О компании
Сеть аптек «Гелиос» — одна крупнейших сетей города Владикавказ. Занимается розничной продажей лекарственных средств населению и оптовыми отгрузками как внутри страны, так и за ее пределами.
Как работали раньше
Сесть «Гелиос» была автоматизирована с помощью программы INPRO для поставщиков лекарственных препаратов. Программа не в полной мере отвечала запросам организации: не давала вести полноценный учет оптовых отгрузок, содержала очень скудный функционал управления маркетинговыми мероприятиями, не позволяла составлять хорошую отчетность, в связи с чем руководство не могло полноценно анализировать деятельность компании и видеть реальную финансовую картину.
Данные проблемы ограничивали развитие и масштабирование сети аптек, поэтому руководство решило переходить на другой программный продукт.
Что сделали
Клиент обратился в нашу фирму с запросом перехода на 1С. Первым этапом мы описали бизнес-процессы и технические требования.
Вторым этапом провели анализ возможных программных продуктов и выбрали «1С:Управление аптечной сетью» и «1С: ОКСИ РМК» на рабочих местах провизоров.
Внедрение!
Первой сложностью, с которой мы столкнулись — это невозможность перенести остатки по сериям и в разрезе маркировок из INPRO, так как данный программный продукт не дал нам такой возможности, а типовыми возможностями сажать каждую маркировку — означало закрыться на неделю на каждой из аптек.
Было принято решение загрузить маркировки и серии из МДЛП. Саму номенклатуру цены выгружали из INPRO. Написаны различные обработки по сопоставлению номенклатуры, серий (что для учета лекарственных препаратов является одним из ключевых моментов), цен.
Переходили поэтапно.
1 этап: ввод остатков
Начали с распределительного центра. Провели полную инвентаризацию. Для ускорения инвентаризации были дописаны обработки, которые позволяли по ранее загруженному из Честного Знака КИЗу подставлять нужную номенклатуру, ее серию и цену. Кроме того, сделали звуковое оповещение для контроля правильности внесения позиций.
Тем самым, номенклатура, остатки и цены были перенесены в 1С в кратчайшие сроки, что дало возможность не останавливать продажи на несколько дней.
2 этап: закупки
Менеджер по закупкам оформляет заказы поставщикам в программе INPRO. В рамках внедрения пока так и оставили, но облегчили загрузку накладных из INPRO в 1С.
В коробочной версии «1С:Управление аптечной сетью» имелась возможность загрузки по каждому партнеру отдельно, но чтобы укорить процесс — мы разработали механизм, который позволяет загружать разом все накладные в 1С. Это в разы ускорило процесс приемки товара.
3 этап: перемещение товара с основного склада по аптекам
В коробочной версии «1С Управление аптечной сетью» для добавления товара в документ необходимо было сперва отсканировать штрихкод товара, затем вручную выбрать серию товара, и только потом отсканировать маркировку. Такой принцип работы не подходил нашему клиенту, поэтому мы доработали возможность добавления номенклатуры и серии по сканированию марки. Т.е. сейчас кладовщик сканирует исключительно маркировку товара и все данные подставляются автоматически.
На этом мы не остановились и решили максимально автоматизировать работу склада.
Раньше заявки с аптек приходили в мессенджер, либо в общую папку на сервере документом EXCEL. Кладовщик их распечатывал и шел собирать товар, после того как сборка была завершена — товар необходимо было «спикнуть» в документ перемещения и отписать аптеке. Товар, которого нет на складе, отмечали галочкой, чтобы потом передать этот листок менеджеру по закупкам. Данный листок менеджер по закупкам получал ближе к вечеру, так как нужно было дождаться сбора товара на все аптеки.
Сам процесс сбора и отправки товара на каждую из аптек занимал в среднем 60 минут.
Как мы решили задачу
Каждая аптека ежедневно формирует свою заявку в 1С, далее кладовщик обрабатывает эту заявку. Для ускорения процесса был разработан механизм, который позволил нажатием одной кнопки подставлять нужную серию со сроком годности методом FIFO, тем самым исключив возможность «Залеживания» товара с подходящим сроком годности. Это сократило количество просроченного товара и, соответственно, финансовые потери (В коробочной версии 1С:УАС кладовщику вручную на каждый товар нужно было проставлять серию).
Далее было предложено изменить раскладку товара на складе. Раньше на складе было групповое хранение, было принято решение изменить раскладку на Алфавитное хранение, так как заявки формируются в алфавитном порядке и скорость сбора товара значительно увеличилась.
Для ускорения сбора и отгрузки товара по заявке было принято решение использовать ТСД с ПО ОКСИ Мобильный склад. Теперь кладовщику не нужно сначала ходить и собирать товар, процесс сборки происходит следующим образом: кладовщик берет ТСД с упорядоченной по алфавиту заявке и сканирует маркировки нужных позиций. За счет правильного расположения товара кладовщик совершает минимальное количество действий и шагов.
Если раньше процесс обработки и сборки 1-й заявки занимал минимум 50-60 минут, то теперь это время сократилось вдвое, а если у кладовщика хорошее настроение — то и втрое.
Во всей этой цепочке у нас остался менеджер по закупкам, которому нужно предоставить список товаров, которых нет в аптеке и которые нужно заказать.
Итог: менеджеру не нужно ждать вечера, как это было до автоматизации, чтобы получить список товаров, которые необходимо заказать, отказались от бумажек и галочек. Он этот список видит сразу. Это ли не победа, друзья!
4 этап: маркетинг
В старой программе не было возможности настраивать скидки, да и в целом функционал маркетинга был очень примитивным.
Сейчас клиент активно пользуется возможностями маркетингового раздела, использует сегменты и различные гибкие скидки, дисконтные карты.
Так же, компания часто проводит акции, которые сейчас есть возможность настроить и запустить.
5 этап: аптеки
На аптеках использовали 1С ОКСИ РМК, интегрированный с центральной базой «1С:Управление аптечной сетью».
Настроили подсказки и различные «теги» для провизоров. Теперь провизор, вбивая симптомы, может сразу видеть, что можно предложить клиенту и что есть в наличии.
Настроены аналоги и допродажи, что дало возможность предлагать клиенту аналоги из различного ценового сегмента.
Настроена мотивация провизорам, т.е. при продаже определенных товаров им начисляются баллы, которые дополнительной суммой добавляются к их заработной плате. Они видят накопленные баллы в режиме онлайн в своем АРМ.
Все это, позволило увеличить и средний чек в компании, и выручку в целом. Всех этих возможностей не было в старой программе.
Сразу после проекта внедрения были запущены 2 новые аптеки. Так как все бизнес- процессы были автоматизированы, запуск новых аптек проходил очень легко.
Хотелось бы указать еще несколько преимуществ перехода на 1С.
1. Раньше, компания с помощью программы не могла проводить экспортную отгрузку товаров в МДЛП. Этим занимался отдельный человек, он вручную выводил необходимые КИЗы из МДЛП. Сейчас — экспортные накладные напрямую из 1С выводятся из оборота в МДЛП.
2. Полностью настроили учет, связанный со спецификой цен по лекарственным препаратам. Организовали контроль цен на ЖВ, который не позволяет в рамках законодательства устанавливать цены выше зарегистрированных.
3. В предыдущей программе контроль за отозванными сериями осуществлялся вручную, сейчас этот процесс автоматизирован, программа автоматически блокирует продажу и приемку отозванных и забракованных серий.
4. Подключена BI система «1С:Аналитика», которой пользуются учредители. Данная система позволяет учредителям формировать необходимые им отчеты, не переключаясь в другие программы.
5. На текущий момент реализовывается интеграция с сайтом, эта возможность также появилась после перехода на «1С:УАС».
6. Раньше до внедрения системы бухгалтер вносил в «1С:Бухгалтерию» всю документацию вручную. Синхронизация между двумя базами значительно сократила время на ввод документов.
Заключение
- Теперь руководство компании полностью видит результаты деятельности предприятия как в целом, так и по каждой из аптек. Может анализировать расходы по каждой из аптек, видеть рентабельность как предприятия в целом, так и по каждому направлению деятельности. Это огромный плюс, так как раньше общую картину они пытались собирать вручную.
- Появилась возможность проведения различных маркетинговых акций.
- Автоматизирован склад: теперь на сбор и отгрузку товара уходит значительно меньше времени. Время сбора среднего заказа с 60 минут сократилось до 20 минут, т.е. в 3 раза.
- У менеджера по закупкам есть оперативная информация, которая позволяет раньше отправить заказы поставщику и, соответственно, товар придет быстрее.
