Как в условиях жесткой конкуренции и роста предприятия сохранить динамику и не потерять место на рынке?
Автоматизация бизнеса — ООО «Арлекс» выбрало этот тренд. Результат: сокращение совершаемых ошибок, улучшение качества и скорости выполнения процессов. Расскажем как автоматизация с помощью «1С:Управление компанией 8 для Беларуси» помогла увеличить операционные показатели и в конечном итоге повысила конкурентоспособность компании.
О компании
ООО «АРЛЕКС» — крупнейший белорусский производитель торгового и складского оборудования из металла. Компания существует с 1993 года. География поставок продукции — более 10 стран. Номенклатура выпускаемых изделий включает более 3000 наименований.
История Арлекс вполне могла бы стать сюжетом для сериала о парнях, которые «сделали себя сами». За 29 лет пройден путь от бизнеса по производству стеллажей группой молодых энтузиастов до успешного участника современного рынка. Особый взгляд на собственное производство, концентрация полезных идей, упорство и увлеченность своим делом сделали своё дело: небольшие проекты частникам переросли в заказы крупнейших производственных и торговых предприятий. История интересная, но сейчас речь пойдет о другом: как с началом автоматизации компания стала производить конкурентный товар за более короткое время и с более низкими затратами.
Почему автоматизация?
Одновременно в работе могут находиться до 50 проектов, которые выполняет команда собственных специалистов, а также подрядчиков, предоставляющих ресурсы для реализации проектов. Дилерская сеть компании — 13 партнеров из разных стран. Масштабный бизнес. Сложно оценить результаты работы без специального сервиса, сложно оценить картину в целом.
По словам директора ООО «Арлекс» Зубок Дмитрия Петровича: «Мы всегда знали о необходимости грамотного управленческого учета, и это была большая головная боль. Знали, что нельзя вести бизнес и не видеть полной, четкой и прозрачной картины абсолютно всех бизнес-процессов. Можно сказать, это было самой большой нашей проблемой».
Автоматизация напрашивается сама собой. Зачем заставлять человека изо дня в день делать сложные подсчеты, если можно доверить программе, которая сделает это сама с нечеловеческой точностью.
Таблицы были, а управленческий учет хромал
Учет в компании велся в электронных таблицах и в, когда-то очень давно разработанной, учетной системе на базе ORACLE и в 1С:Предприятие 7.7. Брали из этой системы по максимуму: вели и кредиторку, и дебиторку, и продажи, и клиентов, и партнёров, и возвраты. Это был очень трудоёмкий и сложный процесс плюс человеческий фактор. Были случаи, когда данные вводились ошибочно, и отсюда шли ошибки в отчетах, расчетах, планировании
Каждый сам за себя?
С самого начала бизнеса управленческий костяк работал по принципу — лучший результат получается только в слаженной команде. Когда масштаб компании позволял, все процессы были на виду, вопросов к сотрудникам было минимум. Производство разрослось, начали теряться связи между подразделениями. Хуже, что и внутри подразделений тоже. Все занимались всем, ответственность за всё на всех, концы проблемы найти порой невозможно.
С другой стороны, команде не чужд азарт, желание исследовать, открывать новые возможности, которые заложены в новых технологиях. А когда это будет приносить прибыль, а когда от этого зависит зарплата? Ничто не стимулирует так, как осознание этого обстоятельства.
Шаг первый: начало
Еще до обращения в компанию Аверсон, руководители компании определили для себя:
- Нужно отказаться от привычной схемы ведения учета.
- Требования к автоматизации учета: гибкость настройки под конкретные бизнес-процессы, понятный интерфейс, простота внедрения и адекватная стоимость.
В одно прекрасное утро понедельника директор искал в Интернете общую информацию про сервисы автоматизации, прикидывал возможные варианты.
Он вспомнил о давнем знакомстве с Роговенко Евгением, который еще во времена учебы в школе бизнеса рассказывал про компанию Аверсон и про то, что занимается 1С. Набрав в поиске, он увидел статью, где рассказывалось про компанию Аверсон и их предложения по продуктам 1С. Высокое место в рейтинге франчайзи 1С, большое количество положительных отзывов и личное знакомство — так был сделан выбор в пользу группы компаний Аверсон.
Шаг второй: решение
Автоматизировать работу отдельных подразделений предприятия смысла не видели. Нужно было сделать так, чтобы предприятие работало как единый организм. Буквально все отделы предприятия должны работать в единой связанной среде, действие одного отдела должно быть видно другому отделу, следующему по бизнес-процессу.
Определили второй контур работ — организация единого управленческого и финансового учета всего бизнеса.
Результаты
Компания работает с «1С:Управление компанией» всего 6 месяцев. А некоторые итоги уже можно подвести. Прежде всего, компания нашла свою фишку — инструмент для повышения конкурентности продукции, повышения производительности труда и прослеживаемости всех производственных процессов.
Структурирован подход к выпускаемой продукции: определены стандарты материалов для выпускаемой продукции, оптимизировано использование и трудовых, и сырьевых ресурсов. Разработан инструмент, который позволяет оценить поставщиков не только по качеству поставляемого сырья, но и понять, насколько экономически выгодно с ними работать.
Реализован один из основных принципов системы — самоконтроль работников предприятия. С помощью терминалов сбора данных фиксируются действия сотрудников в рамках производственных процессов, фиксируются задания для смены и отражаются результаты выполненной работы. Каждая смена в общем и каждый сотрудник в частности осведомлены о том, что у них нет шанса уйти от ответственности за недобросовестное исполнение обязанностей. Для мотивированных сотрудников это хороший инструмент.
Упрощен процесс проведения заказов в производство и выпуск готовой продукции. Появляется возможность моментально отслеживать задержки работ по заказам, сбои на производстве, чтобы не допустить отгрузки клиенту партии с изъяном, что негативно скажется на репутации компании.
Руководители получили инструмент мониторинга состояния предприятия. В одном окне в режиме реального времени можно увидеть всю необходимую информацию на производственной линии и в отделах. Причем можно выбрать для контроля любой показатель. Время на сбор отчетности и планирование новых задач сократилось в разы — одно нажатие клавиши на компьютере, и вся информация на экране.
Контроль финансовых потоков. Финансовый отдел в реальном времени видит и контролирует финансовую ситуацию в компании. «1С:Управление компанией» идеальный инструмент учета финансов. Легко группировать, разносить, учитывать все поступления и платежи, видна статистика в целом по компании и отдельных проектов.
Сейчас работа с финансовыми потоками построена так: бухгалтерия вносит данные, финансовый директор раз в месяц выгружает данные и делает презентацию по итогам месяца. Руководители делают выводы и принимают управленческие решения.
Бумажный документооборот практически забыт. Автоматически формируются отчеты по заданным параметрам, в том числе, для контролирующих органов. Загрузка банковских документов происходит также автоматически.
Директор компании Дмитрий Зубок о результатах проекта: «Верь в лучшее, но готовься к худшему. Бизнес в последние пару лет узнал истинную цену этим словам. Сколько бойцов сошло с дистанции! А скольких еще потеряем… Выживать можно по-разному.
Самый простой способ — снижать качество продукции, устраивать маркетинговые трюки
Работы по проекту выполнила группа компаний «Аверсон».
