В настоящее время HeadHunter активно предлагает своим партнерам отказаться от обмена бумажными счетами-фактурами и прочими юридически значимыми документами и перейти к использованию электронных. Это экономнее, удобнее и, главное, намного быстрее, чем

HeadHunter приглашает перейти на электронный документооборот - с использованием «1C»

Справка HeadHunter - ведущая российская компания в сфере интернет-рекрутмента, развивающая бизнес в России, Украине, Белоруссии, Казахстане, Азербайджане, Литве, Латвии и Эстонии. Основана в 2000 году. Крупнейший актив компании - сайт для успешной карьеры hh.ru, обладающий базой в 251 600 актуальных вакансий и 9 616 000 резюме. Каждую неделю через hh.ru компании приглашают на собеседование 340 000 человек. Также HeadHunter владеет сайтом Career.ru и управляет сайтом Работа@Mail.Ru.

Реализация проекта в HeadHunter

Электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами был реализован в 2012 году.

В качестве технической платформы для обмена документами в электронном виде был выбран сервис «1С-Такском» (совместная разработка компании «Такском» и фирмы «1С»). Сервис является частью конфигураций программ «1С:Предприятие 8» - все функции подготовки, отправки и хранения документов, а также подключения к сервису реализованы непосредственно в программах. Входящие документы информационной базы «1С» формируются автоматически на основе поступивших от партнеров документов. Отправляется документ нажатием одной кнопки.

Компания «Такском» гарантирует доставку документов адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих обмен юридически значимыми электронными документами.

При работе с «1С-Такском» принимаются сертификаты электронной подписи, выданные любым из удостоверяющих центров, которые входят в пространство доверия ФНС России: например, сертификаты, уже применяемые пользователями для сдачи электронной отчетности.

В программе реализован сервис приглашения контрагентов к обмену.

HeadHunter перешел на систему электронного документооборота в апреле 2012 года.

В рамках подготовки и запуска проекта компания решила четыре задачи:

• провела настройку системы обмена;
• подготовила и обучила персонал;
• провела анализ законодательства и разработала необходимые документы (регламенты, дополнения в учетную политику, Соглашение об использовании электронных документов);
• провела работу с партнерами с целью перевода взаимодействия в новый формат.

Руководство HeadHunter считает, что продуманная организация работы с персоналом во многом является залогом успешного и быстрого внедрения подобных проектов. Для подготовки и обучения менеджеров по продажам, сотрудников юридической службы, служб поддержки продаж, регистрации, технической поддержки, биллинга, бухгалтерии были проведены ознакомительные сессии. Так, сотрудников ознакомили с проектом, разъяснили планируемые изменения, предоставили инструкции по работе в новом формате. Перед каждым новым этапом реализации проводилось обучение функциональности программы.

В соответствии с требованиями законодательства был разработан документ «Соглашение об использовании электронных документов», в котором определены юридические нюансы и условия работы с электронными документами.

Для партнеров HeadHunter проводились мероприятия, в которых были даны разъяснения по преимуществам работы с электронными документами, представлены способы реализации проекта, подготовлены специальные страницы на сайте компании (http://hh.ru/savetree, http://hh.ru/article.xml?articleId=12281), где все желающие могут оставить заявку для перехода на электронный документооборот, ознакомиться с действующим законодательством. Кроме того, были осуществлены рассылки по электронной почте для клиентов компании HeadHunter с приглашением перейти на электронный документооборот, а также высланы раздаточные материалы, организованы семинары, вебинары, телефонные консультации для клиентов и т. п.

Елена Александровна Масюк, начальник отдела бизнес-процессов, ООО «Ростком»: «В нашей компании в 2012 году запущен проект по электронному документообороту. С января 2013 года мы перешли на электронный обмен документами с ООО «Хэдхантер». Пока для нас это первая ласточка, но мы надеемся, что контрагенты поддержат нас, ведь за электронным документооборотом - будущее!»

Как подключиться

Прогрессивные организации, которые приняли это предложение крупнейшей компании интернет-рекрутмента, уже получили заметные преимущества и экономию. HeadHunter, первый в своей области, смог предложить клиентам новые, комфортные условия обслуживания.

Подключиться к новому сервису может каждый партнер HeadHunter. Пользователям систем «1С:Предприятие 8», в которые встроена возможность обмена электронными документами, достаточно в окне работы с приглашениями к обмену электронными документами (меню Сервис -> Обмен электронными документами -> Соглашение об использовании электронных документов) нажать кнопку Добавить и выбрать из справочника своих контрагентов - в данном случае, компанию HeadHunter. В качестве адреса электронной почты для отправки приглашения необходимо указать: site_marketing@hh.ru (на этот же адрес можно отправлять свои вопросы по организации ЭДО с компанией HeadHunter). Затем отправить приглашение нажатием на соответствующую кнопку.

После этого запрос на обмен документами в электронном виде моментально отобразиться в информационной системе HeadHunter. Указанный запрос проверяет менеджер, после чего клиент подключается к электронному документообороту с HeadHunter.

В программу «1С:Предприятие 8», используемую клиентом, будут автоматически поступать документы от электронного документооборота HeadHunter - счета-фактуры, акты и другие юридически значимые документы (более подробно о настройке решений фирмы «1С» и методике работы с электронными документами в них можно прочитать на сайте http://www.its.1c.ru/EDO ).

Поступившие документы проверяет бухгалтер или оператор, и если все нормально, документы сразу, по одному клику мышки, принимаются к учету.

Другой вариант подключения к сервису - заполнить анкету на сайте компании http://hh.ru/savetree , после чего компания HeadHunter вышлет вам приглашение, которое можно будет принять прямо в программе «1С».

Таким образом, затратив несколько минут на оформление электронного обмена, впредь не потребуется высылать или принимать курьеров, разбирать почту, вводить данные в программу, хранить документы в бумажных архивах и заниматься иными, не приносящими никакого дохода, но необходимыми при бумажном документообороте делами.

Кроме того, необходимо будет заключить (в бумажном виде) «Соглашение об электронном взаимодействии с HeadHunter», шаблон которого будет выслан менеджером компании после получения приглашения от вашей организации или заполнения заявки на сайте.

Выгоды электронного документооборота - на примере HeadHunter

«Решение „1С-Такском" не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, - рассказывает Елена Плетнева, - но и на основе полученных электронных документов формирует документы информационной базы „1С:Предприятия 8". Мы получаем документ в привычном виде и сразу можем принять его к учету. Нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе. В решении поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими юридически значимыми формализованными и неформализованными документами - накладными, актами, счетами, заказами. Список контрагентов, с которыми компания работает, ведется в форме „Соглашения с контрагентами об использовании электронных документов" через оператора ЭДО. Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу оправить ему приглашение. Для работы в системе мы успешно используем ту же электронную подпись, что и при работе с электронной отчетностью».

О причинах перехода на электронный документооборот рассказывает Елена Плетнева, главный бухгалтер HeadHunter: «HeadHunter - крупная интернет-компания. У нас огромное количество контрагентов, как в России, так и за рубежом. Ежемесячно формируется и отправляется более 55 тыс. документов. Ранее все документы необходимо было заносить в учетные системы входящей документации вручную. К тому же иногда документы очень долго шли до партнеров. Мы же стремились сделать взаимодействие более удобным и продуктивным для наших партнеров. Также хотелось избежать ручной обработки документов и ручного ввода их в учетную систему, хотелось уйти от больших расходов на создание и хранение документов, от длительных сроков подготовки и отправки, трудностей во взаимодействии между партнерами и неприятных последствий задержки и утери документов в случае курьерской доставки. После ознакомления с законодательной базой по электронному документообороту была проведена оценка расходов на реализацию проекта перехода на ЭДО. В результате мы пришли к выводу: с электронными документами работать значительно выгоднее и эффективнее - и нам, и нашим партнерам. Компания приняла решение перейти на электронный документооборот».

Среди основных преимуществ для бизнеса компания выделяет следующие:

1. Экономия времени:

• на изготовление, подписание и доставку документов со стороны Исполнителя;
• на прием, подписание, отправку документов со стороны Заказчика;
• на занесение операций в бухгалтерские учетные системы по входящей документации у Заказчика (более 1 тыс. комплектов документов ежемесячно);
• на изготовление бухгалтерской, управленческой отчетности и, при необходимости, изготовления отчетности в соответствии с положениями МСФО. При использовании электронных документов происходит автоматическое заполнение данных по хозяйственной операции, исключается возможность возникновения ошибок;
• при сокращении количества этапов обработки.

2. Рациональное использование трудовых ресурсов.

3. Клиентоориентированность и повышение лояльности клиентов.

4. Экономия расходов:

• на почтовые и курьерские услуги;
• на бумагу, конверты, папки и другие канцелярские расходные материалы;
• на количестве и обслуживании печатных устройств и расходных материалов к ним;
• на обслуживание систем учета поступления и отправки документов;
• на архивацию и хранение документов.

5. Оптимизация бизнес-процессов компании.

6. Исключение потребности в двойной работе:

• печать одного документа в нескольких экземплярах при первичной обработке;
• при внешних запросах (ФНС России, суды и т. п.);
• в дублировании документов при их утере почтовыми и курьерскими службами, между службами компании, при смене адресов корреспонденции.

«При вступлении нового законодательства в силу, когда ФНС и Минфин России дали достаточное количество разъяснений и поддержали инициативу, для перехода на электронный документооборот требовалось только наше желание, - комментирует Елена Плетнева. - Такие перемены, по сути, естественное и органичное решение, логическое продолжение уже автоматизированной цепочки электронных процессов. Ведь интернет сегодня - это мгновенное поступление информации, высокая скорость продаж, поступления денежных средств. Такой темп требует одновременно мобильности бизнеса, упрощения самих бизнес-процессов и высокой скорости обработки информации. Появилась прекрасная возможность оптимизировать работу целого блока процессов. С другой стороны, электронный документооборот - отличный способ проявить бережное отношение не только к ресурсам компании, но и к ресурсам планеты. Мы приглашаем наших клиентов и партнеров поддержать эту инициативу».