Компания "1С-Рарус" завершила проект комплексной автоматизации в издательстве "ЭКСМО". Создана корпоративная информационная система (КИС), охватывающая головной и восемь региональных офисов издательства. В основе КИС лежат "1С:Управление производственным предприятием 8", "1С:Консолидация 8" и программно-методический комплекс "1С-Рарус:Процессное управление". В результате внедрения повышен общий уровень автоматизации, увеличено количество автоматизированных бизнес-процессов, улучшена методологическая основа для планирования производственных ресурсов, отражены в ERP-системе сквозные бизнес-процессы между подразделениями "ЭКСМО", оперативные и учетные данные консолидированы в единой информационной базе. На данный момент в информационной системе зарегистрировано более 1000 пользователей.
"ЭКСМО" сегодня – это издательство №1 в России. Компания занимает 20% российского книжного рынка и располагает крупнейшим в России авторским портфелем из 8000 имен. "ЭКСМО" – лидер по тиражу издаваемых книг по данным Российской книжной палаты, ведущее издательство на рынке художественной, развлекательной, прикладной и детской литературы.
Издательство имеет развитую дистрибуторскую сеть, включающую восемь региональных центров. Особое внимание уделяется оперативности поставок новинок в магазины – через два-пять дней с момента выхода книги.
"ЭКСМО" имело положительный опыт использования программ "1С" для организации работы дистрибуторского подразделения. Однако производство было автоматизировано с помощью именитой западной системы. Использование разных систем значительно затрудняло работу склада и постоянно требовало дополнительных настроек.
Марина Емельянова, финансовый директор: "Ранее использовавшаяся в "ЭКСМО" западная ERP-система не устраивала издательство: обновление и развитие системы с учетом изменений внутри компании и во внешней бизнес-среде требовало больших затрат как времени, так и финансов. Очень медленно происходило оформление необходимой документации при дистрибуции книг региональным центрам и конечным клиентам. Складскому персоналу, приходилось работать в четыре смены, а выдача заказов нередко задерживалась на несколько часов".
Был затруднен обмен данными, что приводило к разногласиям между подразделениями и негативно сказывалось на эффективности бизнеса.
Приступая к выбору новой информационной системы, IT-руководство "ЭКСМО" выделило несколько значимых критериев.
Комментирует Илья Кашпаров, директор по бизнес-администрированию: "Мы искали информационную систему, которая при более низкой совокупной стоимости владения смогла бы обеспечить не только более тесную интеграцию бизнес-процессов и информационных потоков между подразделениями и бизнес-единицами компании, но и позволяла бы при меньших трудозатратах обеспечивать высокую скорость изменений, требуемых бизнесом. Издательству требовалась современная ERP-система, которая могла более оперативно реагировать на изменения бизнеса в части внедрения нового функционала.
Систему планировалось использовать в тесной интеграции с web-порталом на платформе "1С-Битрикс" для организации документооборота в компании и других процессов, обеспечивающих наилучший сервис и удобство работы как для наших клиентов, так и для сотрудников "ЭКСМО".
В качестве основы новой информационной системы была выбрана гибкая и стабильная программная платформа "1С:Предприятие 8.2", позволяющая обеспечить более оперативную реакцию на изменения и высокое качество поддержи при меньшем штате специалистов. Подрядчиком по реализации проекта стала компания "1С-Рарус", обладающая уникальным опытом автоматизации крупных российских предприятий.
Для реализации базового функционала были применены конфигурации "1С:Управление производственным предприятием 8" и "1С:Консолидация 8", а также программно-методический комплекс "1С-Рарус:Процессное управление".
Специалистами "1С-Рарус" была разработана и внедрена подсистема управления данными редакционно-производственного блока. Созданы рабочие места редакторов, художников, технологов, плановиков, снабженцев, бухгалтеров по учету типографских услуг, бюджетных контролеров. Ранее художникам приходилось работать в отдельных системах, получать и отправлять редакторам задания с помощью дополнительных программ. Сегодня каждый художник включен в общую информационную систему. Так, например, поступающие из редакций заявки на художественное оформление без лишних трудозатрат ведутся по статусам выполнения и обеспечиваются точками контроля качества художественного исполнения с привязкой к отчетности по KPI. Схема создавалась с учетом возможности удаленной работы художников.
Создана подсистема управления редакционно-издательским блоком, которая содержит полную информацию о книгах: начиная от идеи, заканчивая техническими характеристиками ее выпуска, вариантами оформления обложки. Пользователи могут получить максимум информации об издании буквально одним кликом мыши. Это позволило ускорить процесс подготовки и выпуска книг.
На базе "1С:Управление производственным предприятием 8" разработана подсистема оперативного планирования производства, позволяющая:
- Определять технологические параметры производства;
- Планировать потребности в материальных ресурсах для обеспечения процессов производства по планам редакций;
- Вести расчет плановой себестоимости и сравнивать ее с фактическими показателями, эффективно управляя производственным бюджетом.
Из-за сложности и высокой стоимости обновления формул расчета плановой себестоимости книг в прежней системе издательству приходилось использовать упрощенные формулы, заданные 3 года назад. Со старой информационной системой погрешность при расчетах составляла около 10-15%. С помощью "1С:Предприятие 8" была оптимизирована работа технологов при определении технологических параметров производства изданий. Сегодня погрешность снизилась до уровня 3-5%. В дальнейшем, за счет автоматизации раскроя листов на печатном оборудовании, планируется снизить погрешность до 0-1%.
Сотрудникам отдела снабжения приходилось вручную рассчитывать, сколько материала ушло на выпуск какого-либо издания, соотносить расходы с объемами поставок. В результате реавтоматизации данных процессов на новой платформе "1С:Предприятие 8.2" и сокращения ручного труда увеличена скорость работы специалистов по снабжению.
Автоматизированы взаиморасчеты с правообладателями. С помощью "1С:Предприятие 8" организовано управление договорами и объектами авторского права, происходит расчет и учет вознаграждений. Издательство получило возможность рассчитывать авторские вознаграждения по различным методикам: как от объемов выпуска, так и от объемов продаж.
За счет быстродействия системы ускорилось оформление документации при дистрибуции книг. Персонал торгового дома теперь работает в три смены, выдача заказов происходит оперативно, сокращено время ожидания представителей дистрибуторских центров и клиентов.
В новой ERP-системе работают следующие подразделения: литературные редакции, департамент по производству и снабжению, торговый дом, арт-дирекция, отдел допечатной подготовки, отдел по работе с электронными авторскими правами, отдел международного авторского права, планово-экономический отдел, финансовый департамент, бухгалтерия, юридический отдел. В информационной системе зарегистрировано более 1000 пользователей, количество одновременных подключений свыше 400.
В результате внедрения "1С:Предприятие 8" издательство "ЭКСМО" может быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде и законодательстве. И если ранее время реакции на необходимость изменения системы занимало свыше 30 дней, то сегодня адаптация с учетом новых требований происходит за 1-2 дня.
По словам Марины Емельяновой, "Расширение типового функционала "1С:Управление производственным предприятием" с учетом направленности на оптимизацию операционной деятельности издательства позволило автоматизировать учет товарно-материальных ценностей, движение денежных средств, вести учет затрат и расчет себестоимости, бухгалтерский и налоговый учет.
С помощью программного продукта "1С:Консолидация" мы реализовали задачи по бюджетированию. Программно-методический комплекс "1С-Рарус:Процессное управление" помог выстроить непрерывную цепочку взаимодействия между всеми подразделениями и сформировать удобную модель управления изменениями производственного плана, а также документооборота.
Такого рода проекты занимают в общей сложности полтора-два года. Но перед нами стояла задача внедрить "1С:Предприятие" за семь месяцев с учетом сезонности в активности продаж. Благодаря плодотворной работе совместной команды наших специалистов департамента Бизнес-администрирования и специалистов "1С-Рарус" мы с этой задачей успешно справились. Уже через два месяца с начала проекта в систему были включены редактора, через четыре – запущено в опытную эксплуатацию производство. Шестой месяц ознаменовался полным прекращением работы в старой информационной системе.
В результате проекта издательство получило надежный, гибкий и эффективный инструмент, позволяющий оптимизировать бизнес-процессы и лучше проработать схему внутренней работы предприятия, уточнив роль каждого процесса в общей картине и его влияние на конечный результат. Мы получили в свое распоряжение оптимально работающую систему с низкой совокупной стоимостью владения, более простой сервисной моделью Дирекции по бизнес-администрированию, и при этом – с более высоким качеством поддержки бизнес-заказчиков.
Мы остались очень довольны тем, как в "1С:Предприятии 8" реализован складской и логистический учет. За счет автоматизации данных участков издательство получило наибольшую экономию средств, оценивающуюся нами в миллионы рублей. Ведь мы сократили работу ночной – самой высокооплачиваемой – смены складских работников и снизили выплаты за переработку.
Автоматизация расчета фактической себестоимости производства книг в новой системе позволила ускорить данный процесс в несколько раз: ранее занимавшая три дня работа теперь проводится за полтора часа.
Благодаря реализованной с помощью "1С:Управление производственным предприятием 8" подсистемы Казначейство ТОП-менеджеры компании регулярно получают достоверную и прозрачную отчетность о состоянии финансов в компании.
В целом после реализации проекта хочется отметить, что качество "1С:Предприятия 8" соответствует уровню зарубежных систем, а система при этом имеет более понятный интерфейс, что вместе с экономической выгодой от ее внедрения делает отечественные разработки наиболее привлекательными из всех представленных на рынке".
"ЭКСМО" сегодня – это издательство №1 в России. Компания занимает 20% российского книжного рынка и располагает крупнейшим в России авторским портфелем из 8000 имен. "ЭКСМО" – лидер по тиражу издаваемых книг по данным Российской книжной палаты, ведущее издательство на рынке художественной, развлекательной, прикладной и детской литературы.
"1С-Рарус" – совместное предприятие фирм "1С" и "Рарус". За 18 лет работы на рынке клиентами "1С-Рарус" стали более 100 000 предприятий России и стран СНГ, а также подразделения крупнейших мировых компаний. Специалистами "1С-Рарус" разработано 70 типовых решений для 17 отраслей бизнеса. Офисы группы компаний работают в России и Украине: Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Казань, Рязань, Новосибирск, Киев, Севастополь.
Группа компаний 1С-Рарус" является лидером рейтингов фирмы "1С": "Купить 1С:Предприятие"; "1С:Консалтинг" (рейтинг партнеров "1С", работающих на корпоративном рынке); "Центр компетенции по автоматизации торговли".
"1С-Рарус" – Сертифицированный партнер Microsoft, Золотой партнер Билайн и 1С-Битрикс, член ассоциации Некоммерческого Партнерства Поставщиков Программных Продуктов (НП ППП).
В группе компаний "1С-Рарус" работает более 1 700 сотрудников, большинство из них сертифицированы фирмой "1С". Система менеджмента "1С-Рарус" соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2008.
Дополнительная информация:
За дополнительной информацией просьба обращаться к PR-менеджеру "1С-Рарус" Елизавете Мозжухиной по тел.: (495) 223-04-04, 231-20-02.
www.rarus.ru