Специалисты компании "Кодерлайн" завершили внедрение системы "1С:Документооборот" в финансовом подразделении нефтесервисной компании "Инвестгеосервис". Новая система электронного документооборота, интегрированная с системой "1С:Управление строительной организацией", помогла упростить и упорядочить ежемесячную обработку сотен финансовых документов компании. Согласование и утверждение документов на предоставление услуг и распределение их по объектам (скважинам) ускорилось в 2,5 раза. В итоге обеспечено своевременное и упорядоченное согласование первичных финансовых документов, что повышает лояльность партнеров и положительно влияет на имидж компании.
Группа компаний "ИНВЕСТГЕОСЕРВИС" осуществляет полный цикл строительства нефтяных и газовых скважин. Входящее в группу предприятие АО "Инвестгеосервис" является генеральным подрядчиком по строительству скважин и специализируется на строительстве технологически сложных разведочных и эксплуатационных объектов.
Ежемесячно в компанию поступают, формируются, обрабатываются и согласовываются более сотни различных финансовых документов. Например, только через сотрудников финансового подразделения за год проходит около 2,5 тысяч первичных финансовых документов, связанных с выполнением работ/оказанием услуг и распределением их по объектам (скважинам) и этапам (секции скважин). Своевременное согласование и утверждение этих документов напрямую влияет на соблюдение сроков при закрытии бухгалтерской отчетности, а также на качество и полноту предоставления управленческой отчетности руководству компании для принятия соответствующих оперативных решений.
Ранее формирование и согласование финансовых документов в компании не было автоматизировано. Справки распределения; реестры начислений по неотфактурованным услугам; реестры несписанных материалов и т.п. формировались в электронных таблицах, которые затем распечатывались и в бумажном виде согласовывались с ответственными лицами - руководителями подразделений, кураторами проектов, экономистами. Бухгалтеры проверяли правильность заполнения таблиц и вручную заносили данные в систему "1С:Управление строительной организацией", использующуюся в компании для управления проектами строительства. При этом зачастую оформление документов затягивалось на разных этапах согласования. В среднем утверждение одного документа занимало около десяти дней.
Компании стала необходима информационная система, которая помогла бы упорядочить работу с документами, обеспечить их сохранность, ускорить сроки согласования.
Партнером по внедрению стала компания "Кодерлайн". Для выполнения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот".
В ходе проекта система была развернута на 50 рабочих местах, в том числе и в финансовом подразделении компании. Выполнена интеграция "1С:Документооборот" с "1С:Управление строительной организацией".
Ключевые итоги проекта:
Автоматизировано формирование и обработка финансовых документов. Сформированные в системе документы оперативно отправляются на согласование ответственным лицам через привычный сотрудникам внешний почтовый клиент, который интегрирован с системой. При этом если сотрудники используют для работы внешний клиент - все задачи и электронные сообщения автоматически отражаются в "1С:Документообороте". Окончательно оформленные и утвержденные ответственными лицами документы оперативно передаются в "1С:Управление строительной организацией" для дальнейшей обработки.
Обеспечена надежная сохранность документов, что повысило точность учета принимаемых работ/услуг, а также несписанных материалов и неотфактурованных услуг. Нужную справку распределения или реестр по несписанным материалам/неотфактурованным услугам можно быстро найти в системе.
Срок согласования и утверждения документов сократился в 2,5 раза - с 10 до 4 дней. Это позволяет компании более оперативно выполнять закрытие бухгалтерской отчетности, подготовку управленческой отчетности и, как следствие, оперативно принимать соответствующие решения руководством компании.
Процесс согласования стал более контролируемым, все ответственные лица в любой момент могут проследить, на каком этапе согласования находится тот или иной документ. Если период согласования превышает 4 дня - система уведомляет ответственных о том, что задача просрочена, и они могут оперативно выявить и устранить причины возникновения задержки. Это помогает не выходить из графика закрытия ежемесячной отчетности. Сроки согласования документов соблюдаются всеми подразделениями, участвующими в процессе согласования документов, что повышает лояльность партнеров и положительно влияет на имидж компании.
Константин Куланин, директор Департамента экономики и корпоративного планирования АО "Инвестгеосервис" отмечает: "Отлаженный документооборот - важная составляющая часть работы нашей компании, поэтому мы серьезно подошли к устранению проблем в процессах согласования и прохождения первичных финансовых документов. Ранее АО "Инвестгеосервис" взяло на себя обязательство по внедрению программы "быстрое закрытие" (закрытие бухгалтерского учета на 6-й рабочий день). Новая система "1С:Документооборот 8" во многом помогла выполнить данную программу, т.к. автоматизировала работу с документами, а на их согласование теперь тратится значительно меньше времени. В целом работа с документацией стала более упорядоченной".
АО "Инвестгеосервис" входит в Группу компаний "ИНВЕСТГЕОСЕРВИС" и является генеральным подрядчиком по строительству скважин, специализируется на строительстве технологически сложных разведочных и эксплуатационных скважин.
Группа компаний "Инвестгеосервис" объединяет специализированные предприятия в области строительства поисково-разведочных, наклонно-направленных и горизонтальных эксплуатационных скважин (в т.ч. ERD), интерпретации геологических и геофизических данных, подсчета запасов углеводородов, построения геологических и гидродинамических моделей месторождений, проектов разработки месторождений, исследования скважин, землеустроительных работ.
Группа компаний "Инвестгеосервис" осуществляет функции исполнителя и координатора полного комплекса нефтесервисных работ (услуг) на условиях генерального подряда или интегрированного управления проектами - от геологии до добычи.
Контактная информация:
117630, Россия, г. Москва, Проспект 60-летия Октября, д.10 А.
Тел./факс +7(495) 750-01-13.
http://www.ingeos.ru/,
referent@ingeos.ru
ООО "Кодерлайн" занимается внедрением, сопровождением, обслуживанием программ 1С. Имеет статусы: "1С:Центр компетенции по ERP-решениям фирмы "1С" (Производство; Торговля); "1С:Центр компетенции по документообороту"; ЦК 1С:КОРП; прошла сертификацию по ISO 9001:2008. Имеет опыт реализации 600 проектов различной сложности по разным продуктам 1С. В штате - более 300 сотрудников в Москве и 12-и региональных офисах. В числе постоянных клиентов - как небольшие частные компании, так и крупные предприятия, холдинги ("ИнтерРАО", "Стройтрансгаз", "Ликард", "СТС-Медиа", издательский дом "Просвещение" и др.). Компания предоставляет услуги в формате комбинированного взаимодействия: в режимах on-line и off-line (удаленное выполнение работ и на площадке у заказчика).
Контактная информация:
107023, г. Москва ул. Большая Семеновская, д. 45, оф. 204.
Тел./факс +7 (495) 374 55 29.
1c@koderline.ru,
http://www.koderline.ru/