Заказчик: ООО «Стилфорт» занимается светодизайном и декоративным освещениеmм. В штате — 15 человек.
Исполнитель проекта: ООО «Аксиома-Софт» — официальный партнёр фирмы «1С».
Зачем понадобилась автоматизация?
- Компания вела управленческий учет в программе «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами» (далее 1С:УТиВСК). Но модуль 1C:CRM, входящий в состав ПП, не был настроен и не использовался менеджерами,
т. е. не было системы для работы с клиентами. - Сотрудники не отслеживали обращения и не анализировали причины отказов.
- Работа менеджеров в течение дня не контролировалась.
- Ограничения доступа по группам Партнеров для менеджеров приводили к зависанию 1С. Из-за этого клиенты долго ждали выставления счетов. Все процессы замедлялись.
Что сделали?
1. Провели предпроектное обследование
Оно длилось 2 недели.
Мы опросили ключевых пользователей подсистемы «1С:CRM» — менеджеров и руководителя. По итогам составили документ «Аналитическая записка». В нём описали основные процессы, которые выполняются в «1С:CRM»:
2. Составили модели бизнес-процессов компании
Моделирование заняло 1 неделю.
Отрисовали в «1С:CRM» комплекс бизнес-процессов заказчика. Презентовали модель для менеджеров и руководителя. Предложили варианты оптимизации системы под пользователей с ограниченными правами.
3. Внедрили автоматизацию
Внедрение заняло 1 неделю.
Настроили воронку продаж и подключили каналы получения заявок:
- электронная почта;
- WhatsApp;
- Telegram;
- телефония.
Чтобы разделить «Интересы» новых и текущих клиентов, использовали «Тип услуги».
Чтобы анализировать источники, откуда поступают заявки, настроили рекламные воздействия.
Чтобы работать с канбан-доской и автоматизировать перенос «Интересов клиента», настроили триггеры:
- при создании КП «Интерес» автоматически переходит на этап КП;
- при создании «Заказа клиента» «Интерес» автоматически переходит на этап «Счёт»
- при создании «Реализации товаров и услуг» «Интерес» автоматически переходит на этап «Контроль оплаты»
- после получения 100% оплаты и создания документа «Реализация товаров и услуг» «Интерес» автоматически закрывается как успешный.
- поле «Выручка» в «Интересе» заполняется автоматически, когда от клиента поступила оплата;
- чтобы работать с клиентами долгосрочно, настроили триггер «После успешного завершения Интереса». Он автоматически планирует следующее взаимодействие;
- чтобы отслеживать работу менеджеров, настроили и вывели показатели работы на рабочий стол. Менеджер видит свои результаты, а руководитель — результаты всего отдела.
Для всех менеджеров организовали единый интерфейс рабочего стола.
Убрали избыточность ролей в группах доступа. Менеджеры стали быстрее работать программе «1С:УТиВсК». Теперь каждый менеджер видит только своих Партнёров и документы по ним.
4. Доработали отправку коммерческого предложения
Чтобы отправлять КПД и не создавать лишний документ, доработали систему. На форму документа «Интерес» добавили признак «Отправлено КП». Он формирует запись в форме «Примечания» в ленте «Интереса». Добавили отложенный триггер, который переносит «Интерес» на этап КП.
5. Обучили руководителя и сотрудников новым процессам
Для менеджеров составили инструкции с пояснениями по каждому их шагу в работе по новым бизнес-процессам. С руководителем провели отдельный индивидуальный тренинг, где презентовали бизнес-модель, объяснили каждый новый триггер в системе и ответили на вопросы.
Какие результаты получили?
- Число постоянных клиентов выросло в 2 раза. Система теперь автоматически напоминает о тех, кому отгрузка была месяц назад и компания продолжает работу с ними.
- Автоматизировали рабочие места для 5 пользователей.
- Менеджер тратит меньше времени на работу с историей обращения клиента. Теперь вся информация о клиенте хранится в его ленте.
- Руководитель видит ключевые показатели подразделения через виджеты и может формировать ежедневный отчёт по каждому сотруднику, чтобы оценить его эффективность.
- В 2 раза быстрее происходит обработка заявок от новых клиентов.
«За счет автоматизации мы повысили эффективность работы менеджеров. Теперь они тратят меньше времени на ручные операции, а руководитель отслеживает результаты всего отдела в системе „1С“. Так, число постоянных клиентов компании увеличилось в 2 раза,» — прокомментировала Смирнова Анастасия, генеральный директор компании «Стилфорт».
Работы по проекту выполнены компанией ООО «Аксиома-Софт».
