Пермская компания «Электротехпром» – крупный поставщик кабельной продукции – завершила второй этап автоматизации на базе «1С:Управления торговлей 8». Новая система значительно упростила обработку клиентских заказов. В момент поступления заявки менеджер по продажам теперь может быстро сравнить цены поставщиков, выбрать оптимальное предложение и выставить счет. Автоматизация склада с учетом специфики предприятия ускорила оформление складских операций и отгрузку продукции.
Компания ЗАО «Электротехпром» основана в 1999г. и специализируется на комплексных поставках кабельно-проводниковой и электротехнической продукции во все регионы России. Активное развитие ряда направлений (например, поставки электротехники и электромонтажных работы), с выделением их в дочерние компании, привело к образованию группы предприятий. По объему реализации продукции «Электротехпром» входит в пятерку крупнейших на Урале поставщиков кабеля.
В ходе своей деятельности компания сталкивалось с рядом сложностей, связанных с отраслевыми особенностями ведения учета:
- Кабельная продукция является высокотехнологичной, имеет сложные наименования (например, Кабель АВБбШвнг-LS 3х70+1х35(ож)-1) и большой ассортимент. Отсутствие единых отраслевых стандартов в написании названий значительно затрудняло документооборот предприятия, возникали «дубли» в номенклатурной базе и финансовых документах, сотрудники тратили много времени на поиск нужной товарной позиции в базе.
- Стоимость кабельной продукции зависит от сезона и мировых цен на цветные металлы и часто меняется. Например, в 2005 году резкий рост цен на медную катанку приводил к необходимости еженедельного, а порой и ежедневного перерасчета цен.
- Для того чтобы выставить счет клиенту или сделать заказ на поставку, менеджерам каждый раз необходимо было просматривать хранящиеся в электронных таблицах прайс-листы основных поставщиков и рассчитывать закупочные цены с учетом действующих скидок.
- Кабельная продукция, с которой работает «Электротехпром», имеет десятки видов упаковки, различной по габаритам и весу. Складской учет товара ведется одновременно по номеру тары (упаковки) и количеству мест, занимаемых на складе. Эти и другие особенности учета ранее были реализованы в электронной базе собственной разработки.
Жесткая региональная конкуренция (более 60 кабельных фирм в Перми), а также стратегические цели поставили компанию перед выбором новой системы автоматизации бизнеса. Специалисты «Электротехпром» определили требования к будущей корпоративной системе, описали текущие и планируемые бизнес-процессы, изучили опыт других внедрений. Были поставлены цели автоматизации:
- оптимизация работы менеджеров, быстрое оформление счетов;
- автоматизация ввода цен основных поставщиков;
- оптимизация выбора поставщика (упрощение и ускорение отбора самого выгодного предложения);
- внедрение элементов управления взаимоотношениями с клиентами (CRM);
- обеспечение оперативности и прозрачности учета, возможности контроля работы менеджеров.
В качестве основы для построения системы была выбрана типовая конфигурация «1С:Управление торговлей 8». Главными аргументами в пользу данного программного продукта стало соответствие его функционала потребностям средней торговой организации; невысокая стоимость, как самого решения, так и работ по его адаптации к специфике «Электротехпрома»; широкая распространенность типовой системы, которая на момент начала проекта уже давно успешно эксплуатировалась многими торговыми предприятиями страны.
Этапы «Счет» и «Склад»
Работы по внедрению системы были реализованы совместно с интегратором – компанией «АСП» (г. Екатеринбург). Первый этап автоматизации, основной целью которого была оптимизация работы менеджеров по продажам, длился с августа 2005 по май 2006-го. За период с июня 2006г. по январь 2007г. автоматизировано управление складом.
На первом этапе специалистами «Электротехпрома» были определены правила написания названий продукции, вся номенклатура была переписана и «загружена» в систему с учетом новых правил. Силами интегратора реализована возможность расчета закупочных цен на основании групп скидок, определяемых поставщиком, автоматизирована загрузка в систему нескольких видов прайс-листов поставщиков из электронных таблиц, доработан учет продукции по сериям.
К специфике бизнес-процессов «Электротехпрома» были адаптированы экранные формы типового решения. На основных действиях пользователей исключены лишние «окна». Это позволило упростить и ускорить заполнение документов. Разработана интерактивная экранная форма «Текущий склад», позволяющая просматривать остатки с учетом:
- данных по таре («№ тары», тип тары, брутто и другое);
- данных по поставщику (дата и цена поставки, текущие закупочные и «прайсовые» цены поставщика);
- данных по выставленным счетам на продукцию («мягкий резерв») и о том, что продукция продана («твердый резерв»).
- с фильтрами по менеджеру, поставщику, таре и по части названия продукции (для поиска аналогов);
Получив информацию о состоянии остатков, менеджер может, не выходя из документа, быстро выставить счет, либо оформить «отмотку» кабеля. Реализованный сервис «отмотка» – перенос части продукции (кабеля) с одной тары (барабана) на другую(е) – в отличие от типовой функции «разукомплектация», проводится «пакетом» (сразу на несколько позиций), с учетом типа тары, количества мест и другой специфики предприятия.
Неожиданно много времени было затрачено на реализацию возможности получения данных об актуальных складских остатках. Потребовалось менять складской документооборот (например, для сохранения очередности дат вводимых документов), персонально обучать кладовщиков и бухгалтеров, настраивать права пользователей и исправлять ошибки в системе.
В ходе проекта специалисты большое внимание уделяли устойчивости внедряемой системы, предпочитая корректировку бизнес-процессов предприятия внесению изменений в типовую конфигурацию. Значительные трудозатраты приходились на тестирование внесенных в конфигурацию интегратором изменений (включая замеры быстродействия), с предоставлением детального описания ошибок (включая вид экранных форм и коды ошибок), возникающих в результате быстрого программирования.
Итоги выполнения двух этапов
На текущий момент в системе работают менеджеры по продажам, кладовщики, бухгалтеры и руководители. При наличии 20 одновременных подключений (лицензий), система используется на 35 рабочих местах (согласованы графики и очередность работы).
Благодаря систематизации номенклатурного справочника, исключению «дублей» и появлению возможности учета товара по дополнительным характеристикам, объем справочника значительно сократился и сейчас составляет 37 тысяч позиций. Менеджерам стало гораздо проще находить в нем нужные товарные позиции.
Оформление финансовых (счет/фактура) и отгрузочных (пропуск, накладная) документов в одной базе исключили ошибки при оформлении документов, приводящие порой к «пересортице» на складе.
Общий бюджет проекта (без заработной платы сотрудников) составил 1 миллион рублей. Кроме оплаты лицензий «1С:Предприятие 8» и работ по адаптации системы, был приобретен сервер, заменено порядка 30% компьютерного парка и все имеющиеся 15-и дюймовые мониторы.
Внедрение системы с оптимизацией основных бизнес-процессов предприятия, с перераспределением ответственности подразделений и руководителей, ускорило процессы отмотки продукции, оформления отгрузки и, особенно, выставления счетов для покупателей.
В 2006-ом году за первые восемь месяцев работы системы счетов-фактур было оформлено в два раза больше, чем за весь 2005 год, а количество выставленных счетов увеличилось в 7 раз (!) и достигло 8 тысяч.
Таким образом, внедрение системы устранило значительную часть рутинной, бумажной работы, а совместно с другими успешно реализованными руководством компании проектами, способствовало увеличению объема реализации компании за 2006 год на 75%!
Юрий Вшивков, Руководитель проекта:
«При расчете сроков и стоимости проекта, возможно, следует учесть, что большой спрос на автоматизацию делает для Интегратора привлекательным продажу софта и «короткие» внедрения. Интегратор готов реализовать любые задачи Заказчика, с последующим платным исправлением алгоритмов на этапе опытной и промышленной эксплуатации.
Внедряя комплексную систему, Вы встаете перед выбором: перерабатывать типовую конфигурацию, по многочисленным, а зачастую и противоречивым требованиям пользователей, или изменять бизнес-процессы предприятия под внедряемую систему. Первый путь технически быстро реализуется интегратором и ИТ-службами предприятия с последующим сопровождением и текущей доработкой. Второй путь, требующий изменения документооборота, перераспределения обязанностей, обучения персонала (особенно бухгалтерии), на фоне текущей деятельности предприятия протекает весьма болезненно, требует много времени и возможен только при поддержке и заинтересованности первого лица компании. Но в итоге, именно данный путь позволил получить весьма значительные результаты».
Владимир Петухов, Генеральный директор ЗАО «Электротехпром» :
«Для того, что бы быть успешным и опережать своих конкурентов надо работать и работать быстро, качественно и не изменяя принципам компании. К тому моменту как перед нами встал выбор способов улучшения работы компании, мы достигли значительных результатов на рынке кабельно-проводниковой продукции, накопили большой опыт работы, широкий круг поставщиков и клиентов. Поэтому решение, которое мы выбирали, должно было гармонично вписаться в компанию и соответствовать её стратегическим целям. Уже сегодня можно сказать, что выбор был правильным. А главное, что потенциал программы позволяет сделать еще больше, и мы будем продолжать улучшать качество нашей работы и выходить на новые уровни развития».
На данный момент проект продолжается в направлении расчета рентабельности каждой сделки с учетом транспортных и накладных расходов, расходов на отмотку продукции, с проведением финансового контроля поступающих и исходящих платежей по сделке.
Департамент информационных технологий «АСП». Компания «АСП» основана в 1992 году. Основная цель компании – увеличивать успех и процветание предприятий России, помогая им в решении учетных и управленческих задач при помощи систем автоматизации бизнеса.
«Компания «АСП» является официальным дистрибутором компании «1С» – российского лидера в области разработки и поставки программного обеспечения для автоматизации бизнеса и обладает статусами:
- «1С: Франчайзи»
- «Авторизированный Учебный Центр»
- «Авторизированный Центр Сертификации» фирмы «1С»
- «Центр сопровождения программ и информационных продуктов фирмы «1С».
«Компания «АСП» предоставляет полный комплекс услуг по автоматизации управления и учета на основе программ «1С». Наша основная задача: быстрое решение потребностей заказчика с минимальными временными и финансовыми затратами за счет готовых программных средств. Система менеджмента компании «АСП» сертифицирована по международному стандарту ISO 9001:2000.
Контактная информация:
г. Екатеринбург, ул. Белинского, 163В
Телефоны: (343) 220-20-20
www.asp-1c.ru
Контактное лицо: Владислав Каралупа
e-mail: karalupa@narod.ru
ЗАО «Электротехпром» работает на кабельном рынке с 1999 года и за эти годы зарекомендовало себя, как добросовестный и ответственный партнер для многих предприятий России. На сегодняшний день компания входит в пятерку крупнейших поставщиков кабеля на Урале в категории «объем реализации».
Являясь официальным дилером и партнёром крупнейших кабельных заводов страны производим комплексные поставки любого ассортимента кабельно-проводниковой продукции, в том числе эксклюзивные позиции, как из наличия с наших складов и складов заводов, так и под заказ. Произведем отмотку продукции (начиная с 1 м), выберем наиболее оптимальный способ доставки (а.м, ж.д., ТЭК, багаж, др.).
Наряду с кабельной продукцией, поставим электротехническое и другое оборудование, а также осуществим проектирование и монтаж электрических сетей.
Как лучшего поставщика, нас рекомендует общероссийский электротехнический портал www.ruscable.ru
Завоевать Ваше доверие мы можем успешным и взаимовыгодным сотрудничеством.
Предоставьте нам возможность проявить себя и Вы увидите, что мы – лучшие.
Контактная информация:
Телефон:(342)210-59-06
Факс:(342)210-59-05
www.permcable.ru
vyv@permcable.ru
Контактное лицо: Вшивков Юрий Владимирович