Как федеральная сеть с 53 розничными магазинами автоматизировала складской учет и смогла вдвое увеличить производительность сотрудников
1 из 53 магазинов сети «Плинтус Холл»
О компании
С 2013 года компания ООО «Эос» под брендом «Плинтус Холл» продаёт аксессуары для напольных и стеновых покрытий: плинтусы, пороги, профили для плитки, а также розетты и обводы для труб.
Центральный склад и 5 магазинов расположены в Самаре, ещё 48 магазинов находятся в 27 городах России.
Прямые контакты с 22 производителями из России, Польши, Италии и Турции гарантируют проверенное качество и низкие цены своим клиентам — всем, кто делает ремонт.
Автоматизация: причины и задачи
В 2021 году компания решила переехать в новый склад и автоматизировать бизнес-процессы склада, чтобы улучшить эффективность работы.
«Узкие места» до автоматизации
- Не было адресного хранения
Из-за этого во время приёмки сотрудники самостоятельно решали, куда разместить поступивший товар. Каждый приёмщик решал эту задачу по-своему, поэтому найти нужную номенклатуру было сложно, заказы собирались долго.
- Работали по бумагам
Сборщик шёл по складу с бумажной накладной и визуально сравнивал артикул из накладной и на товаре. Из-за этого было много ошибок и пересорта: 0,4−0,5% ошибок, иногда доходило до 0,7%.
- Зависели от сотрудников
В компании более 19 000 номенклатурных позиций. Многие визуально очень похожи. Нужно было проработать долгое время, чтобы понимать где что лежит. Если опытный сотрудник уходил в отпуск или на больничный, все складские операции замедлялись.
Обучение новичков длилось 2−3 месяца: это кропотливая работа по изучению ассортимента. Новые сотрудники допускались до самостоятельной работы только после экзамена на знание всех товарных позиций.
- Эффективность сотрудников не фиксировалась
Чтобы получить хотя бы примерное представление о структуре дня кладовщиков, проводили разовые замеры: человек с секундомером и бумажкой записывал кто какую задачу выполнил и сколько времени у него на это ушло.
Соответственно, чтобы получить информацию о работе всех сотрудников, нужно было удвоить штат, чтобы за каждым сотрудником ходил человек и фиксировал всю его работу. Это нереалистичный сценарий.
Кладовщики в процессе работы
Задачи автоматизации
- сократить количество ошибок при сборке заказов
- увеличить скорость всех складских процессов: приёмка, сборка, инвентаризация
- снизить зависимость от сотрудников, сократить процесс обучения новых работников
- привязать оплату сотрудников к выполнению KPI.
Плинтусы на складе компании
Выбор исполнителя
В «Плинтус Холл» было несколько продуктов 1С: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление торговлей. С момента основания компании техподдержкой и доработкой 1С занимались мы, ООО «Баланс-Софт».
С «Баланс-Софт» работаем давно, претензий нет. Они знают всю нашу программу, все доработки 1С делали они, поэтому мы решили, что искать кого-то другого бессмысленно.
Андрей Щербаков, руководитель товарного направления компании ООО «Эос»
Какие решения внедрили
В существующую базу 1С:Управление торговлей 10.3 мы внедрили модуль «Balans-WMS», который включал все необходимые изменения:
1. Систему адресного хранения
За каждой номенклатурной позицией закреплён свой адрес хранения. В 1С тоже всё разбили на ячейки, таким образом, что из 1С можно посмотреть что хранится в конкретной ячейке.
Штрих-коды на собранных коробках с фурнитурой
2. Штрих-кодирование и работа с помощью терминалов сбора данных (ТСД)
Приёмка:
- сотрудник считывает штрих-код товара (если штрих-кода нет, сотрудник генерирует штрих-код, печатает и клеит его на продукцию);
- система предлагает ячейку, в которую этот товар можно разместить с учётом заполненности ячеек и востребованности товара — чем чаще заказывают позицию, тем ближе к пункту выдачи её размещают;
- далее сотрудник сканирует штрих-код ячейки, в которую он положил товар, — эта информация мгновенно оказывается в базе 1С и доступна всем работникам. Теперь найти нужную позицию на складе гораздо проще.
Сборка заказов:
- на ТСД сотрудника приходит задание, в котором видно: что, в каком количество и откуда надо забрать;
- когда сотрудник собирает заказ, он сканирует штрих-код ячейки, штрих-код товара и вводит количество, которое забирает;
- если отсканировал не тот штрих-код, что в заказе, выйдет сообщение об ошибке.
Инвентаризация:
- два сотрудника сканируют штрих-коды и вводят количество товаров;
- если их результаты отличаются, то подключается третий сотрудник, который проводит контрольную инвентаризацию.
3. Аналитику работы сотрудников
- сотрудник входит в систему через ТСД: вводит свой пароль и/или сканирует свой штрихкод;
- с этого момента вся его работа фиксируется в базе: сколько заказов собрал, какие это были заказы, за какое время;
- если обнаружится ошибка при сборке заказа, то легко отследить, кто её допустил;
- по этим данным можно формировать отчёты о работе сотрудников в различных разрезах;
- прозрачная система премирования на основе KPI: после анализа работы кладовщиков, ввели норматив времени сборки 1 строки. При выполнении KPI сотрудник получает 100% премии, при перевыполнении или невыполнении — повышающий или понижающий коэффициенты соответственно.
4. Упаковочные листы: оптимизация работы с магазинами «Плинтус Холл»
Каждой коробке присваивается уникальный номер, таким образом, в упаковочном листе (электронная накладная), который получают магазины, отображается какой товар и в какой коробке лежит.
Чем это удобно?
В магазин со склада приходит 10−30 коробок. Сотрудникам магазина приходилось открывать все коробки, чтобы найти нужную позицию. Теперь в упаковочном листе они видят в какой коробке находится нужный профиль.
Упаковочные листы помогают и при работе с транспортными компаниями, если что-то потеряли или повредили: не нужно ждать, когда магазин примет весь товар, чтобы понять, что именно пропало/испорчено. Теперь мы сразу знаем, что было в коробке, и можем составить претензию.
Сопротивление сотрудников
В начале автоматизации мы столкнулись с недовольством опытных работников склада: они привыкли работать как раньше и не понимали зачем использовать ТСД, ведь это лишние действия, которые замедляют сборку.
Действительно, в первые 2−3 месяца производительность сотрудников снизилась, это был период перехода на новые алгоритмы работы, адаптация.
Решение: обучили сотрудников и прислушались к их мнению
Наш специалист, который занимался доработкой 1С, уже после запуска системы в промышленную эксплуатацию провёл на складе 2 недели. В это время он обучал сотрудников, как работать с ТСД и штрих-кодированием.
Были случаи, когда техническое задание, которое было составлено изначально, не соответствовало реальной работе кладовщиков, им было неудобно выполнять задания по новым алгоритмам.
Тогда наш сотрудник выяснял у начальника склада, нужно ли вносить изменения по требованиям кладовщиков или ТЗ верное и работники привыкнут. Но если нужны были доработки, мы меняли систему. Кладовщики чувствовали, что могут влиять на результат, что это делается для повышения их производительности. И в дальнейшем они смогут получать больше: чем эффективнее работают, тем больше зарплата.
Сотрудник склада считывает QR-код ячейки
Результаты автоматизации
Количество ошибок сократилось в 3,5 раза
С 0,7% до 0,2%. Планируем выйти на 0,1%, когда все новые сотрудники научатся работать с ТСД.
Увеличилась скорость сборки в 2 раза
Возможность отслеживать производительность сотрудников появилась только после внедрения ТСД и адресного хранения. Если на начало автоматизации сборка одной строки занимала 5 минут, то сейчас 1 строку собирают за 2,5 минуты.
Планируем улучшить производительность на 30−40% за счёт внедрения маршрутизации: система будет указывать оптимальный маршрут сборки, чтобы сотрудник тратил как можно меньше времени.
Привязали оплату к выполнению KPI
На основе данных о производительности компания рассчитывает премии для сотрудников:
- если выполнил KPI и за расчётный период скорость сборки 1 строки была 2,5 минуты, то 100%,
- собирал быстрее — повышающий коэффициент,
- медленнее — понижающий.
Период обучения новых сотрудников сократился с 2−3 месяцев до 2 недель
Уже через 2 недели новички могут работать самостоятельно: система сама их ведёт.
Конечно, у новичков скорость сборки ниже, и к ним нельзя предъявлять те же требования, что к опытным сотрудникам. Поэтому мы рассчитали, какая производительность должна быть в первый месяц испытательного срока, во второй и третий. На основании статистики работы сотрудника менеджмент компании принимает решение — продолжать сотрудничество с конкретным работником или нет.
Сотрудница отдела сборки фурнитуры выбирает задание на экране ТСД
И подтверждает действие, сканируя штрих-код
Планы
Мы продолжаем сотрудничество с компанией «Плинтус Холл» и планируем в ближайшие месяцы внедрить:
- маршрутизацию сборки,
- автоматизированное планирование персонала,
- автоматизацию всех значимых бизнес-процессов.
Сергей Жгутов, директор ООО «Эос» о задачах и результатах автоматизации
Работы по проекту выполнила компания «Баланс-софт».
