Автоматизация на базе 1С помогла оптимизировать управление производством и обеспечить точный расчет себестоимости. Рентабельность бизнеса вышла в плюс: до +33% в июне против убыточности в 2024 году. Маржинальность выросла: в марте 2025 года она составляла 26%, а в августе — уже 37%. Собственник вдохновился полученными результатами и открыл второе направление бизнеса, теперь компания производит не только бани-бочки, но и банные чаны.
Портрет клиента и вызов (Как было?)
- Клиент: Индивидуальный предприниматель Шавшуков Сергей Владиславович, бренд «Вятский БанщикЪ».
- Сфера: Производство и продажа бань-бочек и чанов под заказ. Специализируется на производстве бань-бочек более 8 лет. На начало проекта своего производства не было, было контрактное производство (по заказу основную часть работ — сруб бани — делал сторонний поставщик, сам Клиент осуществлял сборку и поставку покупателю).
- Проблема-вызов:
Собственник не понимал, какой продукт приносит прибыль, а какой работает в убыток. Не было единой операционной системы для управления бизнес-процессами, что приводило к:
- Неполучению целостной картины бизнеса;
- «Слепоте» в себестоимости и отсутствию методологического подхода к ценообразованию: затраты на материалы и операционную деятельность не отслеживались и не привязывались к конкретным заказам, собственник не знал маржинальность.
- Заказы принимались по одной цене, а по факту материалы закупались через полгода по другим ценам. Собственник не мог управлять ценами и не понимал какие ему ставить;
- Невозможности стратегического планирования: Вопрос «Что будет, если я приостановлю деятельность? С какими активами и обязательствами я останусь?» — оставался без ответа;
- Невозможности оперативного контроля: не мог принимать управленческие решения из-за отсутствия ключевых отчетов;
- Кассовым разрывам: не было оперативных данных по задолженностям: компания сталкивалась с нехваткой средств для закупки материалов и расчетов с поставщиками, приходилось изыскивать денежные средства, в том числе посредством заключения договоров займа, либо продажи ранее приобретенных активов (квартира).
Цели и задачи проекта
- Цель: Построить в 1С:УНФ прозрачную систему учета, позволяющую контролировать маржинальность и принимать бизнес-решения, основанные на цифрах.
- Задачи:
- Автоматизировать расчет себестоимости продукции через внедрение «Спецификаций».
- Настроить сквозной учет от заказа клиента до отгрузки готового продукта и получения денег.
- Автоматизировать ввод первичных документов через 1С:Распознавание первичных документов и 1С:Сканер документов.
- Внедрить регламент ежедневного внесения первичных данных в 1С:УНФ, выпуска продукции, распределения затрат, закрытия периода и сведения контрольных точек.
- Создать для собственника систему простых и наглядных отчетов для принятия управленческих решений.
Ключевые решения на базе 1С:УНФ (Что сделали, чтобы прийти к цели?)
Решение 1: Параметрические спецификации — фундамент точной себестоимости
- Задача: рассчитать реальную себестоимость и маржинальность каждого заказа, а не «среднюю температуру по больнице».
- Реализация в 1С:УНФ: создали систему параметрических спецификаций: для каждого производимого продукта стандартизировали характеристики (вид производства, форма и длина бани-бочки, виды кровли и др.). Теперь на производство бани уходит точный перечень материалов и их количество. То есть на каждый заказ покупателя создается уникальная характеристика выпускаемого и продаваемого продукта.
- Результат: получили основу для точного расчета себестоимости
- Доказательство: Скриншот окна «Характеристики номенклатуры» в 1С:УНФ и «Спецификация»
Решение 2: Учет затрат через Заказ покупателя и получение себестоимости отдельного заказа
- Задача: учитывать ВСЕ затраты, включая ФОТ, в себестоимости конкретного заказа, чтобы видеть его итоговую, а не «сырую» маржу.
- Реализация в 1С:УНФ: выстроили цепочку: Заказ покупателя → Выпуск полуфабрикатов → Выпуск готовой продукции → Привязка ФОТ → Распределение прочих затрат → Отгрузка покупателю готового продукта.
На каждый заказ покупателя создается отдельная характеристика выпускаемого и продаваемого продукта (спецификация).
Производство бани происходит в несколько этапов, поэтому формируем параметрические спецификации как для готовой продукции, так и для отдельных «полуфабрикатов», которые пойдут на производство этого готового продукта. Делаем выпуск полуфабрикатов и готового продукта:
- Результат: с помощью параметрических спецификаций, поэтапного выпуска продукции, распределения затрат и начисления заработной платы с привязкой к конкретному заказу, учтены ВСЕ затраты производства. Это дает ТОЧНУЮ и ПОЛНУЮ калькуляцию себестоимости для КАЖДОГО заказа. Мы получили маржинальность по каждому заказу, что стало основой для принятия управленческих решений о ценообразовании и ассортименте.
- Доказательство: Скриншоты документов «Валовая прибыль по номенклатуре» и «Себестоимость выпуска»
Решение 3: Автоматический ввод первичных документов — скорость и качество данных
- Задача: упростить ввод документов в базу 1С:УНФ, избавляя от необходимости ручного ввода данных.
- Реализация в 1С:УНФ: собственник сканирует/фотографирует документы через 1С:Сканер документов. Фото загружаются в программу 1С:УНФ и далее обрабатываются. Функционал «Номенклатура поставщиков» автоматизировал сопоставление позиций. Полностью ушли от документов бумажных.
- Результат: данные о затратах стали поступать в систему мгновенно. Исключены ошибки при оприходовании материалов, которые могут привести к неточной себестоимости.
- Доказательство: Скриншот окна из 1С:УНФ Распознавание первичных документов.
Решение 4: Регламент работ по управленческому учету как дисциплина данных
- Задача: успех автоматизации зависит не только от программного обеспечения, но и от четких правил его использования. Поэтому было необходимо сделать так, чтобы отчетам можно было доверять на 100%.
- Реализация: проект начался с подготовки данных и разработки детального регламента по управленческому учету. Этот документ стал пошаговой инструкцией, обеспечив дисциплину и качество полученных данных.
Структура и суть нашего регламента:
Этап 1: Подготовка и аудит.
Мы провели тщательный аудит всех источников данных компании: от первичных бумажных документов до записей в CRM-системе.
Были классифицированы и зафиксированы все склады, подразделения, направления деятельности.
Создан уникальный для компании Справочник статей Движения денег и статей Доходов и расходов (План счетов), что позволило построить в 1С:УНФ точную модель реального бизнеса.
Внедрили Чат-бот для учета денежных средств: теперь собственник в моменте предоставляет данные о поступлении/расходе денежных средств из кассы компании в целях оперативного учета.
Данные записываются в таблицу и переносятся в программу 1С:УНФ.
Этап 2: Четкие этапы работы.
Мы не пытались автоматизировать все и сразу.
Сначала была настроена работа с денежными средствами (кассы, расчетные счета), затем — учет первичных документов, потом — отлажены процессы продаж и, наконец, самый сложный блок — учет материалов и себестоимости.
Этап 3: Регламент работ по проекту и Чек лист закрытия месяца.
Описаны всевозможные нюансы разноски данных и прописаны детальные инструкции для каждого бизнес-процесса в Регламенте работ по проекту: от источников сбора данных до управленческих отчетов.
Закрытие месяца в базе сопровождается заполнением Чек-листа, т.е. это некие «контрольные точки» по проекту, «пошаговая инструкция» разноски и сведения данных. В планах — автоматизировать Чек-лист в виде дополнительной обработки в 1С:УНФ (есть опыт внедрения — в конфигурации 1С:Бухгалтерия).
|
Показатель |
Отметка |
Контроль |
||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
ПОДГОТОВКА |
||||||||||||||
|
Групповое перепроведение документов |
ДА |
|||||||||||||
|
В базе 1С справочник Контрагенты Приведены в соответствие с регламентами работы в 1С:
|
ДА |
|||||||||||||
|
ДЕНЬГИ |
||||||||||||||
|
Остаток по сч.50 сверен с остатками Клиента на ________________ г. сч. 50. сумма 0 руб. Остатки Клиента — Разница — Пояснение при разнице Файл Чат-бот — Лист КТ$ |
ДА |
|||||||||||||
|
Статьи движения денежных средств по Отчету ДДС разнесены согласно Регламенту УУ |
ДА |
|||||||||||||
|
Файл с выгрузкой из Банка сохранен по Регламенту работ: Путь: |
ДА |
|||||||||||||
|
Сальдо на конец периода по Безналичным деньгам (расчетный счет, карта) подтверждено выпиской банка, сверено. |
ДА |
|||||||||||||
|
Начислены % по Кредитам и займам на последний день месяца Деньги — Начисления по кредитам и займам |
ДА |
|||||||||||||
|
Кредиты и займы разнесены по договорам и контрагентам, остатки сверены и подтверждены Клиентом на последнее число месяца, в т.ч. займы выданные |
ДА |
|||||||||||||
|
РАСХОДЫ |
||||||||||||||
|
Начислена зарплата сч. 70: |
ДА Нет, по причине |
|||||||||||||
|
Остаток по сч. 70 — равен выданной по банку/кассе сумме ЗП в следующем месяце (окладная часть) |
ДА Нет, по причине |
|||||||||||||
|
Обнулен сч. 68.90 - Начислены налоги |
ДА, Нет, по причине |
|||||||||||||
|
ВЗАИМОРАСЧЕТЫ ПОСТАВЩИКИ / ПОКУПАТЕЛИ |
||||||||||||||
|
Сверка с покупателями в разрезе договоров |
ДА |
|||||||||||||
|
У всех поставщиков, кроме ПЕЧИ, Медведев п/ф и Физ.лицо (Чаны) задолженность на конец месяца отсутствует, должно быть «0» Закупки — Отчеты — Расчеты с поставщиками или Взаиморасчеты (кратко)_Поставщики/Покупатели |
ДА |
|||||||||||||
|
Сверена сумма задолженности поставщик ПЕЧИ сумма ____________ (нам/ мы должны) на |
ДА НЕТ |
|||||||||||||
|
Сверена сумма задолженности поставщик Медведев п/ф сумма. (нам/ мы должны) на г. |
ДА, Нет, по причине |
|||||||||||||
|
Сверена сумма задолженности поставщик Физ.лицо(Чаны) сумма 0 (нам/ мы должны) на г. |
ДА Нет, по причине |
|||||||||||||
|
Сверены расчеты с Покупателями и подтверждены Клиентом:
|
ДА Нет, по причине |
|||||||||||||
|
Сохранен отчет Взаиморасчеты (кратко)_Поставщики/Покупатели по пути: |
ДА |
|||||||||||||
|
МАТЕРИАЛЫ и СКЛАД |
||||||||||||||
|
Материалы на складе: Отрицательных остатков быть не должно. Склад — Отчеты — Остатки товаров / Отрицательные остатки товаров Отчет сохранен по пути: |
ДА |
|||||||||||||
|
Остатков на складе в группах быть не должно.
Склад-Отчеты — Движение материалов с группами |
ДА |
|||||||||||||
|
Проверены остатки по материалам и продукции в разрезе складов Отчет по остаткам товаров сохранен по пути: |
ДА |
|||||||||||||
|
Согласование с клиентом по остаткам, материалам, готовой продукции, займам |
ДА |
|||||||||||||
|
КОНТРОЛЬ ОБОРОТНО-САЛЬДОВОЙ ВЕДОМОСТИ |
||||||||||||||
|
сч. 90.01 Выручка от продаж — сальдо на начало и конец периода отсутствует |
ДА |
|||||||||||||
|
сч. 90.02 Себестоимость продаж — сальдо на начало и конец периода отсутствует |
ДА |
|||||||||||||
|
сч. 20 Незавершенное производство - сальдо на начало и конец периода отсутствует |
ДА |
|||||||||||||
|
сч. 25 Общепроизводственные расходы - сальдо на начало и конец периода отсутствует |
ДА |
|||||||||||||
|
сч. 26 Административно-управленческие расходы - сальдо на начало и конец периода отсутствует |
ДА |
|||||||||||||
|
сч. 44 Расходы на продажу - сальдо на начало и конец периода отсутствует |
ДА |
|||||||||||||
|
сч. 76.01 Расчеты с разными дебиторами — остаток подтвержден (займы выданные) |
ДА |
|||||||||||||
|
сч. 91.02 Проценты по кредитам и займам — сальдо на начало и конец периода отсутствует |
ДА |
|||||||||||||
|
сч 99.01 Прибыли и убытки после закрытия месяца:
|
ДА |
|||||||||||||
|
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ |
||||||||||||||
|
Закрытие месяца сделано по конечную дату периода проверки Примечание: Проверить закрытие месяца после внесения изменений и сведения базы. |
ДА |
|||||||||||||
|
Отчеты сохранены:
|
ДА |
|||||||||||||
Уникальность проекта и регламента: мы не просто внедрили 1С:УНФ для сбора данных. Мы создали и внедрили целую систему, которая:
- стандартизировала все процессы: от приема денег до списания досок на конкретную баню.
- позволила принимать собственнику управленческие решения: в итоге он выяснил, что работает с убытком, поставщик контрактного производства делает завышенные цены (договорился на стандартные цены, заметно их снизив, на переговорах использовал данные учетной системы), просчитал себестоимость выпуска своими силами и открыл свое производство (дополнительно количество рабочих мест + 20 человек), вышел из убытка и компания стала приносить реальную прибыль, закрыл практически все обязательства по займам и кредитам, прекратились кассовые разрывы.
- сделала работу команды предсказуемой и управляемой. Новый сотрудник, изучив регламент, может быстро начать работать в системе.
- гарантирует качество исходных данных, что является фундаментом для получения достоверных отчетов и принятия управленческих решений.
Решение 5: Настройка управленческих отчетов в 1С:УНФ
- Задача: превратить сырые данные в наглядные инструменты для анализа и принятия решений.
- Реализация в 1С:УНФ: на базе стандартных отчетов в 1С:УНФ разработаны уникальные управленческие отчеты.
- Результат: собственник получил возможность оперативно получать информацию о доходах и расходах компании, видеть прибыльные и убыточные продукты и на основе этого принимать управленческие решения.
- Доказательство: Отчет Движении денежных средств из 1С:УНФ, Отчет о прибылях и убытках из 1С:УНФ.
Итог:
- Внедренные решения являются не разрозненными улучшениями, а единой системой.
- Спецификации дают точные исходные данные, автоматизация — скорость, регламент — дисциплину, а отчеты — результат. Вместе они превратили 1С:УНФ в мощный инструмент управления себестоимостью и маржинальностью.
- Было открыто свое производство с нуля.
- Собственник компании открыл второе направление: Банные чаны. Учет был организован по подразделениям
- В проектах: строительство модульных зданий, так как он понял, что может управлять цифрами и понимать сколько он заработает заранее.
Результат и экономический эффект: от управления «вслепую» к стратегическому росту
|
КРИТЕРИЙ |
БЫЛО |
СТАЛО |
ЭФФЕКТ |
|---|---|---|---|
|
Сокращение трудозатрат на сбор отчетов |
|
|
Собственник получил «приборную панель» бизнеса:
|
|
Ускорение получения управленческой отчетности |
|
1. Отчеты за прошедший месяц к 5-му числу:
2. Так как все данные вносятся в систему оперативно и регламентировано, процесс закрытия периода занимает 1-2 дня 3. Данные доступны собственнику в любой момент |
Фундаментально изменено управление бизнесом:
|
|
Рост объема выпускаемой продукции |
Неэффективное использование ресурсов:
|
|
Рост выпуска прибыльной продукции на 20% Увеличение маржинальности до 35% (с отрицательной -7%) Уход от убытков: ранее компания только копила убытки |
|
Качественный результат |
|
|
Снижение зависимости от отдельных крупных поставщиков Управленческие решения, основанные на цифрах Увеличение маржинальности до 35% за счет оптимизации производства Увеличение прибыли Увеличение качества выпускаемой продукции |
Итог:
- С апреля 2025 года прибыль стабильно превышает показатели 2024 года
- Рентабельность бизнеса вышла в плюс (до +33% в июне против убыточности в 2024)
- Маржинальность возросла: в марте 2025 г. составляла 26%, к августу 2025 — до 37%.
Мы не просто автоматизировали учет — мы перевели бизнес из убытков в прибыль!
Видео-отзыв от собственника бизнеса — Шавшукова Сергея Владиславовича
Интервью с собственником наглядно демонстрирует реальную ценность внедрения и является прямым доказательством достигнутых результатов. Владелец компании делится своим опытом перехода от управления «вслепую» к принятию решений на основе точных данных, что позволило бизнесу не только выйти на операционную прибыль, но и заложить фундамент для стратегического роста.
Мы уверены, что этот материал позволит читателям по-новому взглянуть на эффективность нашего проекта и ощутить те качественные изменения, которые произошли в компании после автоматизации.
Проект выполнил ИП Максимчук Татьяна Владимировна («Бухгалтер и Я») .
