Компания «Факториал» столкнулась со сложностями в финансовом планировании. Сведение бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС) требовало от экономиста ручного сбора цифр, а отчеты быстро теряли актуальность при проведении новых операций. Внедрение типовой конфигурации «1С:Комплексная автоматизация» позволило объединить операционный и финансовый учет в общей базе, сократить время подготовки бюджетов с 3 недель до 2 дней и увеличить долю повторных продаж на 25%.
О компании
ООО «Факториал» специализируется на поставках технических жидкостей и смазочных материалов HOUGHTON в России, Казахстане и Беларуси. Компания работает с моторными маслами для грузового транспорта, смазками для спецтехники, гидравлическими и индустриальными смазочными материалами.
Для постоянных клиентов «Факториал» разработал специальные программы сотрудничества с отсрочками платежей и бонусами. Постоянный складской запас позволяет оперативно доставлять продукцию собственным транспортом: в течение 24 часов по Санкт-Петербургу и в течение 48 часов по Ленинградской области.
При такой модели работы одновременно необходимо контролировать большой объем информации: остатки на складах, закупки, продажи, цены, задолженность клиентов, расчеты с поставщиками, денежные средства и будущие финансовые обязательства.
Компании была нужна система, которая позволила бы связать операционный и финансовый учет и получать единую картину деятельности бизнеса.
Управление вслепую
До обращения в «Софт-Бизнес» руководство «Факториала» принимало решения вслепую: из-за разрозненности данных финансовый отчет готовился к середине следующего месяца, когда данные уже устаревали. Компания теряла деньги на неэффективных закупках и упускала возможности повторных продаж, так как менеджеры не видели историю отношений с клиентами.
Технически картина складывалась такая:
- Разрозненные учетные системы: финансы велись в «1С:Бухгалтерии предприятия», торговые операции — в «1С:Управлении торговлей» и CRM, а часть процессов фиксировалась в разрозненных таблицах Excel.
- Отсутствие оперативной аналитики: собрать данные из разных систем и таблиц вручную — очень долго, трудоемко и рискованно с точки зрения достоверности данных, так как сотрудники при сведении большого объема данных могут ошибиться.
Невозможность бюджетирования — самая главная проблема
Особенно сложной была ситуация с бюджетированием. Финансовый отдел не мог корректно сформировать бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет движения денежных средств (БДДС) на основании разрозненной информации.
Подготовка финансового отчета за месяц выглядела следующим образом. Экономист выгружал данные о продажах из одной системы, информацию о денежных поступлениях — из другой, данные по закупкам и обязательствам — из третьего источника, после чего сводил их в таблице Excel. Если в течение дня появлялась новая оплата, часть данных приходилось актуализировать заново.
На сбор и сверку информации уходило 2–3 часа в день, а за рабочую неделю экономист мог тратить на подготовку данных до 10–15 часов. При этом проблема заключалась не только во времени. Чем больше ручных операций выполняется, тем выше риск ошибок или использования неактуальной информации. Именно невозможность бюджетирования стала главным поводом для автоматизации.
Клиент понимал, что нужна комплексная цифровая трансформация, но боялся переплатить за избыточный функционал и столкнуться с проблемами при обновлениях из-за кастомных доработок кода.
Перед командой «Софт-Бизнеса» поставили задачу: внедрить типовой функционал «1С:Комплексной автоматизации 2.4» (1С:КА) без доработки программного кода. Клиент хотел избежать ситуации, при которой большое количество индивидуальных изменений усложняет дальнейшее обновление и сопровождение системы.
Срок и этапы проекта
Проект занял 6 месяцев и был разделен на 11 этапов, каждый из которых закладывал основу для следующего:
- Начальная настройка системы
- Перенос, ввод и начальная настройка НСИ
- Бухгалтерия
- Закупки
- Продажи
- Склад и доставка
- Казначейство
- CRM и маркетинг
- Зарплата и кадры
- Бюджетирование и планирование
- Запуск системы и передача в опытную эксплуатацию
Работа началась с установки «1С:Комплексной автоматизация 2.4» на сервере заказчика, настройки прав пользователей и доступов.
Мы настроили систему так, что каждый сотрудник видит только свои задачи: кладовщику доступны резервы под заказы, менеджеру — свои продажи и условия клиентов, а руководитель видит общую сводку по бизнесу. Это исключило ошибки и несанкционированные отгрузки.
Параллельно велась работа с нормативно-справочной информацией. В систему были перенесены и заново структурированы справочники организаций, подразделений, складов, банковских счетов и касс, учетной политики. Отдельно проработали справочники номенклатуры, настроили типы цен, группы финансового и аналитического учета, статьи расходов и статьи БДДС. Последние стали основой для корректного формирования бюджетов в будущем.
Автоматизация закупок и продаж: время планирования сократилось с 2–3 часов до 20–40 минут
Блок закупок и продаж выстраивался с прицелом на дистрибьюторскую специфику бизнеса. В закупках настроили условия работы с поставщиками. В продажах проработали систему типов цен, типовых и индивидуальных соглашений с клиентами.
Раньше менеджеру по закупкам нужно было потратить около 2–3 часов на подготовку закупки: ему необходимо было сопоставить текущий складской остаток, информацию о продажах и уже оформленные заказы. Все эти данные были разбросаны по рабочим таблицам, поиск и сведение нужной информации занимал несколько часов.
После внедрения блока информация о закупках, остатках и потребностях доступна в одном контуре. Менеджер может сформировать необходимые данные непосредственно в 1С:КА и использовать их при планировании. Сейчас эта работа занимает 20–40 минут в зависимости от количества позиций.
В системе был внедрен блок продаж, настроены виды цен, типовые и индивидуальные соглашения с клиентами. Это особенно важно для заказчика, поскольку компания использует индивидуальные условия сотрудничества, отсрочки и бонусные программы. Теперь менеджер при создании сделки сразу видит доступные условия и не должен помнить их «наизусть» или уточнять в Excel.
Автоматизация склада и доставки: выполнение дедлайнов по 98% заказов
Складской блок и логистика выстраивались с учетом важного конкурентного преимущества компании — способности доставлять технические жидкости оптом в течение 24 часов по Санкт-Петербургу и 48 часов по Ленинградской области собственным транспортом.
Мы автоматизировали способы обеспечения потребностей, внутреннее товародвижение, сборку и комплектацию товаров. Управление доставкой связали с заказами клиентов.
Теперь вся цепочка — от поступления заказа до выезда машины — отражается в единой системе. Кладовщик видит резервы под заказы и не может отгрузить товар, который уже зарезервирован. Логист формирует маршрутные листы непосредственно в 1С:КА, система подсказывает оптимальную последовательность доставки с учетом географии и сроков. Теперь 98% заказов укладываются в гарантированные сроки 24 и 48 часов.
CRM и контроль клиентской базы: рост доли повторных продаж на 25%
Блок CRM и маркетинга был внедрен для того, чтобы отдел продаж работал с клиентской базой системно, а не хаотично. Раньше менеджеры по продажам вели клиентскую базу в Excel-таблицах и блокнотах. Когда менеджер уходил в отпуск или увольнялся, часть информации терялась. Новый сотрудник не видел историю переговоров, не знал, какие условия обсуждались с клиентом ранее, и начинал «с нуля». Это приводило к тому, что клиенты чувствовали себя «брошенными», а доля повторных продаж была ниже потенциала. По оценкам компании, около 30% клиентов, которые могли бы заказать повторно, не получали своевременного напоминания от «Факториала».
После внедрения CRM вся история взаимодействий с клиентом — от первого звонка до последней отгрузки — хранится в системе. Менеджер видит, какие товары клиент заказывал ранее, на каких условиях, когда был последний контакт. За первые полгода после внедрения CRM доля повторных продаж увеличилась на 25%.
Внедрение бюджетирования: формирование БДДС и БДР сократилось с 3 недель до 2 дней
Блок бюджетирования и планирования стал самым ожидаемым этапом проекта. Именно ради него во многом и затевался весь переход на «1С:Комплексную автоматизацию». Специалисты настроили БДДС и БДР, определили источники данных для их формирования, провели тестовую сборку бюджетов и обучили финансовый отдел работе с новым инструментом.
До внедрения сотрудник тратил на формирование БДДС и БДР около 3 недель. Нужно было собрать данные из бухгалтерской программы, «1С:Управления торговлей», Excel-таблиц от разных отделов. Свести все это воедино, проверить на нестыковки, внести корректировки. На это уходили дни. К моменту, когда бюджет был готов, часть данных уже устаревала, и его приходилось пересчитывать. Фактически БДДС и БДР существовали скорее как формальность, а реальное планирование велось интуитивно.
После внедрения блока бюджетирования в «1С:Комплексной автоматизации» БДДС и БДР формируются автоматически на основании реальных операций. Источники данных настроены так, что все движения денежных средств, доходы и расходы автоматически попадают в соответствующие статьи бюджетов. Сотрудник может сформировать отчет за 2 дня вместо 3 недель.
При этом план-фактный анализ доступен в режиме реального времени. Руководитель видит, где компания отклоняется от плана, и может оперативно реагировать: пересматривать условия работы с клиентами и перераспределять ресурсы. Планирование превратилось в реальный инструмент управления бизнесом.
Итоги проекта
Главный итог проекта — компания «Факториал» перешла от интуитивного управления к управлению на основе данных. Ниже собраны измеримые результаты по каждому направлению, которые показывают, как изменилась повседневная работа сотрудников.
- Планирование одной закупки, которое раньше занимало у менеджера 2–3 часа, теперь выполняется за 20–40 минут.
- Доля заказов, укладывающихся в указанные сроки доставки (24 часа по Санкт-Петербургу и 48 часов по Ленинградской области), выросла с 80–85% до 98%.
- За первые полгода после внедрения CRM доля повторных продаж увеличилась на 25%.
- Формирование БДДС и БДР сократилось с 3 недель до 2 дней.
Сергей Лащёв, руководитель IT-департамента ООО «Факториал»: «Мы получили автоматическое бюджетирование и сквозную аналитику вместо недель ручного сведения Excel-таблиц. Наконец-то можем увидеть реальную картину бизнеса».
