О компании
Компания «Garda Decor» была основана в 2004 году и предлагает красивые и высококачественные предметы мебели, интерьера и освещения в стилистике современного ар-деко. Компания занимается розничными продажами предметов интерьера, а также оказывает услуги по замеру, выбору и пошиву штор.
С чем обратились к нам?
Компания начала вести учет своего бизнеса в программе «1С:Управление нашей фирмой» в 2021 году. Но программа не была настроена, и директор обратился к нам с вопросами как работать в программе правильно.
В программе вели продажи и взаиморасчеты с клиентами. За время работы накопились ошибки — остатки отображались некорректно, отчеты формировались неверно. Поскольку программа не была полностью настроена, управленческий учет по всем точкам и зарплату сотрудников вели в Excel.
Решение
Для решения поставленных задач мы предложили клиенту два варианта.
Вариант 1. Начать вести учет в программе с самого начала — настроить корректно новую базу и провести обучение для всех сотрудников. Плюсы такого варианта — это быстро реализуемый проект. Минусы — данные за прошлые периоды можно будет увидеть только в старой программе. Нужно будет обращаться к старой программе в течение полугода для просмотра нужной информации.
Вариант 2. Исправить текущие настройки — залезть в прошлый период и исправить ошибки. Плюсы такого подхода — вся информация будет находиться в одном месте, не нужно будет открывать несколько баз. Появится возможность увидеть правильные цифры в отчетах и сравнить их с периодами, когда вели учет в Excel. Минусы — это увеличение времени проекта и выделение сотрудника со стороны компании клиента для исправления ошибок в документах под нашим контролем.
После обсуждений клиент выбрал второй вариант. Мы провели аудит базы и работы сотрудников в ней. Затем составили план работ и стали двигаться по этапам:
1. Изменили настройки базы 1С:УНФ и провели обучение сотрудников, чтобы не допускать ошибки в новых документах.
2. После того, как убедились, что новые документы создаются корректно, убрали отрицательные остатки номенклатуры и провели инвентаризацию.
3. Выделили статьи движения денежных средств и определили какие управленческие отчеты можно использовать взамен отчетов в Excel. После согласования статей ДДС, завели их в базе.
4. Запросили взаиморасчеты с контрагентами и документы из банка. Распределили оплаты по документам Реализации/Поступления, заполняя статьи ДДС и управленческие отчеты.
5. Перевели работу с заказами клиентов и производство в 1С:УНФ. Теперь, когда поступает заказ клиента с сайта или по звонку, менеджер собирает данные о потребностях клиента и сразу фиксирует их в 1С:УНФ. Здесь же настроен предварительный расчет — менеджер может сориентировать клиента о стоимости и оформить выезд замерщика к клиенту. После выполнения замеров программа рассчитывает материалы и работы сотрудников.
6. В программе фиксируется перемещение продукции и материалов на производство, создается задание на работу и ведется учет времени сотрудников для расчета заработной платы.
7. Провели обучение по использованию ответов в 1С:УНФ, начиная с отчета «Валовая прибыль по номенклатуре» и заканчивая отчетом «Анализ бизнеса» по доходам и расходам и денежному потоку. Сформировали новые отчеты с более удобной иерархией, настройками и фильтрами.
Результаты
Теперь в компании оперативный учет ведется корректно. В программе настроены управленческие отчеты по валовой прибыли, XYZ-анализ считается правильно, а руководители и директор видят корректные показатели валовой прибыли, себестоимости, рентабельности и какие товары приносят наибольшую прибыль.
В результаты выполненных работ в компании:
- взаиморасчеты с клиентами стали корректными и более прозрачными;
- производство ведется в одной базе вместе с продажами;
- заработная плата рассчитывается также в программе и попадает в отчеты по финансовым результатам;
- затраты по налогам также попадают в отчеты;
- движение денежных средств отображается в программе и разбито по статьям;
- весь учет стал прозрачным и ведется в одной программе;
- прибыль организации выросла на 35%;
- работа персонала стала проще.
Жизнь после проекта
После автоматизации компания находится у нас на сопровождении — консультируем и отвечаем на возникающие вопросы, помогаем переоборудовать магазины, а с появлением маркировки помогли настроить учет маркированных товаров.
Работы по проекту выполнены компанией «Бизнес Ай Ти».
