Номенклатура создавалась «на лету» сотрудниками склада, статусы заказов отслеживались по памяти и в мессенджерах, а ключевые процессы дублировались в Excel. Так выглядела работа петербургского производителя монолитного режущего инструмента «Гиперион Тулс» до начала проекта. Компания обратилась к нам за единой системой учета — а получила полноценную цифровую трансформацию. Подробности рассказываем в кейсе.
ООО «Гиперион Тулс» — петербургский производитель монолитного режущего инструмента из твёрдого сплава: фрез, сверл, разверток, метчиков и фрезерных головок. Компания работает как на российском, так и на международном рынке и стремится к максимальной прозрачности и управляемости своих производственных процессов.
До начала проекта учет в компании велся в программе «1С:Бухгалтерия», в которой было сделано много доработок, мешающих нормальному функционированию системы.
Помимо этого, в программе одновременно велись данные нескольких организаций. Это приводило к постоянной путанице: информация по компании смешивалась с данными других организаций, отсутствовала сегрегация прав доступа, а структура справочников была нестабильной. Параллельно ключевые процессы — особенно в закупках, производстве и складском учете — дублировались в Excel-файлах, где отсутствовала связь между документами и контролем согласованности.
Номенклатура создавалась стихийно, часто «на лету» сотрудниками склада, без единой логики. Статусы заказов отслеживались по памяти, в мессенджерах или по телефону. На производстве отсутствовал даже минимальный документальный учет этапов, брака или загрузки сотрудников.
Все это приводило к ошибкам при отгрузке, расхождениям в остатках и невозможности оперативно оценить рентабельность конкретного заказа.
Компания обратилась к нам за решением и совместно мы наметили цель проекта — внедрить решение 1С, решающее задачи именно бизнеса, и выстроить единую систему управленческого, складского и производственного учета.
От минимальной настройки к полной цифровой трансформации
Изначально компания планировала внедрить типовой функционал 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) с минимальными доработками — в первую очередь для учета продаж и закупок. Однако уже на первых выездах стало очевидно: текущие бизнес-процессы настолько фрагментированы и неуправляемы, что без глубокой адаптации система не сможет закрыть даже базовые потребности.
Проблема была не только в имеющейся учетной системе. Необходимо было перестроить сами процессы работы с заказами, номенклатурой, материалами и производством.
Поэтому задача проекта изменилась. Нужно было создать единую информационную систему, которая позволила бы:
- объединить управленческий, складской и производственный учет;
- отказаться от разрозненных Excel-таблиц;
- упорядочить работу с номенклатурой;
- контролировать движение каждого заказа;
- фиксировать производственные операции;
- учитывать брак и фактическое время работы;
- контролировать задолженность покупателей;
- получать достоверную информацию о производстве и себестоимости.
Для решения этих задач наши специалисты предложили выбрать «1С:Управление нашей фирмой» и адаптировать систему под процессы предприятия.
Проект был разбит на логические этапы по утвержденному плану работ, и за три выезда мы последовательно внедрили четыре ключевых функциональных блока: «Закупки», «Продажи», «Склад и производство» и «Казначейство». На каждом этапе проводили анализ, моделирование бизнес-процессов, настройку, обучение пользователей и составление подробных инструкций.
Закупки: от хаотичных заказов — к контролю учета поставщиков с привязкой к договорам
В блоке «Закупки» был организован единый учет поставщиков с привязкой к договорам. Для работы с иностранными поставщиками в систему были добавлены валюты евро и рупии. Также были настроены статусы заказов и реквизиты, позволяющие указать способ получения товара — доставка или самовывоз.
Такая настройка позволяет сотрудникам видеть полноценную информацию о заказе: текущий статус, условия поставки, договор, по которому осуществляется закупка. Это упрощает контроль заказов и снижает риск потери информации при работе с большим количеством поставщиков.
Особое внимание уделили ситуации, когда на момент оформления заказа точная номенклатура еще не заведена в системе. Для этого был реализован механизм временной номенклатуры. Раньше в такой ситуации сотруднику снабжения пришлось бы ждать создания полноценной карточки товара, прежде чем оформить необходимые документы. Это могло задерживать оформление заказа и приводить к появлению дублирующихся карточек номенклатуры.
Теперь сотрудник снабжения может создать временную позицию, например «Товар №1 по заказу №…», и в поле «Содержание» указать необходимые характеристики товара: наименование, параметры, особенности исполнения и другую информацию, которая известна на момент заказа.
Продажи: с логикой и автоматикой
Настроили полный цикл продаж: от коммерческого предложения до заказа покупателя с привязкой к договорам, прайс-листам и факсимиле подписей. Благодаря загруженным подписям и печатям, клиенты получают официальные документы одним кликом.
Создали доработку, которая автоматически формирует уникальный артикул в зависимости от вида и категории номенклатуры: фрезы получают префикс HSF, сверла — HSD, развертки — HSR, метчики — HST, а готовая продукция — HS. Это сразу привело каталог к единому стандарту и исключило путаницу.
С целью контроля за отделом продаж и покупателями разработали функционал запрета отгрузки, запрещающий создавать отгрузочные документы покупателям при превышении суммы задолженности или срока самой старой дебиторской задолженности.
Склад и производство: прозрачность на каждом этапе
Блок «Склад и производство» стал ключевым элементом автоматизации.
Для учета производства разработали специализированное АРМ «Выпуск продукции», в котором сотрудники сканируют свой штрихкод и штрихкод сдельного наряда, а система отображает все этапы работы.
Каждый этап можно начать, завершить, зафиксировать брак (с разбивкой на «производственный» и «наладочный») — все в реальном времени. Готовые этапы выделяются зеленым, текущие — желтым. Система автоматически считает время на работу и формирует отчет о производительности.
Также внедрены автоматическое распределение материалов по ячейкам, дробление строк при недостатке остатков и точный учет перемещений. А благодаря кнопке «Создать заказы на производство по строкам заказа покупателя» менеджеры теперь за секунды запускают в работу каждый заказ с учетом материалов, этапов и сроков.
Учет основных средств
Отдельно было разработано расширение для учета основных средств — оборудования, станков, техники и других объектов, которые используются на предприятии.
В системе создан справочник «Места нахождения ОС», который позволяет фиксировать, где именно находится каждый объект основных средств. Дополнительно местонахождение связывается с материально-ответственным и физическим лицом. Это позволяет в любой момент определить, где находится оборудование и кто отвечает за его сохранность.
Для управления движением основных средств разработан документ «Заявка на оприходование/перемещение ОС». С его помощью сотрудник может оформить запрос на принятие нового объекта или его перемещение между подразделениями и местами хранения. К заявке можно прикрепить необходимые файлы и документы, а ответственные сотрудники получают уведомления о необходимости обработки заявки.
Такой подход позволяет перевести движение основных средств из разрозненных заявок и переписки в единый процесс. Руководитель и ответственные сотрудники получают возможность контролировать, какое оборудование находится в компании, где оно размещено, за кем закреплено и какие операции с ним проводились.
Дополнительно в системе настроены печатные формы унифицированных документов ОС-1 и ОС-2. Это позволяет формировать необходимые документы непосредственно из учетной системы и не создавать их отдельно вручную.
Автоматизация статусов и отчетности
Чтобы сотрудники не контролировали каждый заказ вручную и не обновляли его статус самостоятельно, в системе настроена автоматическая смена статусов на основании выполненных операций.
Например:
- после создания «Заказа на производство» заказ покупателя автоматически получает статус «В работе». Это означает, что заказ уже передан в производство и по нему началось выполнение работ.
- После формирования «Расходного ордера» заказ меняет статус на «Готов к отгрузке». Сотрудникам не нужно отдельно сообщать о готовности заказа — информация появляется в системе автоматически.
- После создания документа «Производство» соответствующий «Заказ на производство» закрывается автоматически. Таким образом, статус заказа отражает фактическое состояние процесса, а не зависит от того, успел ли сотрудник вручную обновить информацию.
В результате менеджеры и другие сотрудники могут быстро понять, на каком этапе находится каждый заказ: принят, находится в работе, готов к отгрузке или уже завершен.
Отчет «Анализ заказов производства»
Для контроля выполнения производственных заказов был разработан отчет «Анализ заказов производства». Он объединяет информацию по всей цепочке выполнения заказа: от плановых дат до фактического выпуска продукции. В отчете можно увидеть данные о материалах, браке и этапах выполнения производства.
Это необходимо для того, чтобы руководителю не приходилось собирать информацию из нескольких документов и таблиц. В одном отчете можно сопоставить что планировали произвести, в какие сроки, какие материалы были использованы, что фактически выпустили и были ли отклонения.
Единая система, прозрачное производство, достоверная себестоимость: что получил «Гиперион Тулс»
Проект начался как «легкое внедрение», но превратился в полноценную цифровую трансформацию.
Сегодня в «Гиперион Тулс»:
- все учетное движение документально закрыто в единой системе;
- нет больше ручных таблиц и пересогласований между базами;
- каждый заказ, материал и этап производства видимы в режиме реального времени;
- сотрудники получают четкие инструкции и работают в удобных интерфейсах;
- руководство получило достоверные данные о себестоимости продукции, сколько времени затрачивается на каждый этап производства.
«Раньше мы тонули в бумажках, Excel и разрозненных базах. Теперь — управляем бизнесом», - так оценили результат в «Гиперион Тулс».
Работы по проекту выполнены компанией «Софт-Бизнес».
