В современном бизнесе, где время и точность играют ключевую роль, рекламное агентство SLON, превратившееся за пять лет из небольшого гаражного проекта в полноценное рекламное агентство, столкнулось с болезнью роста.
Клиентами компании являются как частные лица, так и организации, имеется сеть партнеров, заказывающих в компании рекламные изделия для своих проектов.
Быстрый рост компании вызвал проблемы в организации процессов работы и управлении. Это стало угрожать самому существованию компании и её репутации.
Проблемы и риски
С увеличением объема заказов рекламное агентство оказалась в сложной ситуации:
- Нарушение сроков выполнения проектов вызывало недовольство клиентов и снижало доверие к агентству.
- Разрозненная информация о продажах и взаиморасчетах приводила к путанице, вызывая недовольство и создавая риски потери клиентов.
- Отсутствие процесса контроля оплаты и выдачи заказов добавляли неопределенности в финансовые процессы, создавая неразбериху.
- Увеличение времени на расчеты стоимости заказов вызывало очереди и недовольство клиентов, начался отток к конкурентам.
- Распыление ресурсов и отсутствие четких регламентов угрожали стабильности бизнеса, заставляя руководство заниматься всеми текущими проблемами вместо стратегического развития.
Проблемы разрастались и создавали реальную угрозу для будущего компании. Было очевидно, что без изменений, управление фирмой становится невозможным.
Решение: внедрение «1С»
Чтобы справиться с этими вызовами, руководство компании обратилось в Фирму «SoftKey», с запросом на автоматизацию учета и управления в рекламном агентстве. В результате переговоров выявили сложности в процессах, определили приоритетные участки автоматизации, наметили план действий. За основу для автоматизации выбрали «1С:Управление нашей фирмой для Казахстана» в сервисе «1CFRESH.KZ».
Проект продлился около двух месяцев и включал в себя несколько ключевых этапов, которые стали основой для решения поставленной задачи.
Этапы внедрения
Этап 1. Предметное обследование и разработка бизнес-процесса «Продажа услуг компании»
Наша работа началась со сбора информации о работе компании. Часто при разговоре с собственником для определения целей автоматизации мы сталкиваемся с тем, что он не останавливается на деталях, считая что не нужно акцентировать внимание на мелочах. Он смотрит «вдаль» проекта. Но на самом деле эти мелочи играют существенную, порой решающую роль в реализации проектов.
Внешнему консультанту всегда важно докопаться до истины в результате долгих разговоров с персоналом, задавая вопросы, изучая деятельность компании изнутри. Нам важно понять - что и какими методами можно улучшить, какие ресурсы для изменений есть внутри компании, а что предстоит добавить. До начала автоматизации были проанализированы и описаны процессы, которые при автоматизации смогут изменить ситуацию в компании к лучшему.
Все, что вызывало наибольшую тревогу: сроки поставок, взаиморасчеты, медленная работа менеджеров, отсутствие контроля за сделками, относилось к организации работы отдела продаж. Отдел продаж оказался болевой точкой компании, одновременно точкой для роста бизнеса. Его работа требовала выработки алгоритма и формализации действий сотрудников, пересмотра процессов и их оптимизации.
Так был разработан и внедрен бизнес-процесс «Продажа услуг компании». Он включил в себя сегментацию продуктовой линейки и клиентской базы, описание стратегии ценообразования. Были описаны этапы процесса, определены его участники и регламентированы необходимые документы.
Продуктовая линейка была распределена по трем направлениям:
- Проектные продукты. Они требуют технического задания, глубокой технической проработки, детального расчета стоимости и сроков, согласования с заказчиком.
- Заказы от партнеров. Включают техническое задание, утвержденные эскизы и бланк замера.
- Потоковые изделия. Их приобретают розничными покупателями.
Соответственно направлениям сегментировали заказчиков:
- заказчики проектных решений;
- партнеры, передающие заказы со своих проектов на производство компании;
- розничные заказчики.
Менеджеры отдела продаж получили специализацию в разрезе сегментов заказчиков:
- на проектное направление направили специалистов, обладающими компетенциями в производстве, имеющими техническое образование;
- заказы от партнеров направляются в отдел производства, где сразу производится оценка заказа, выписывается счет на оплату, после оплаты счета заказ партнера сразу передается на производство;
- розничное направление — место для тех, кто обладает талантом к коммуникациям и владеет мастерством продаж.
Ценообразование происходит централизованно, опираясь на себестоимость изделия и нормы прибыли.
Этап 2. Установка и адаптация программного обеспечения
Программу «1С:Управление нашей фирмой» развернули на шести рабочих местах сотрудников и провели экспресс-обучение сотрудников, что позволило им быстро освоить новую систему.
Для сокращения трудоемкости расчета стоимости услуг разработали специальное расширение, которое позволило автоматизировать расчет стоимости услуг исходя из линейных размеров изделий. Это облегчило менеджерам подготовку коммерческих предложений, выписку счетов на оплату, формирование приложений к договорам.
Формирование договоров было автоматизировано при помощи подключения шаблонов договоров, анкет клиентов, бланков замеров. Теперь сформировать весь пакет документов можно за пару кликов мыши.
Все этапы работы с клиентом — от оформления заказа до выписки счетов-фактур на оказанные услуги автоматизированы и документируются на каждом этапе. Выстроены связи между всеми этапами работы с клиентом, что улучшило внутренние процессы. Описание бизнес-процесса «Продажа услуг компании» позволило регламентировать действия каждого сотрудника, назначать ответственных за каждый этап в зависимости от статуса заказа: «В работе», «Ожидает оплаты», «Оплачено», «В производстве», «Ожидает выдачи», «Завершен».
На этом этапе компания приступила к эксплуатации системы, при этом на совместных собраниях, мы обсуждали ошибки, недочеты в работе. Разбирали все возникающие вопросы, предложения, претензии пользователей, демонстрировали функциональность программы и лайфхаки успешной работы с приложением.
Особое внимание уделяли закреплению бизнес-процесса «Продажа услуг компании» при работе с программой «1С:Управление нашей фирмой». Были разобраны риски, возникающие при отсутствии документирования сделок: когда после работ, выполненных без подписания Актов выполненных работ, клиент требовал возврата денег за принятые ранее работы.
Анализ кейсов работы с дебиторской задолженностью, помог разработать алгоритм поведения менеджеров и избавиться от просроченной задолженности, исключены случаи работы над дорогостоящими проектами без предоплаты.
Этап 4. Постпроектное сопровождение. «Успех проявился, нужно закрепить»
Для того, чтобы полученные в процессе автоматизации изменения закрепились, после внедрения программного обеспечения и изменения бизнес-процессов был выделен период для постпроектного сопровождения.
В течении месяца специалисты Фирмы «SoftKey» наблюдали за работой рекламного агентства SLON, участвуя в совещаниях. В ходе сопровождения по составленным чек-листам фиксировали изменения в процессах, консультировали пользователей.
Завершение постпроектного периода закончилось записью видеоразбора проекта с заказчиком. Целью этого мероприятия стала фиксация достижений, сравнение ожиданий и полученных компанией результатов, подведение итогов проекта. С согласия собственника компании видеоразбор проекта опубликован на канале Фирмы SoftKey.
Результаты автоматизации
- централизованное хранение информации компании в одном месте
- упорядочение взаимодействий между подразделениями
- снижение времени и трудоемкости подготовки коммерческих предложений и договоров
- информация о состоянии заказов и взаиморасчетах доступна в реальном времени
- благодаря автоматизации стала доступна возможность открытия филиалов
Ценность проекта для компании
- Централизованное ценообразование. Использование нескольких типов цен для разных сегментов клиентов улучшило точность расчетов. Подготовка коммерческого предложения со всеми уточнениями занимает до 3 минут.
- Автоматизация документооборота. Пакеты документов теперь формируются автоматически, предоставляя полную картину по сделкам. Поиск необходимой информации по сделке или клиенту занимает меньше минуты.
- Улучшение работы с клиентами. Быстрый расчет стоимости с использованием факсимиле и QR-кодов упростил процесс оплаты для клиентов, сокращение дебиторской задолженности на 60%.
- Централизация хранения информации. Оперативный доступ к информации, необходимой для управленческих решений, возможность роста и создания филиалов в соответствии со стратегией развития рекламного агентства.
Заключение
Автоматизация бизнес-процесса «Продажа услуг компании» стала ключевым поворотным моментом для рекламного агентства SLON.
Теперь компания не только справляется с текущими заказами, но и уверенно смотрит в будущее, готовясь к дальнейшему росту.
Внедрение «1С» не только улучшило внутренние процессы, но и повысило удовлетворенность клиентов, укрепив позиции на рынке.
Благодаря автоматизации, риски, которые некогда угрожали бизнесу, теперь под контролем, а SLON открывает новые горизонты для своего развития.
Работы по проекту выполнены компанией Фирма «SoftKey».
