Команда ИТ-компании «ПРОКС» подошла к проекту автоматизации Центра тестирования комплекса ГТО г. Барнаула по-спортивному, с олимпийским девизом «Быстрее, выше, сильнее — вместе». Такой настрой помог преодолеть сложности и быстро выйти на хорошие результаты. Сейчас в системе автоматически формируются более 15 отчетов, в том числе для городского комитета по физической культуре и спорту. А самое главное — отчеты не содержат ошибок и собираются за несколько кликов вместо 2−3 дней вручную. Программа используется и при планировании работы заказчика для достижения лучших результатов и продвижения в межрегиональном рейтинге центров тестирования комплекса ГТО. Расскажем об этом необычном социально ориентированном проекте на базе 1С.
Как все начиналось
В 2022 году директор компании «ПРОКС» решил сдать нормы физкультурно-спортивного комплекса «Готов к труду и обороне» (ГТО).
После успешной сдачи нормативов и получения знака отличия руководитель мотивировал сотрудников компании также присоединиться к участию в этом мероприятии. Таким образом началось более тесное общение с Центром тестирования города Барнаула. На одной из таких встреч заместитель директора Центра тестирования заинтересовался автоматизацией процесса деятельности организации, так как он уже знал, чем занимается компания.
Что было нужно
Была нужна система, которая позволила бы специалистам Центра тестирования исключить ошибки при внесении данных, существенно сэкономить время на обработку результатов сдачи норм ГТО и своевременно и более точно отчитываться перед Комитетом по физической культуре и спорту города Барнаула и Министерством спорта Алтайского края. В свою очередь управляющие органы смогли бы быстро и эффективно принимать решения по регулированию деятельности учреждения. Не стоит забывать и про популяризацию системы ГТО и физической культуры в обществе, в том числе на государственном уровне.
Автоматизированная информационная система (АИС) нужна не только для работы с текущими данными, но также и для прогнозирования и планирования достижения лучших результатов. А это будет способствовать продвижению в межрегиональном рейтинге центров тестирования комплекса ГТО.
Как готовились к проекту
Проведя предпроектное обследование, мы выяснили, что два оператора Центра тестирования вели весь учет (участников испытаний и их результатов) в Google-документах. Все протоколы испытаний заводили в Excel руками. Получение аналитики по результатам требовало очень много времени. И так сотрудники работали на протяжении нескольких лет. Но с каждым годом число выполняющих нормативы людей увеличивалось, и актуальность автоматизации росла.
После предпроектного обследования мы поняли, что из-за специфики деятельности типовые конфигурации заказчику не подойдут, и дабы не перегружать пользователей лишним функционалом, пришли к выводу о необходимости собственной разработки.
Но предметная область оказалась непростой.
18 ступеней, каждая ступень характеризуется возрастом участника, категорией и количеством испытаний, которые необходимо пройти для получения того или иного знака отличия!
Более 50 различных испытаний, которые могут быть как обязательными, так и на выбор, могут иметь альтернативу для прохождения, а могут и не иметь. Они выполняются как на время, так и на количество повторений, предназначены как для мальчиков/юношей/мужчин, так и для девочек/девушек/женщин, где, соответственно, разные нормативы для каждой категории граждан!
И, конечно же, более 15 000 участников комплекса ГТО, данные о которых в дальнейшем были перенесены из электронных таблиц в 1С.
А также формирование протоколов, выгрузка результатов в федеральную информационную систему gto.ru для консолидации информации. Помимо всего, проведение фестивалей, загрузка поступивших знаков и сверка с текущими данными.
Но как во всем разобраться, если нет никаких инструкций и регламентов?! Ну конечно, нужно сначала самому пройти через все это. Сказано — сделано! После сдачи ГТО основные процессы стали намного понятнее и прозрачнее, и эффективность работы по проекту начала расти.
Что получили
Главный справочник системы — «Участники ВФСК ГТО», в котором хранится вся информация. В списке сразу можно увидеть основные данные по участнику: приступал ли он в нужном году, была ли у него смена ступени, получил ли он знак.
В самом справочнике реализовали возможность хранения всей необходимой информации по участнику, которая ранее собиралась из разных источников. В одном месте теперь содержатся такие данные, как ФИО участника, УИН, дата рождения, возраст, пол, контактные данные, место учебы/работы. Также в справочнике регистрируются заявки на участие в комплексе ГТО, можно посмотреть историю и архив испытаний за прошлые годы, ступени, текущие и предыдущие результаты, полученные знаки и другое.
Регламентное задание раз в сутки проверяет участников на смену ступени и актуализирует их данные.
Один из важных моментов — хранение выбранных испытаний участника, которые он отмечает в анкете. Это необходимо для того, чтобы при формировании протокола участник не добавлялся в документ, если он не сдает выбранное испытание или испытание не относится к его ступени.
Не менее важная вкладка «История испытаний», где оперативно отражаются все текущие испытания участника с учетом года и ступени.
А во вкладке «Результаты для текущего знака» можно отследить, какие пройдены испытания, включая обязательные и на выбор. Это помогает понять, какой знак может получить участник.
Также важными в системе являются справочники «Ступени» и «Испытания».
11-я ступень, например, относится к возрастной категории граждан от 35 до 39 лет. В ней пять обязательных испытаний, остальные — на выбор. Чтобы мужчине в возрасте 35 лет получить золотой знак отличия, ему нужно сдать шесть испытаний, в том числе четыре обязательных и два на выбор.
Пример испытания — ниже.
Как видно из таблицы, испытание «Бег на 30 метров» является обязательным для 1−5-й ступеней. Оно выполняется на время, и для каждой категории граждан установлены свои нормативы. Также у этого испытания для определенных ступеней есть альтернатива (замена) для выполнения.
Перейдем к документу, без которого невозможна работа центра тестирования комплекса ГТО, — это протокол испытаний. Благодаря АИС значительно сократилось время на формирование списка участников испытаний.
Документ позволяет составлять список в разных разрезах, таких как испытание, ступень или организация. В табличную часть «Вне отбора» попадают участники, у которых данное испытание уже сдано или еще не прошло 45 дней с момента прошлой попытки.
И, конечно же, доступна печатная форма протокола испытаний, которая формируется моментально.
В системе реализовано более 15 различных отчетов, но особо хочется отметить два основных. Это «Сводный отчет» — он каждый квартал формируется и отправляется в Комитет по физической культуре и спорту города Барнаула. Раньше на подготовку отчета у оператора уходило 2−3 дня. Сейчас же вся необходимая информация собирается буквально в несколько кликов! Отчет за определенный период времени выводит данные по заявившимся и приступившим участникам, а также считает золотые, серебряные и бронзовые знаки отличия.
Особой популярностью пользуется отчет для организаций — детских садов, школ, вузов
Часто операторам центра задают вопросы типа: «А какой у меня знак?», «А какие испытания нужно сдать, чтобы получить знак?», «А можно ли улучшить текущий знак?», «А что можно пересдать, чтобы был знак?» и подобные, которые касаются улучшения результатов и получения знака. И операторы тратят много времени на индивидуальную аналитику. Но много участников не задают даже и таких вопросов, и, следовательно, либо не получают знак, либо получают знак хуже, чем могли бы. А это отражается на «качестве» работы центра тестирования.
Сложившаяся ситуация подтолкнула к разработке отчета, который будет прогнозировать результаты и определять, что нужно сдать/пересдать тому или иному участнику с учетом всех критериев. Мы реализовали отчет с использованием технологии искусственного интеллекта, которая быстро и правильно выполняет эту работу за операторов.
Так как вариантов развития рекомендаций достаточно много и анализ данных весьма трудоемкий, отчет пока применяется в режиме тестирования. Необходимо, чтобы все ответы системы были корректными. В дальнейшем отчет будет рассылаться индивидуально участникам и организациям. Также хотим интегрировать его в телеграм-бот, который будет взаимодействовать с участниками тестирования и облегчит работу операторов центра тестирования комплекса ГТО.
А что дальше?
Планируем развивать и масштабировать программный продукт на другие центры тестирования в регионе и, возможно, в стране. Работа по улучшению системы продолжается постоянно. В этом году добавилось новое направление по спортивно-массовой работе с населением, рассматриваются различные интеграции (телеграм-бот для участников, интеграция по API с gto.ru
Успешный опыт внедрения в алтайском краевом центре тестирования комплекса ГТО позволит другим центрам уверенно пользоваться этим программным продуктом, не сомневаясь, что он им точно подойдет.
Проект выполнила компания «ПРОКС».
