О компании: мебельная фабрика «ФОРТ» (г. Ульяновск) производит корпусную мебель, столы, стулья, доски Садху. Фабрике более 10 лет, производственная площадь около 3000 кв. м., складская — 1500 кв. м. Объем выпускаемой продукции более 130 000 единиц изделий в год.
Зачем понадобилась автоматизация?
На мебельной фабрике «1С:Предприятие» появилась очень давно. Это «старая и добрая» «1С:Торговля и склад» версии 7.7. С момента ее появления она приросла множеством дополнительного функционала и сейчас используется для отражения операций складского учета, учета операций производства и производственных затрат, заработной платы производственным рабочим и т.д.
Сотрудники практически «живут» в данной базе, т.к. там нужно отражать большой объем операций, формировать огромный объем производственных документов и печатных форм, и заводить данные о выполнении работ и выпуске продукции. «1С:Торговля и склад» стала «родным домом» для многих пользователей фабрики, и именно смену ее на «1С:Управление нашей фирмой» и можно назвать «Реновация жизни в 1С».
Объемы производства и продаж росли, в том числе через маркетплейсы, поэтому руководство фабрики решило перейти на более современное прикладное решение на базе «1С:Предприятие». Решение, которое будет содержать как управленческий функционал в части операционного учета, так и производственный функционал.
Программ для автоматизации производства достаточно много, но мебельной фабрике требовалось простое и понятное решение, которое не займет много времени на внедрение и не потребует увеличить количество пользователей, занимающихся обработкой информации. Этим решением стало «1С:Управление нашей фирмой».
Чтобы решить поставленные задачи и внедрить «1С:УНФ» руководство мебельной фабрики «ФОРТ» обратилось к партнеру фирмы «1С» — в компанию «Метод».
Представители фабрики совместно со специалистом-консультантом компании «Метод» Яном Гринцевичем выявили основные потребности мебельной фабрики, установили причины их возникновения и сформировали задачи. И хотя проект по реновации жизни в 1С еще на завершающем этапе, мы решили рассказать о том, что уже сделано.
Ход проекта
Предпроектное обследование и моделирование
Этап предпроектного исследования длился около месяца. В ходе работ собрали информацию о структуре компании, видах деятельности и ее бизнес-процессах и оформили в виде документа, который описывал деятельность в деталях. Всю подробную информацию собрали со всех ответственных лиц фабрики и с представителей каждого отдела.
Несмотря на удаленный формат работы, описание отражало полную картину существующих бизнес-процессов, особенности выстроенного учета, пожелания по настройкам учета в новой информационной базе.
Картина была настолько полной, что наш специалист-консультант мог рассказать специалистам одного отдела фабрики о работе их коллег из другого отдела. Это вызывало удивление и в нашей команде, и среди ответственных лиц мебельной фабрики.
Описание бизнес-процесса легло в основу его моделирования на типовой версии «1С:Управление нашей фирмой». Моделирование заняло еще около трех недель. Настроенную информационную базу с тестовым примером представили всем специалистам мебельной фабрики в ходе видео-конференции.
По итогу моделирования бизнес-процесса на «1С:УНФ» составили перечень предстоящих работ и необходимых доработок, и по итогу сформировали всем понятный путь перехода из «1С:Торговля и Склад 7.7» в «1С:УНФ».
Как таковых «узких мест» в функционале «1С:УНФ» не нашлось, типовых возможностей было достаточно, чтобы отразить все бизнес-процессы мебельной фабрики, но из-за некоторых особенностей порядков текущего учета специалист компании «Метод» предложил следующие доработки:
- осуществление передачи характеристик из готовой продукции в полуфабрикат, без написания сложных параметрических спецификаций;
- изменение принципов формирования печатных форм сдельных нарядов из заказа на производство;
- изменение принципов формирования документов «Сдельный наряд» аналогично новым принципам формирования печатных форм;
- расширение возможности применения характеристик в номенклатуре с видом Операция, доработка заполнения стоимости операции в «Сдельном наряде»;
- доработка механизма введения исполнителей в документ Сдельный наряд, с возможностью автоматического разбиения строк «Сдельного наряда» по заданным принципам.
Передача характеристик
В учете на базе «1С:УНФ» руководство мебельной фабрики решило использовать полуфабрикаты, их учет в производстве и на складах. При этом на фабрике производятся не тиражная готовая продукция, а товар, отдельные характеристики которого можно изменить по требованию заказчика.
К таким характеристикам относятся, например, цвета столешниц, каркасов, кромок, ножек столов и т.д. Сочетание цветов отдельных элементов, при том, что каждый элемент — это отдельный полуфабрикат, могло быть любым. Одна и та же модель изготавливаемого стола может иметь разные сочетания цветов столешницы и кромки, каркаса и кромки каркаса, соответственно, и характеристики каждого полуфабриката будут разные.
Написание сложных формул параметрических спецификаций в данном случае усложнило бы жизнь проектного отдела на долгое время, а механизм сопоставления не мог вместить такое количество сочетаний.
Чтобы не усложнять процесс внедрения, придумали и реализовали механизм передачи характеристик готовой продукции в характеристику полуфабриката на этапе формирования спецификаций к заказу покупателя. Это удалось сделать через использование общих наборов характеристик категорий номенклатуры готовой продукции и полуфабрикатов.
Перед проведением заказа покупателя, на основании основной спецификации к готовой продукции, формируется дополнительная спецификация по конкретному заказу, в которой все полуфабрикаты получают соответствующие значения цветов из характеристики готовой продукции. После чего сформированная спецификация подставляется в заказ покупателя.
Эта доработка позволила использовать механизм «Расчета потребностей» без внесения в него каких-либо изменений. При проведении заказа покупателя с уже нужными полуфабрикатами в спецификации, система сразу же формируют соответствующие потребности на производство и закупку.
Печать сдельных нарядов («Сменок»)
Два раза в неделю на производство передается целая пачка документов, так называемых «Сменок». Сменка содержит в себе информацию об объеме тех или иных операций, которые должны выполнить ответственные сотрудники на производстве. Принцип формирования и печати: один вид операции — одна «Сменка».
Механизм формирования и печати «Сменок», используемый в «1С ТиС 7.7» был прост, но требовал огромного объема однотипных действий. Причем эти действия выполнялись с соблюдением определенной последовательности при формировании документов.
Это, конечно, «магия», когда ответственный за формирование данных печатных форм сотрудник, словно в режиме ускоренной перемотки, выполняет привычную последовательность нажатий различных кнопок. Если на это место посадить новичка, то запуск в производство товара был бы не 2 раза в неделю, а 1 раз в месяц.
Чтобы не изменять привычных печатных форм документов и принципов их формирования, и при этом упростить (автоматизировать) их вывод на печать ответственным сотрудником, в меню «Печать» документа «Заказ на производство» добавили команду обработки, которая формирует комплект форм «Сменок» для печати по заданным принципам. Типовые печатные формы больше не используются, написаны новые по аналогии с используемыми ранее.
Это позволило значительно сократить время, а значит и трудозатраты, на данном участке работы; ответственный сотрудник может смело идти в отпуск, а руководству не нужно больше ломать голову, кого поставить ему на замену. Все стало проще и быстрее.
Документы «Сдельный наряд»
Исходя из принципов формирования печатных форм «Сменок» т.е. сдельных нарядов из заказа на производство реализовали новый принцип формирования документов «Сдельный наряд». Документы формируются по нажатию отдельной кнопки в заказе на производство. Формируются группой, но с разделением на отдельные документы по каждому виду операции.
В списке сдельных нарядов созданные документы не проведены, так как еще не указан исполнитель. Также документы «Сдельный наряд» разделены по принадлежности к производственному подразделению, виду операции, заказу на производство.
Такой подход позволяет оперативно отобрать и заполнить документ данными об исполнителях, так как каждая печатная форма имеет обозначение о виде операции и заказе на производство. Используя фильтры списка документов «Сдельный наряд», можно легко произвести необходимые отборы.
Характеристики в номенклатуре с типом «Операция»
Исходя из процесса производства и выполняемых производственных операций число видов операций не велико, но стоимость каждой операции зависит от вида изготавливаемого изделия (готовой продукции или полуфабриката).
В типовом решении номенклатура типа «Операция» не поддерживает использование характеристик, а заведение каждой операции для каждого изделия (готовой продукции или полуфабриката) весьма трудозатратно и не целесообразно.
Чтобы сократить число номенклатуры с видом «Операция» и установки стоимости операции в зависимости от изготавливаемой номенклатуры, решили добавить возможность использования характеристик и формирования стоимости операций в зависимости от характеристики. Характеристикой операции является элемент справочника номенклатуры (готовая продукция или полуфабрикат).
Кроме того, доработали принцип подстановки стоимости операций в строку документа «Сдельный наряд». Теперь стоимость одной операции в разных строках и с разной изготавливаемой номенклатурой отличается.
Этот комплекс доработок позволил устанавливать и изменять цены в зависимости от номенклатуры, используя типовой функционал, а также подставлять конкретную стоимость операции в документ «Сдельный наряд».
Исполнители в сдельном наряде
Принцип организации производственного процесса предполагает взаимозаменяемость сотрудников, разделение сотрудников по квалификации и мотивации, наличие стажеров на обучении. В то же время формирование «Сменок» происходит с расчетом на срок более одного дня (смены).
В следствии этого на производстве происходит динамическое формирование исполнителей производственных операций на участках. Сотрудники могут перемещаться между участками и выполняемыми видами операций изо дня в день, а объем операций, указанных в «Сменке», может быть выполнен разными ответственными.
Типовое решение позволяет указать исполнителя (или бригаду исполнителей) для всего документа или построчно. Сумма выработки распределяется по строке на исполнителя или бригаду (согласно КТУ участников бригады). Однако разбивать строки вручную на две, три или четыре было не удобно, кроме того, возрастала вероятность появления ошибки.
Для автоматизации процесса реализовали механизм разделения строки (одной или нескольких), чтобы вводить результаты труда исполнителей. Разделение производится по количеству или долям, между любым количеством исполнителей и/или бригад, с автоматическим разделением строк в документе «Сдельный наряд».
Это позволило значительно упростить ввод документов «Сдельный наряд» по результатам труда производственных рабочих на основании заполненных печатных форм «Сменок». Кроме того, сохранили возможность типового начисления вознаграждения производственным рабочим по результату закрытия сдельного наряда.
Резюме
Любые доработки системы ничего не значат, если эти доработки невозможно использовать. Поэтому для первоначального заполнения информационной базы данными выгрузили данные о номенклатуре, спецификациях из «1С:ТиС 7.7» и загрузили их в «1С:УНФ» через написанную нашей командой обработку.
Итого: данные из «1С:ТиС 7.7» загружены, доработки сделаны и остается самая малость — обучить пользователей работать в «1С: УНФ». Для изучения возможностей «1С:УНФ» мы рекомендовали курсы «Учебного центра №1».
После внедрения мы оказываем регулярные консультации сотрудникам мебельной фабрики «ФОРТ». Также для удобства пользователей записали цикл видео-инструкций по работе с типовым и доработанным функционалом «1С:УНФ» в части особенностей применения с учетом специфики работы.
Кроме того, продолжаем доработки типового функционала с учетом производственной необходимости, запросов пользователей и пожеланий руководства мебельной фабрики. Впереди подключение маркетплейсов, CRM системы и дополнительных сервисов.
На текущий момент обучаем сотрудников принципам формирования параметрических спецификаций и оказываем посильную помощь в их формировании. Впереди — этап опытной эксплуатации и полный переход на новую «1С:УНФ».
Над проектом работали сотрудники компании ООО Метод, г. Ростов-на-Дону:
Игорь Размета — генеральный директор: «Современным компаниям требуются современные решения. Данный тезис давно подтверждается на практике многих предприятий.
Порой бывает сложно перестроить процессы и заменить привычный инструмент автоматизации, но без развития нет будущего. Рекомендую всем обратить внимание на программу «1С:Управление нашей фирмой» как лучшую программу для управленческого учета».
Ян Гринцевич — специалист-консультант УНФ: «Данный переход в „1С:УНФ“ в очередной раз показал универсальность и адаптивность данного прикладного решения для реализации производственных задач.
Основной бизнес процесс был полностью переложен на типовой функционал «1С:УНФ», а выполненные доработки связаны лишь с особенностью существующих, сложившихся годами, процессов».
Сергей Литвинов, специалист по платформе «1С»: «Я, как технический специалист, отмечаю универсальность, адаптивность и простоту программы „1С:УНФ“.
Расширение функционала не требует большого внимания к структуре, т.к. программа разработана на очень высоком уровне как для пользователей, так и разработчиков».
