О компании
«Хадасса» — это социальнозначимый и уникальный проект израильской медицины. Мы лечим людей со сложными онкологическими заболеваниями. Мы работаем по нормативам израильской медицины, имеем приоритетную возможность вести международные протоколы лечения, а также проводить клинические исследования новых препаратов. В этом кейсе речь пойдет о работе московского филиала клиники.
Прогрессивность и скорость в нашей компании очень важны. Это и стало причиной автоматизации, о которой я дальше расскажу.
Как мы работали
Одна из основных статей затрат нашей клиники — это закупки медицинских материалов и лекарств. За последнее время у нас появилось довольно много новых поставщиков, при этом мы потеряли инструмент контроля над ними.
Сегодня рынок поставок становится доступнее, но хаотичнее. Наши менеджеры по закупкам могут за пару минут сделать заказ, но потом обнаружить, что договор с поставщиком не был заключен. Были примеры, когда это обнаруживалось уже после проведенной оплаты. У нас порядка 300 поставщиков и конечно «глазами» невозможно оценить соблюдены ли все условия для работы.
В компании долгое время контроль и согласование договоров велись вручную. Проблема усиливалась еще и тем, что оплаты контрагентам могли проходить без подписанного договора, поскольку тяжело и долго собирать информацию о договоре перед оплатой.
Мы решили, что наступил момент, навести порядок в закупках — выстроить один раз автоматизированный процесс и приучить менеджеров по закупкам работать по нему.
Решение
Было принято решение проводить автоматизацию договорной деятельности и казначейских операций в системе БитФинанс на базе 1С:Предприятие. Проект автоматизации разбили в следующие шаги:
1. Создали в системе процесс согласования
Теперь в программе определены роли для ответственных за согласование. Каждая роль наделена обязательствами, установлены сроки согласования.
В процессе участвуют следующие роли:
- Центр финансовой ответственности. В него входят руководители подразделений, которые отвечают не только за качество и скорость предоставления услуги/товара, но и за бюджет.
- Главный врач
- Директор по безопасности
- Казначей
- Бухгалтер
- Руководитель Финансово-экономического отдела
- Финансовый директор
- Инициатор
- Юрист
В процессе согласования у договора есть несколько статусов:
- Инициировано. Этот статус возникает, когда Центр финансовой ответственности запускает процесс.
- Согласовано. В этом статусе договор находится, когда его согласовали все роли, кроме Финансового директора.
- Согласовано Финансовым директором.
- Подписано. Статус устанавливается, когда договор прошел двухстороннее подписание через ЭДО или ручной подписью.
У всех ролей определено параллельное согласование, кроме Финансового директора. Это сделано для экономии времени. Каждый согласующий получает задачу по рассмотрению договора и может, не дожидаясь коллег, поставить свое решение. Затем, когда все решения собраны, задача по согласованию поступает Финансовому директору. Срок на согласование договора составляет максимум 2 дня.
Последние две роли после Финансового директор — Инициатор и Юрист. Инициатор загружает подписанный договор обеими сторонами. Юрист проверяет соответствие подписанной и согласованной версий договоров. Таким образом, мы избежали нарушений, связанных с подписанием не той версии договора.
Для роли Главного врача установили правило — к нему попадают только те договоры, в согласовании которых требуется его участие. Например, по медицинскому оборудованию.
2. Настроили оповещение участников процесса
Чтобы не пропустить задачу по согласованию договора согласующим приходит уведомление на почту. Программа отправляет уведомление, когда меняется статус задачи. Например, Финансовый директор получит уведомление о необходимости согласовать договор, когда все предыдущие роли установят статус «Согласовано».
3. Заполнение обязательных полей внутри документа «Проект договора»
В проекте документа настроили обязательные к заполнению поля, без которых документ не сохранится. К таким полям относятся — статья затрат, какое подразделение заказывает (например, Отделение терапии), условия оплаты из договора и способ подписания (ЭДО или на бумаге).
Важный момент — на основании выбранной статьи затрат автоматически подбирается Центр финансовой ответственности (в программе настроено соответствие статей затрат с ЦФО). Все дополнительные соглашения обязательно привязываются к основному договору.
4. Настроили поле с условиями оплаты в календарных или рабочих днях
В этом поле галкой устанавливается срок по оплате — по рабочим или календарным дням.
Поскольку аптечный учет у нас ведется в другой системе — 1С:Аптека, мы настроили обмен данными между системами. Также настроили реестр платежей в системе 1С:Аптека с автоматическим выводом суммы счет-фактур по тем контрагентам, которые предоставляют отсрочку. Данный реестр отдельно отправляется казначею по почте.
5. Всю переписку по договорам из почты перенесли в БитФинанс
В программе есть функциональность «Обсуждения». Это привычные чаты, только работают они сразу в программе, не надо никуда переключаться. Это помогло нам навести порядок, минимизировать отвлечение сотрудников на другие приложения. При этом вся информация по договорам хранится в одном месте, что увеличило скорость принятия решений.
6. Внедрили маршрут договора в ЭДО для подписания с контрагентами
Сделали это следующим образом:
- Установили в проекте договора настройку «есть ЭДО» или «нет ЭДО». Инициатор должен выбрать галочкой имеет ли контрагент ЭДО. Как только договор прошел окончательное согласование, инициатор выбирает нужную версию документа/ов для отправки в ЭДО. Затем система забирает эти документы и в течение 5 минут отправляет их по ЭДО на подпись контрагенту.
- О статусах договора (подписано, отклонено) в ЭДО также настроили оповещение для инициатора. Когда инициатор получает уведомление о подписании документа, он забирает его из ЭДО и вносит в БитФинанс. Затем документ сличает с согласованной версией юрист и ставит согласование. После этого документ считается подписанным, он переходит с статус «Подписано».
Для подписания документов без ЭДО, инициатор печатает лист согласования, где видны решения согласующих и их комментарии, и передает на подпись. Далее проходит та же процедура загрузки скана договора для сверки и получения статуса «Подписано».
7. Завершение процесса и создание заявок на оплату
Статус «Подписано» в договоре является не просто статусом окончания процесса, мы используем его как индикатор, что можно готовить заявку на оплату. И если договор не имеет такого статуса, заявка даже не сформируется, это настроено автоматически. Теперь платить можно только по подписанному договору.
Конечно для того, чтобы не нарушить процесс с историческими договорами, которые уже были подписаны до внедрения автоматизации, нам пришлось выполнить огромную работу по восстановлению недостающих документов, а также внести все договоры в систему БитФинанс по новым правилам. Для этого процедуру согласования отменили на некоторое время и под контролем юристов и финансистов сделали временное решение, чтобы быстро установить к уже подписанным договорам статус «Подписано».
Результаты проекта
Я, как основной заказчик этого нововведения, скажу, что работа стала идти быстрее в 2 раза и это не преувеличение. Больше нет случаев оплаты без договора! А это именно то, к чему мы стремились. Более того, внедряя автоматизацию процесса согласования, нам удалось параллельно провести аудит условий договоров и часть из них переподписать на более выгодных условиях.
