Специалисты "AKBIS" завершили комплексную автоматизацию одной из ведущих дистрибьюторских компаний в Азербайджане - "Engin LTD". С помощью новой системы, созданной на основе "1С:Управления производственным предприятием", автоматизировано 120 рабочих мест в офисе и организована эффективная работа 150 мобильных сотрудников компании. В результате проекта улучшилось качество финансового планирования, усилен контроль за рентабельностью подразделений. Оптимизирована работа склада и службы логистики. Сокращены затраты на транспорт и мобильную связь. Торговые представители теперь могут выполнять продажу "с колес", формировать и распечатывать первичные документы непосредственно в присутствии клиента. Заказы обрабатываются в полтора раза быстрее, ускорилась их сборка и доставка клиентам. Уже в первые месяцы использования новой системы руководство смогло выработать ряд управленческих решений по реорганизации структуры компании и начать расширение сети суб-дистрибьюторов, что помогло увеличить объем продаж.
Компания "Engin LTD" была основана в 2000 году. Сегодня - это одна из ведущих в Азербайджане дистрибьюторских компаний, которая представляет такие всемирно известные бренды как "Procter&Gamble", "EczaciBashi", "Ferrero", "Vileda", "Ermop", "Tana", "Lorenz", "Coppenrath", "General Electric", "Kellogs", "Sedat Tahir AS".
В структуре "Engin LTD" - десять удаленных филиалов и складов. В числе клиентов - около 7000 торговых точек в разных городах Азербайджана. Также компания развивает собственную дистрибьюторскую сеть. Ежедневно торговые представители и call-центр предприятия регистрируют около 6000 заказов на поставку продукции. Для своевременного обслуживания покупателей предприятию необходимо четко контролировать остатки на складах, оперативно обрабатывать входящие заказы, своевременно планировать закупки, отгрузку и доставку заказов.
Ранее оперативный и складской учет в компании велись в разных информационных базах - по числу брендов. Также в отдельной системе был организован регламентированный учет. Для целей бюджетирования использовались электронные таблицы. Было сложно консолидировать данные о деятельности филиалов, планировать поставки продукции. Обработка заказов покупателей занимала много времени. Формировать отчеты поставщикам по продажам в десяти удаленных филиалах было долго и трудоемко.
Рост компании, расширение сети дистрибуции и штата сотрудников привели к необходимости создания новой информационной системы, которая позволила бы организовать точный складской и торговый учет, быстро обрабатывать входящие заказы, своевременно формировать заказы поставщикам, контролировать взаиморасчеты с покупателями. Для более оперативной работы с заказами покупателей требовалось автоматизировать работу 150-ти торговых представителей компании. Также необходимо было улучшить качество финансового планирования, внедрить систему многоуровнего бюджетирования, ускорить формирование отчетности по МСФО. Кадровой службе нужны были удобные инструменты для управления персоналом по KPI. Кроме того, требовалось организовать возможность пакетной выгрузки информации на сайт налоговой службы.
Для решения поставленных задач была приглашена компания "AKBIS", имеющая успешный опыт внедрения корпоративных информационных систем и обладающая хорошей репутацией на рынке ИТ-услуг.
В качестве основы для создания системы было решено использовать "1С:Управление производственным предприятием". Для автоматизации работы мобильных представителей был выбран продукт "Агент Плюс:Мобильная Торговля".
Ключевые итоги проекта:
- Обеспечен оперативный складской учет. Организован учет ответственного хранения товаров от поставщика перед их регистрацией на складе. Появилась возможность планировать закупки с учетом текущих остатков, истории продаж и потребностей клиентов. Скорость сборки заказов возросла, а покупатели получают товар, своевременно и в правильной комплектации.
- Логисты получили возможность эффективно распределять заказы на доставку. Оптимизировано количество собственного транспорта, при необходимости компания может оперативно арендовать транспорт на короткий срок. Это позволило снизить расходы на топливо и запчасти, сокращены затраты на доставку товара покупателям.
- Автоматизирована работа мобильных сотрудников: 150 торговых представителей компании получили возможность доступа к единой информационной системе через свои КПК. Теперь они оперативно получают "свежие" данные о состоянии каждого заказа, времени его сборки, о наличии нужной продукции на складах и состоянии взаиморасчетов с клиентами. Появилась возможность выполнять продажу "с колес", а также формировать и распечатывать первичные документы и отчеты непосредственно в присутствии клиента. Для оформления заказа теперь не нужно тратить время на передачу информации по телефону операторам call-центра, достаточно лишь внести заказ в КПК. Далее заказ по GPRS-каналу в считанные минуты транслируется на склад и в отдел логистики.
Кроме того, использование новых технологий в работе агентов позволило в 2 раза снизить расходы на корпоративную сотовую связь, т.к. стоимость передачи данных по нескольким заказам через GPRS-канал с КПК значительно ниже стоимости обсуждения аналогичных заказов по мобильному телефону с оператором call-центра в офисе. Сокращено количество вынужденных агентских звонков на склад и логистам с целью отследить состояние интересующего заказа. Оформление и передача заказов в работу существенно ускорились.
- При получении заявки от агента система автоматически формирует необходимые документы (заявка на доставку, сборочный лист для кладовщиков и т.д.), и кладовщики с логистами начинают подготовку заказа к доставке. Заказы передаются на комплектацию значительно быстрее.
- Оптимизирован процесс формирования, согласования и утверждения бюджетов. На формирование бюджетов уходит на 30% меньше времени, чем требовалось ранее. Качество финансового планирования повысилось. Появилась возможность оперативно оценивать отклонения плановых и фактических показателей и выявлять причины возникновения этих отклонений. Усилен контроль за расходованием денежных средств. В результате удалось более рационально использовать ресурсы, отклонения между плановыми и фактическими показателями сокращены. Практически исключена вероятность возникновения кассовых разрывов.
- Обеспечено точное ведение бухгалтерского и налогового учета, а также расчет заработной платы в соответствии с требованиями законодательства Азербайджана. Организован оперативный управленческий учет и учет по МСФО. Формирование регламентированной и управленческой отчетности ускорилось. Руководство получило возможность в онлайн-режиме контролировать деятельность подразделений, оценивать их рентабельность и анализировать полученные данные. Уже в первые месяцы использования новой системы удалось выработать ряд управленческих решений по реорганизации структуры компании и начать расширение сети суб-дитрибьюторов.
В итоге компания получила мощную систему для быстрой и эффективной работы с заказами клиентов. Оперативная и слаженная работа торговых агентов, кладовщиков, логистов, менеджеров отдела закупок многократно ускорила выполнение заказов клиентов на всех этапах. В результате лояльность клиентов к компании повысилась, объем продаж компании увеличился.
Положительно оценила результаты автоматизации руководитель финансового департамента "Engin LTD" в Азербайджане Нигяр Гейдарова: "Информационная система, построенная на основе "1С:Управления производственным предприятием", создала фундамент для развития бизнеса компании "Engin LTD" в Азербайджане. Появилась возможность вести детальный управленческий учет, выполнять оперативный и финансовый контроль, производить разноуровневый анализ бизнеса. Как следствие, это обеспечивает прозрачность учета и, что самое важное, позволяет вырабатывать эффективные управленческие решения. Также нужно отметить вклад компании AKBIS, специалисты которой квалифицированы CIMA и DipIFR, оказали услуги по оптимизации управленческого учета и подготовки отчетности по международным стандартам, разработке критериев оценки финансового состояния компании и ее направлений.".
Компания "Engin LTD" начала свою официальную деятельность 22 декабря 2000 г. Компания специализируется в основном в области продаж и маркетинга. Именно поэтому около 70% сотрудников компании работает в отделе продаж. Кроме того, в настоящее время компания включает в себя отдел информационных технологий, управления персоналом, аудита, финансов, бухгалтерского учета, маркетинга, обеспечения, поставок и технического обслуживания. Миссия - предлагать клиентам высокое качество услуг и заниматься сбытом широкого ассортимента качественной продукции на всех рынках, где мы работаем.
http://www.engin.az/
+994 12 447-76-00, Nigar@engin.az, Нигяр Гейдаров, Руководитель финансового департамента.
"AKBIS" - компания, разрабатывающая прикладные программные решения на платформе "1С" и гарантирующая высокое качество выполнения услуг по настройке, внедрению и сопровождению программных продуктов "1С". Компания "AKBIS" имеет статусы: 1С:Франчайзи, Кандидат 1C:Консалтинг, Кандидат Центр компетенции по производству фирмы "1С", Центр компетенции по торговле фирмы "1С", Авторизованный учебный центр фирмы "1С", Центр сертифицированного обучения фирмы "1С". Решения "AKBIS:Бухгалтерия для Азербайджана", "AKBIS:Зарплата и управление персоналом для Азербайджана", "AKBIS:Комплексная автоматизация для Азербайджана" получили сертификат 1С:Совместимо.
www.akbis.az
+994 12 480-16-03/33, MaximA@akbis.az, Максим Афанасьев, Директор.