Учет контейнеров в Excel, неточная себестоимость из-за «опоздавших» транспортных расходов и заказы поставщикам в голове менеджера. С этими проблемами компания «Е-Трейд» обратилась к 1С:Франчайзи «Фокус разработки». В кейсе рассказываем, как внедрение «1С:Комплексной автоматизации 2.5» позволило объединить все виды учета, наладить серийный учет брака, автоматизировать выгрузку на маркетплейсы и выявить недостачу товара на сумму более 500 тыс. рублей.
Компания «Е-Трейд» предлагает широкий ассортимент входных дверей, выполненных из высококачественных материалов и оснащенных современными умными электронными замками. Продукция компании отличается высокой степенью надежности и безопасности. Умные замки, установленные на дверях, обеспечивают быстрый и удобный доступ в помещение. Компания постоянно работает над улучшением своей продукции, внедряя новейшие технологии и разработки в области безопасности, гарантируя качество своей продукции и высокий уровень сервиса. В качестве каналов сбыта «Е-Трейд» использует маркетплейсы и строительные выставки Клиенты, с которыми работает компания: строительные компании, подрядчики, оптово-розничные клиенты.
Как в «Е-Трейд» пришли к автоматизации: от Excel-таблиц до единой базы
До внедрения «1С:Комплексной автоматизации 2.5» компания сталкивалась с рядом проблем, а именно:
- Учет контейнеров велся в Excel и каждый раз для получения информации о текущем статусе и уточнения информации о дате прибытия приходилось обращаться в отдел ВЭД.
- Информация о себестоимости товара была неточной, а именно не было учета по плановым затратам на транспортировку товара из-за неоперативного отражения документов.
- Не было контроля полноты и правильности ввода информации по дополнительным расходам, транспортные расходы отражались после продажи товара и не было сопоставления с фактическими перевозками.
- Формирование различных печатных форм происходило долго.
- Формирование заказа клиента менеджером происходило в телефонном режиме.
- Заказы поставщику не велись.
- Не велся учет по сериям.
- Были перемещения без заказов на перемещение.
- Учет брака велся.
Компания «Е-Трейд» обратилась к нам, в фирму-франчайзи 1С «Фокус разработки». Совместно мы наметили цели проекта:
- Объединить все виды учета (бухгалтерский, налоговый, управленческий) в единой базе данных.
- Настроить эффективное взаимодействие с покупателями за счет ведения платежного календаря, контроля отгрузок и поставок.
- Контролировать складские остатки.
- Максимально автоматизировать все процессы компании.
В качестве программы, в которой можно объединить все виды учета, мы предложить выбрать «1С:Комплексную автоматизацию 2.5». Расскажем о том, какие бизнес-процессы настроили в программе:
Закупки и работа с поставщиками
Для отдела закупок настроили ведение заказов поставщика с фиксацией табличной части «Эталон» для последующего анализа изменения заказов относительно первой согласованной версии и использования графика платежей.
Добавили отчет «Сравнение с эталоном».
У отдела закупок появилась возможность контролировать заказанный/поступивший товар, контролировать отклонение в ценах с помощью отчетов.
Внешнеэкономическая деятельность, документооборот и складской учет
Элемент справочника «Склады» дополнили реквизитами для отдела ВЭД:
Это помогло отделу ВЭД оперативно отражать информацию по импорту/экспорту товаров.
Также настроили обмен электронными документами, компания стала использовать ЭДО.
В складском контуре внедрили серийный учет для учета бракованного товара.
Справочник «Серии» дополнили реквизитами для выгрузки на сайт, а также добавили возможность прикреплять файлы к справочнику с последующей выгрузкой на сайт.
Полноценно используется раздел «Доставка» с использованием заданий на перевозку.
Продажи и работа с клиентами
Для отдела продаж настроили использование типовых и индивидуальных соглашений, с использованием графика платежей. По каждой накладной настроен учет оригиналов.
Финансы: себестоимость, казначейство и бюджет
Бухгалтерия контролирует полноту и корректность заполнения данных в 1С с помощью отчетов. К примеру, соответствие плановой себестоимости и фактических затрат:
Кадровый учет
Разработали печатные формы трудовых договоров и соглашений в кадровом учете, настроили сервис 1С:Кабинет сотрудника.
В разделе «Казначейство» настроили ведение заявок на расходование средств с планированием «Платежного календаря».
Для учета плановых расходов в компании стали использовать документ «Регистрация расходов», при поступлении фактических документов себестоимость уточняется и приводится к фактической.
Настроили бюджетные отчеты для планирования и контроля исполнения бюджета.
Аналитика, контроль качества и работа с маркетплейсами
С помощью «Монитора целевых показателей» каждый сотрудник видит исполнение плана каждый день при запуске программы 1С.
Создали автоматизированную выгрузку на сайт каталога бракованного товара для реализации, с описанием и изображением каждой единицы товара.
Настроили различные интеграции с маркетплейсами с уникальной системой отслеживания товара с точностью до единицы заказа.
Результаты проекта: как стало
После внедрения «1С:Комплексной автоматизации 2.5» бизнес-процессы компании стали прозрачными и управляемыми. Часть эффекта уже сегодня можно выразить в конкретных цифрах:
Интеграция с внешними системами позволила расширить каналы продаж.
Контроль графика оплат поставщикам позволил эффективнее использовать денежные средства компании.
Выгрузка на сайт каталога бракованного товара для реализации позволила продать товар в удобном для клиента интерфейсе. Это привело к уменьшению складских остатков, получению максимальной прибыли по поврежденным товарам, которых было более 1000 штук.
Уникальный механизм контроля переданного товара на маркетплейсы позволил обнаружить потерявшийся товар и выявить своевременно недостачу — найдены товары на сумму более 500 тыс. руб.
Работы по проекту выполнены компанией «Фокус разработки».
