«Наш успех — это успех наших клиентов!» Такой принцип является главным руководством в деятельности ГК АгроЦентр. С 2002 года компания поставляет российским аграриям современную сельскохозяйственную технику и оборудование, позволяющее внедрять передовые технологии и повышать эффективность производства.
ГК АгроЦентр является официальным дилером лидеров мирового сельхозмашиностроения: KUHN, KRONE, AMAZONE, AGROAPOLLO, TAFE, GRITAN, ZAFFRANI, FJDynamics, Matal Fach, Einbock, Cancela, NAVMOPO и др.
Среди клиентов ГК АгроЦентр крупнейшие агрохолдинги, крестьянские (фермерские) хозяйства, питомники и другие предприятия. Численность штата компании более 400 человек, из них около 200 человек в штате инженерно-технической службы, которая 24/7 оперативно выполняют прием заявок и выездные ремонтные работы любой сложности.
Основные цели автоматизации бизнес-процессов инженерно-технической службы:
- Повышение прозрачности выполнения всех работ от приема заказов до исполнения;
- Оперативное получение достоверной и полной информации по работам и клиентам;
- Сокращение времени на оформление бумажных документов инженерами;
- Сокращение времени на обработку бумажных документов диспетчерами.
Руководством компании были поставлены задачи:
- Максимально автоматизировать операции для повышения эффективности рабочего времени инженерной службы;
- Оперативно учитывать и контролировать выполняемые работы;
- Оптимизировать маршруты перемещения ремонтных бригад;
- Переход на полностью прозрачную систему мотивации от закрытого объема нормо-часов по выполненным работам.
До старта проекта
- фиксация факта выполненных работ и использованных запчастей выполнялась инженером вручную на бумажных бланках;
- формирование печатной формы акта-приемки осуществлялось инженером вручную;
- печатные документы хранились у инженера, что не исключало возможности утери бумажного носителя;
- средняя частота передачи данных по выполненным заказ-нарядам — 1 раз в неделю;
- фотографии поломок хранились в галерее фотоаппарата инженера без определенного порядка и привязки к заказ-наряду;
- передача фотографий координатору для загрузки в центральную базу данных (далее БД) осуществлялась через электронную почту;
- передача сканов подписанных документов для загрузки в центральную БД также осуществлялась через электронную почту;
- при изменении шаблона печатной формы акта-приемки инженер должен был ехать в офис, чтобы распечатать новый пакет документов;
- реквизиты контрагента, в том числе номер договора и цена работ, для бумажного акта-приемки заполнялись инженером вручную, что увеличивало риск ошибки;
- отправка бухгалтерских документов по почте осуществлялась через неделю после выполнения работ;
- история обслуживания хранилась только в центральной БД, для получения данных инженеру необходимо было связаться с координатором.
Решение
Для решения вышеперечисленных сложностей специалисты ГК «Комплексная Автоматизация» предложили разработать мобильное приложение.
Цели автоматизации с помощью мобильного приложения:
- Контроль работы сервисных инженеров.
- Сокращение транспортных расходов, затрат на внесение, оперативность сбора документов — печать и подписание документов в полях.
- Уход от заполненных вручную Акта осмотра/Акта выполненных работ. Оптимизация времени координаторов по всем видам работ.
- Оптимизация времени, которое тратят инженеры на отчеты. Ведение табелей, журналов учета времени в мобильном приложении.
- Оперативность управления персоналом инженерно-технического обеспечения. После завершения любой работы в приложении идет сигнал в 1С. Сокращение непроизводственных издержек времени.
- Прозрачность выполнения работы.
Задачи автоматизации:
- Передача задач сервисному инженеру на мобильное устройство.
- Синхронизация нормативно-справочной информации из центральной БД.
- Фиксация фактически затраченного времени инженером по конкретным видам работ.
- Отражение хода ремонта объекта — диагностика, обслуживание, замена расходного материала/запчастей.
- Формирование пакета документов о выполненных работах на мобильном устройстве.
- Передача информации о выполненных работах в центральную БД с мобильного устройства.
- Возможность передачи пакета документов о выполненных работах из мобильного устройства на печать через беспроводные средства передачи данных.
- Оперативный контроль руководителем выполнения работ по заявкам и работам.
Наша разработка мобильного приложения включила в себя два интерфейса:
АРМ Руководителя:
- получение и фиксация обращений клиента
- назначение исполнителей
- контроль выполнения работ
- анализ эффективности инженеров
АРМ Исполнителя:
- фиксация времени по реперным точкам
- получение заданий на работу
- оформление и печать заказ-нарядов
- заполнение отчета по работам
Роли пользователя и структура подчинения в приложении фиксируются в серверной части — в «1С:Управление торговлей». Также в серверной части приложения осуществляется фиксация выдачи сотрудникам устройств и доступа к приложению.
Рабочий стол руководителя
Заявки руководителя отсортированы на 4 списка:
- Статусы
- Инженеры
- Заказчики
- Даты
При нажатии на значение отбора открывается список заказ-нарядов со статусом.
Список заказ-нарядов сортируется по параметрам:
- статус
- вид работ
- исполнитель
- контрагент
- дата
- важность
Список заказ-нарядов
Оформление заказ-наряда:
- Руководитель создает заявку, используя текстовый или голосовой ввод.
- Диспетчер оформляет заказ-наряд.
- Руководителю и диспетчеру доступна вся информация и возможность редактирования.
Список заказ-нарядов по параметрам
Заказ-наряды, оформленные в едином формате, выступают надежным и универсальным источником информации.
Получение обращения:
- Обращение поступает руководителю от заказчика.
- Обращение может поступить как от контрагента, так и от подразделения.
- Руководитель создает задание, назначает исполнителей.
- Отправляет задание в БД и на мобильное приложение исполнителей.
Рабочий стол исполнителя
1. Координатор заполняет шапку заказ-наряда.
2. Заказ-наряд прикрепляется к Заданию инженера в «1С:Управление торговлей».
3. Задания (без заказ-наряда) поступают инженерам-исполнителям на мобильное устройство в раздел Заявки.
Далее покажем работу мобильного приложения для исполнителей на примерах:
В результате с помощью мобильного приложения инженеры получили возможности:
- Формировать закрывающие документы для клиента при завершении работ, затем все документы доступны в приложении.
- Wi-fi/Bluetooth-принтер в автомобиле сотрудника позволяет на выезде распечатывать документы по заказам.
- Оперативная работа с закрывающими документами ускоряет документооборот с клиентом и позволяет быстрее закрывать заказ-наряды.
На данный момент 120 инженеров используют мобильное приложение, которое позволяет фиксировать факт выполненных работ.
Как бизнес-процессы выглядят после автоматизации:
- оперативная фиксация рабочего дня инженера в разрезе работ и с привязкой GEO-локации (внесение данных в закрытый период запрещено);
- выбор используемых запчастей осуществляется через справочник;
- формирование печатной формы акта-приемки осуществляется через мобильное приложение, вручную ставятся только визы подписантов;
- в передаче сканов подписанных документов и фотографий для загрузки в центральную БД нет необходимости, файлы прикрепляются к заказ-наряду сразу в мобильном приложении;
- при изменении шаблона печатной формы акта-приемки инженеру необходимо просто обновить мобильное приложение;
- все реквизиты контрагента, в том числе номер договора и стоимость работ, для акта-приемки заполняются автоматически по данным заказ-наряда;
- при отсутствии интернета в месте проведения работ у заказчика отправка бухгалтерских документов по почте осуществляется на следующий день после выполнения работ автоматически;
- история обслуживания хранится в мобильном приложении по выполняемому заказ-наряду;
- ликвидирована необходимость двойной работы сотрудников (заполнение результатов выполнения работ, ввод НСИ, прикрепление присоединенных файлов);
- планирование и контроль работ инженеров осуществляется руководителем в мобильном приложении: статус ознакомления и выполнения заказ-наряда передается в центральную БД и руководителю в приложение;
- даты выезда инженера и окончания заявки заполняются автоматически по данным из приложения;
- фиксируются дата и время начала и окончания каждой реперной точки;
- доступ на редактирование заказ-наряда в мобильном приложении имеет только пользователь, указанный в реквизите «Ответственный инженер». Всем остальным исполнителям документ доступен только для чтения.
Последовательность внедрения:
- Разработка на тестовой базе
- Настройка HTTP-сервиса для доступа к тестовой БД с мобильного приложения
- Демонстрация прототипа фокус-группе
- Доработка замечаний, тестирование
- Помещение доработок в рабочую БД
- Публикация HTTP-сервиса для доступа к рабочей БД с мобильного приложения
-
Промышленная эксплуатация в одном подразделении — пилотный запуск в Курском филиале
Результаты проекта
Проект длился около шести месяцев, с середины апреля 2021 года. После введения мобильного приложения в промышленную эксплуатацию производились доработки в системе.
За это время было автоматизировано 20 рабочих мобильных мест, далее масштабировали до 120 рабочих мест. Компания планирует внедрить еще около 100 рабочих мобильных мест.
Мобильное приложение позволило компании:
- Сократить время на оформление документов и освободить сервисных инженеров для выполнения более важных задач, что значительно увеличило их эффективность.
- Фиксировать выполненные работы с отметкой координат на карте.
- Осуществлять выбор запчасти и формировать акты-приемки без необходимости передачи файлов, с возможностью печати на принтер.
- Инженеры получили доступ к редактированию заказ-нарядов, а руководители смогли оперативно планировать и контролировать выполнение работ и выездов.
- Диспетчеры (координаторы) компании получили дополнительное время для выполнения других задач, в том числе для формирования отчетов за счет отсутствия «стенографии» и расшифровки почерков инженеров.
Таким образом, данное решение помогло упростить процесс обслуживания клиентов и сократить простой их техники, повысив эффективность и самой компании и клиентов ГК АгроЦентр.
Работы по проекту выполнены ГК «Комплексная Автоматизация».