порядок в управленческом и бухгалтерском учете компании и благодаря ее внедрению вывести бизнес на качественно новую ступень работы, учета и управления.
Поставленные задачи
Перед нами стояла задача кардинально поменять подход к логистике, сделав ее быстрой и безошибочной. Для этого мы сосредоточились на пяти направлениях:
- Упростить регистрацию грузов, чтобы убрать ручной ввод и исключить возможность опечаток.
- Дать удобный инструмент для планирования, который бы наглядно показывал все доступные грузы и позволял легко формировать из них рейсы.
- Полностью автоматизировать документооборот, чтобы освободить время сотрудников от бумажной рутины.
- Создать единое рабочее пространство, где каждый шаг — от нового заказа до готового рейса — понятен и логичен.
- Получить точные данные по себестоимости каждого этапа оказываемых компанией услуг.
Что было сделано?
В основу нашего решения легла архитектура из нескольких специализированных рабочих пространств (АРМ), дополненная полной автоматизацией складской логистики.
Мы перевели интерфейс 1С:УНФ с технического языка на язык бизнеса клиента. Так, абстрактный «Заказ покупателя» превратился в «Груз», процесс «Заказ на производство» стал «Рейсом», а за документом «Производство» закрепилась функция — «Распределение затрат на рейс».
АРМ «Создание грузов»
Это специальный раздел в программе, созданный для того, чтобы менеджеры могли очень быстро и просто регистрировать новые поставки товаров.
Как было
Сотруднику приходилось вручную создавать новый документ «Груз», последовательно заполняя десятки полей: поставщик, даты, номенклатура, типы упаковки
Процесс выглядел так:
- Создать основной документ поставки.
- Вручную заполнить реквизиты поставщика.
- Построчно добавить каждую товарную позицию, часто с ручным вводом наименований, артикулов и количества.
Это приводило к большим временным затратам на рутинные операции и создавало высокий риск человеческой ошибки (опечатки, неверное количество).
Как стало
Мы переосмыслили и упростили один из самых трудоемких процессов в логистике — формирование грузов. Ушли в прошлое ручной ввод, множество открытых окон и риск ошибки. Теперь вся работа сосредоточена в едином и понятном интерфейсе, где каждая операция выполняется легко и быстро.
Выглядит это так:
Шаг 1. Мгновенное создание груза.
Процесс, ранее требовавший скрупулезной ручной работы, теперь занимает всего несколько кликов:
-
Менеджер выбирает поставщика из списка, указывает плановую дату поставки и количество грузовых мест.
-
В тот же момент система берет всю сложную работу на себя. Она автоматически создает карточку груза и предзаполняет большую часть данных, опираясь на имеющуюся информацию — от планового количества до типов используемых коробок.
Шаг 2. Вся информация — на одном экране
Главное преимущество нового подхода — абсолютная прозрачность. Больше не нужно открывать десятки документов и отчетов, чтобы понять, что происходит с грузом. Вся ключевая информация собрана в одном месте и доступна с первого взгляда.
- Тарифы: моментально видно, по какой цене и на каких условиях осуществляется перевозка данного груза.
-
План («Заказано»): четкое понимание того, какой объем товара клиент изначально должен получить от поставщика.
-
Факт («Отгружено»): актуальные данные о том, какая часть этого товара уже отправлена со склада конечным клиентам.
Это не просто ускорение работы — это новый уровень контроля и уверенности в каждом шаге логистической цепочки. Компания всегда владеет полной информацией для принятия верных и своевременных решений.
АРМ «Рабочее место логиста»
Для распределения заказов покупателей на заказы поставщику мы разработали автоматизированное рабочее место логиста. Здесь возможно осуществлять сортировку заказов, задавая параметры отборов. А также можно отсортировать заказы, которые находятся в конкретном заказе на производство или отобрать нераспределенные заказы.
Как было раньше
Логисту приходилось работать с кипой документов. Чтобы собрать одну машину, он вручную искал и добавлял нужные товары из разных заказов. Это было долго, и можно было легко что-то упустить или ошибиться.
Как стало сейчас
Быстрое формирование рейса
- Логист заходит в свое рабочее место и с помощью удобных фильтров (например, по типу тарифа или статусу) выбирает грузы, готовые к отправке.
- Затем перетаскивает мышкой (drag-and-drop) нужные грузы в окно нового рейса, моментально наполняя его.
- Система автоматически добавляет в рейс все связанные с этими грузами товары и объединяет (консолидирует) данные.
Заполнение данных рейса
- Логист открывает созданный рейс и вносит необходимую информацию: данные по тарифам (авиа или авто), поставщику, договору.
- На этом же этапе добавляются необходимые материалы. Многие данные подтягиваются автоматически.
Автоматическое создание документов для производства
- После заполнения данных логист нажимает всего одну кнопку — «Создать приходные накладные».
- Система автоматически формирует приходные документы на все материалы, необходимые для выполнения заказа на производство.
Формирование расходных накладных
Как только производственный цикл в системе завершен (материалы оприходованы), программа автоматически создает расходные накладные для каждого груза в рейсе. Это действие закрывает учетную часть и готовит документы для отгрузки товара покупателю.
Распределение затрат и выставление счетов
Когда рейс завершен и груз доставлен на склад компании, логист может распределить фактические затраты на рейс — например, стоимость перевозки. На основании этих данных система помогает автоматически сформировать и выставить клиенту счет за транспортные услуги.
Весь процесс, от сборки машины до выставления счетов, стал прозрачным и в значительной степени автоматизированным. Это избавляет логиста от рутинной ручной работы, сокращает время и снижает риск ошибок.
Автоматизация работы склада: процесс приемки товара
Когда машина с грузом прибывает на склад, сотрудник выполняет все операции в едином рабочем месте. Процесс выглядит так:
1. Начало приемки и сверка по документам
- В системе отображается рейс со статусом «Прибыл на склад».
- Для этого рейса автоматически формируются печатные формы (акты приемки).
- Используя эти документы, кладовщик физически сверяет прибывший товар:
- Совпадает ли количество грузов?
- Все ли коробки (места) на месте?
- Нет ли пересорта (когда привезли не тот товар)?
2. Фиксация расхождений (если они есть)
- Если при проверке обнаруживается недостача или излишек, сотрудник отмечает это прямо в системе.
- На основе этих данных автоматически создается инвентаризационная ведомость — документ, который фиксирует разницу между плановым и фактическим количеством товара.
3. Загрузка фактических данных и автоматическое обновление
- Сотрудник заполняет простой Excel-файл, указывая фактическое количество товара. Например, «план — 9 коробок, факт — 8».
- Этот файл загружается в систему одной кнопкой.
- Самое главное: после загрузки система автоматически запускает цепную реакцию и обновляет данные во всех связанных документах: в самом грузе, в рейсе и в приходных накладных.
4. Завершение приемки
- После сверки и обновления данных сотрудник нажимает кнопку «Завершить прием».
- Операция фиксируется в системе, и на основании точных данных о приемке в дальнейшем выставляются счета клиентам за услуги доставки.
Автоматизация работы с сертификатами на цветы
Привозить цветы из-за границы стало сложнее. Ввели новые законы: теперь таможня требует особые сертификаты на цветы из определенных стран и очень строго следит за их наличием.
Что было сделано?
Разработали рабочее место по сертификатам. Удобный интерфейс с отборами по рейсу (заказу на производство) и стране происхождения цветов. Реализовали автоматическое сопоставление. Система сравнивает количество цветов в сертификате с количеством в заказе на производство и показывает, каких сертификатов не хватает.
Создали справочник «Сертификат». Здесь хранится вся необходимая информация: номер, дата, страна происхождения и ссылка на оригинальный PDF-файл в облачном хранилище.
Автоматизировали отправку писем. После заполнения всех данных система автоматически отправляет письмо с двумя вложениями: списком сертификатов и таможенным инвойсом (с печатями) на указанные адреса электронной почты. Файлы сертификатов подтягиваются прямо из облачного хранилища.
Настроили функцию загрузки PDF-сертификатов. Нажав на кнопку «Вложить файл», выбрав «Сертификат», он загружается в облачное хранилище. Пользователь получает ссылку на этот файл, которая автоматически появляется в поле «Ссылка на сертификат». При отправке письма сертификат будет прикреплен по этой ссылке.
Итоги проекта
Какие задачи решили:
- Создано единое информационное пространство, где каждый этап — от формирования заказа до прохождения таможни — отслеживается в реальном времени. Руководство получило инструмент для принятия быстрых и обоснованных решений.
- Освободили сотрудников от рутинных операций. Сборка рейсов, создание приходных и расходных накладных, сверка на складе и подготовка документов для таможни теперь выполняются в несколько кликов, а не часов.
- Автоматизация сверки «план/факт» на складе и сопоставления сертификатов практически исключает риск ошибок, которые ранее приводили к финансовым и временным потерям.
- Проблема с нехваткой или некорректностью сертификатов полностью решена. Система заранее сигнализирует о любых несоответствиях, обеспечивая беспрепятственное прохождение грузов через границу.
- Логисты и менеджеры теперь тратят время не на перекладывание бумаг, а на анализ данных и оптимизацию процессов, что напрямую влияет на эффективность бизнеса.
- Прозрачная себестоимость каждого из этапов доставки позволяет компании быть максимально конкурентоспособной на рынке и проводить грамотное ценообразование на свои услуги.
Создание единой информационной системы обеспечило полную прозрачность логистики и дало руководству инструмент для оперативного управления. Благодаря автоматизации рутинных задач, которые теперь выполняются в несколько кликов, удалось практически исключить риск ошибок, минимизировать финансовые потери и гарантировать беспроблемное прохождение таможни. Это освободило время сотрудников для решения аналитических задач, напрямую влияя на рост эффективности всего бизнеса.
Работы по проекту были выполнены компанией «Айтон».
