Время — деньги: как «Ру-Техника» уменьшила время на подготовку коммерческих предложений в 5 раз

Компания «Ру-Техника» специализируется на производстве дизельных генераторов серии АД и поставках дизельных электростанций от таких брендов как FG Wilson, Cummins и AKSA. С 2003 года занимает прочные позиции на рынке электротехнической промышленности России. Продукция компании сертифицирована и полностью соответствует действующим стандартам качества. Сегодня «Ру-Техника» является одним из крупнейших игроков отрасли, обеспечивая комплексное снабжение промышленным оборудованием и дизельными электростанциями строительные, производственные и ремонтные предприятия в Москве и регионах.

Однако растущее число клиентов и сложность предлагаемых продуктов и услуг привели к возникновению проблем с оперативностью подготовки коммерческих предложений и управлением взаимоотношениями с клиентами. Руководство «Ру-Техники» обратилось к нам с задачей оптимизации этих процессов.

На момент начала нашей работы в компании уже были внедрены и успешно функционировали программы 1С:УНФ и amoCRM, что создало отличную базу для дальнейших действий.

Автоматизация процесса подготовки коммерческих предложений

Одной из особенностей бизнеса «Ру-Техники» является необходимость подбора множества сопутствующих товаров и услуг к каждому генератору и электростанции. Ранее менеджеры тратили значительное количество времени на ручную компоновку коммерческих предложений, включая в них дополнительные системы контроля, комплектующие для двигателей и топливных систем, услуги по обслуживанию, аккумуляторы и многое другое. Всё это усложнялось необходимостью учета различных исполнений самих электростанций. Процесс становился особенно трудоемким для новых сотрудников.

К счастью, подобные задачи легко решаются посредством автоматизации на «1С:Управление нашей фирмой». В результате внедрения наших решений в системе появился специализированный калькулятор для расчета коммерческих предложений. Его основу составили настроенные справочники, константы и регистры сведений, содержащие информацию о мощностях, генераторах, двигателях, топливных баках, погодных кожухах и других компонентах. Всего было создано свыше 15 таких сущностей.

Калькулятор логически делится на два блока. В первом блоке отображается информация о клиенте. Во втором блоке формируется само КП, которое может включать в себя несколько подходящих клиенту вариантов станций с указанием основных и дополнительных опций. При внесении в систему нужных клиенту характеристик, например, мощности, система предлагает на выбор несколько вариантов станций.

Выбрав станцию, менеджер может дополнить КП сопутствующими товарами и услугами, которые соответствуют основному устройству.

После завершения работы над КП менеджер может сохранить его, распечатать или отправить клиенту.

Кстати, отправке КП стоит уделить особое внимание. Выше мы уже говорили о том, что в компании внедрена amoCRM и менеджеры активно пользуются системой. Для удобства использования и синхронизации информации мы подключили Модуль интеграции amoCRM и 1C, который обеспечил обмен заказами, клиентами, товарами, ценами, информацией по оплатам и отгрузкам каждые 5 секунд. Но у этого решения не было возможности обмениваться коммерческими предложениями, а теперь есть.

Сформированное К П передается в amoCRM, где формируется его карточка с основными характеристиками.

Помимо основных сведений в amoCRM передается ссылка, нажав на которую, можно получить КП в формате PDF.

При этом если менеджер в одной из систем вносит изменения в документ, например меняет контрагента, то они автоматически синхронизируются между системами.

После согласования и утверждения КП, на его основании создается заказ покупателя. И дальнейшая работа ведется уже с Заказом покупателя.

В результате проведенной доработки сотрудникам удалось сократить время на подготовку КП примерно в 5 раз. Теперь менеджеры формируют КП прямо в 1С:УНФ. Выбрав определенную модель генератора или станции, а также модель ее исполнения (контейнер, погодозащитный кожух, передвижное исполнение и т. д.), происходит подбор сопутствующих товаров и расчет стоимости.

Результаты проекта

Благодаря автоматизации процесса подготовки коммерческих предложений с использованием 1С:УНФ, время на выполнение этой задачи сократилось в пять раз, что существенно повысило производительность и эффективность работы менеджеров по продажам.

2. Оптимизация бизнес-процессов

Внедрение автоматизированного калькулятора позволило менеджерам быстрее подбирать подходящее оборудование и сопутствующие товары и услуги, учитывая индивидуальные потребности каждого клиента.

3. Улучшенная интеграция систем

Интеграция 1С:УНФ с amoCRM обеспечила бесшовную передачу данных между системами, что облегчило управление взаимоотношениями с клиентами и ускорило процесс отправки коммерческих предложений.

4. Повышение удовлетворенности клиентов

Сокращение времени на подготовку предложений позволяет быстрее реагировать на запросы клиентов, что ведет к повышению уровня их удовлетворенности и лояльности.

5. Экономический эффект

Сокращенное время на подготовку коммерческих предложений способствует снижению затрат на рабочую силу и увеличению объема обработанных запросов, что положительно сказывается на финансовых показателях компании.

Работы по проекту выполнены компанией «Айтон».