Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершила автоматизацию процесса бюджетирования в крупной круизной компании "ВодоходЪ – Санкт-Петербург". Проект реализован на базе системы "1С:Управление производственным предприятием 8". В числе основных результатов проекта компания "ВодоходЪ – Санкт-Петербург" отмечает увеличение скорости формирования бюжетов и согласования платежей, снижение трудозатрат сотрудников финансового отдeла компании, улучшение качества планирования, усиление контроля за точным исполнением бюджетов.
"ВодоходЪ – Санкт-Петербург" один из лидеров среди круизных компаний в Северо-Западном регионе РФ. Наряду с круизным флотом, в коммерческой эксплуатации организации находится и внутригородской флот. В состав круизного флота "ВодоходЪ – Санкт-Петербург" входит 6 теплоходов вместимостью до 350 человек. Внутригородской флот включает в себя 2 теплохода типа "Нева", 1 теплоход типа "Москва" и 10 единиц флота типа "Метеор". Помимо речных круизов и прогулочно-экскурсионных рейсов, компания предоставляет услуги по организации общественного питания на теплоходах, кейтеринговому и экскурсионному обслуживанию.
Залогом успешного развития судоходной компании является эффективное планирование результатов работы собственного флота. Для этого необходимо вести качественное бюджетирование, контролировать и проводить анализ фактического исполнения бюджетов.
Ранее бюджетирование в организации осуществлялось в разрозненных электронных таблицах, данные по бюджетам офисов и теплоходов компании формировались и сверялись с фактическими вручную. Процесс согласования заявок на расходование средств не был автоматизирован и занимал много времени. С каждым днем, по мере развития бизнеса повышалась трудоемкость составления и контроля исполнения бюджетов. Руководство компании давно испытывало необходимость в единой информационной системе с мощным аналитическим функционалом для более тщательного финансового планирования деятельности головного офиса и 19-ти судов компании. В современных экономических условиях эта необходимость проявилась особенно остро.
"Нашей компании была необходима единая информационная система для автоматизации бюджетирования. – комментируя предпосылки к автоматизации рассказывает финансовый директор компании "ВодоходЪ – Санкт-Петербург" Алексей Грушин. – Большой объем информации и разрозненность электронных таблиц снижали оперативность и качество финансового планирования и контроля работ по бюджетам организации".
Реализация проекта была доверена петербургскому подразделению компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), которая хорошо себя зарекомендовала по опыту предыдущего сотрудничества на проектах автоматизации компании. Решено было внедрить в компании программный продукт ERP-класса – "1С:Управление производственным предприятием 8" (1С:УПП). Выбор 1С:УПП в рамках проекта был обусловлен тем, что продукт обладает мощнейщим функционалом для автоматизации бюджетирования и позволяет осуществлять качественное финансовое планирование. Проект был выполнен за 11 месяцев. В результате создана единая информационная система для формирования и контроля бюджетов компании. Широкий функционал 1С:УПП позволил формировать необходимые финансовые бюджеты:
- бюджет движения денежных средств,
- бюджет доходов и расходов,
- оборотные бюджеты для флота – на любой период в любом разрезе (по контрагентам, по номенклатуре, по круизному и внутригородскому флоту).
Благодаря удобному аналитическому функционалу системы в компании осуществляется детальный план-фактый анализ, выявляются причины расхождения в бюджетах, проводится мониторинг фактической работы всей компании и ее отдельных направлений. На основании полученных данных составляется экономический прогноз и сводная отчетность. Все эти данные позволяют проводить глубокий анализ отклонений в бюджетах, анализы доступности денежных средств.
С помощью бюджета денежных средств и плана счетов бюджетирования руководство компании прогнозирует движение будущих финансовых потоков и выявляет количество свободных средств, остающихся на счете, производит анализ достаточности денежных средств для работы в аналогичном режиме в течение следующего периода. В соответствии с полученными данными задаются объемы и планы работ на следующий год.
Использование бюджета доходов и расходов обеспечило руководство компании инструментом для анализа конкретных финансовых операций и выявления прибыльности или убытка каждой из них. Такое детальное и аккуратное планирование, тщательный анализ позволяют избежать возможных финансовых рисков и потерь.
Для упрощения сложного процесса внутреннего согласования заявок на расходование денежных средств в компании был внедрен и интегрирован с 1С:УПП продукт линейки БИТ.Финанс – "БИТ:Управление денежными средствами", разработанный в компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) и имеющий статус "Совместимо! Система программ "1С:Предприятие". Это позволило полностью автоматизировать документооборот заявок на расходование денежных средств с привязкой к действующему бюджету. Теперь заявки автоматически транслируется по этапам внутреннего согласования и могут быть сразу отнесены на конкретный расчетный счет, при этом система выдает оповещения ответственным лицам о поступлении заявок. Это позволило в 3 раза ускорить согласование платежей. Ранее подобные процедуры в компании не были автоматизированы.
В целом, автоматизация бюджетирования позволила компании:
- получать объективную картину потребности компании в финансовых средствах и материальных ресурсах,
- в несколько раз увеличить эффективность работы финансовой службы предприятия за счет грамотного планирования действий компании с учетом периодов недостатка/избытка денежных средств,
- оптимизировать затраты за счет больших возможностей маневрирования ресурсами компании;
- улучшить управление долговыми обязательствами и инвестициями;
"Мощный аналитический функционал системы, созданной на базе "1С:Управления производственным предприятием 8" позволяет анализировать платежеспособность компании, объемы прибыли и убытки за выбранные периоды, – комментирует результаты проекта Алексей Грушин, – вести анализ оборачиваемости финансов и рентабельности оказываемых услуг. Подобные экономические показатели очень важны и позволяют руководству компании с высокой точностью прогнозировать эффективность собственного бизнеса и строить планы на будущее".
"ВодоходЪ – Санкт-Петербург" – признанный лидер среди круизных компаний в Северо-Западном регионе РФ. Образовалась компания в 2004 году на базе Санкт-Петербургского филиала "Волга-Флот-Тур". В коммерческой эксплуатации "ВодоходЪ – Санкт-Петербург" наряду с круизным находится и внутригородской флот. В состав круизного флота входят 6 теплоходов вместимостью до 350 человек. Внутригородской флот включает в себя два теплохода типа "Нева", 1 теплоход типа "Москва" и 10 единиц флота типа "Метеор". Помимо речных круизов и прогулочно-экскурсионных рейсов компания предоставляет услуги по организации общественного питания на теплоходах, кейтринговому обслуживанию, приему иностранных туристов и оказания им экскурсионных услуг. За 2009год услугами компании воспользовались 488 437 российских и иностранных туристов.
Дополнительная информация:
www.vodohod.spb.ru
Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) – официальный партнер фирмы "1С" с 1997 года. Компания является сегодня крупнейшей сетью среди фирм – франчайзи "1С" и насчитывает более 40 офисов, которые работают в трех странах: России, Украине и Казахстане. Спецификой деятельности БИТ является не только автоматизация предприятий на базе 1С, но и обучение, консультации бухгалтеров по всему спектру профессиональных вопросов. За время работы компания произвела более 70000 успешных внедрений автоматизированных систем. В штате более 1500 сотрудников, большая часть которых сертифицирована фирмой "1С". Система менеджмента качества компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) в пяти офисах в Москве, в том числе и в Центральном, в трех офисах в Санкт-Петербурге, в том числе и в Центральном, и в офисах в Красноярске, Киеве, Самаре, Казани, Саратове, Ростове-на-Дону, Екатеринбурге, Иркутске, Челябинске сертифицирована на соответствие международному стандарту качества ISO 9001:2000.
Дополнительная информация:
www.1cbit.ru
Санкт-Петербургское подразделение "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ): Санкт-Петербург, ул. Бабушкина, д. 36, корп. 1 (м. Ломоносовская).
Тел.: (812) 325-49-49
E-mail: spb@1cbit.ru