Раньше компания по адресной доставке вручную обрабатывала большой объем данных в таблицах и документах, что приводило к замедлению логистики и рискам штрафов за несоблюдение сроков. Внедрение 1С:УНФ позволило полностью оцифровать процесс доставки: от обработки списка получателей до формирования маршрутных листов и отчетности перед заказчиком.
«Сервис-Партнер» доставляет технические средства мобильности до получателей
«Сервис-Партнер» — компания из Иркутской области, специализирующаяся на адресной доставке технических средств мобильности и медицинского оборудования. Команда работает с Социальным фондом России, больницами и другими бюджетными организациями.
География охватывает всю Иркутскую область и Республику Бурятия, включая не только крупные города, но и удаленные районы. В планах — выход на Красноярский край и Новосибирскую область.
Основная деятельность ведется на основе выигранных тендеров, а также по договорам на доставку оборудования конечным получателям.
Компания оказывает услуги в двух форматах:
- Как исполнитель — принимает оборудование на баланс и доставляет его конечным получателям, фиксируя акт приема-передачи.
- Как соисполнитель — выполняет услуги доставки оборудования, принадлежащего другому подрядчику, фиксируя только оказанные услуги.
В обоих случаях ключевая задача — точная маршрутизация и контроль доставки оборудования до каждого адресата. От этого зависит не только качество сервиса, но и выполнение контрактных обязательств без штрафов и задержек.
Как устроен процесс доставки
В одном тендере или договоре может быть от 200 до 700 единиц оборудования, которое необходимо доставить за 2−3 месяца, а затем в течение 5 дней подготовить полный отчет о доставке.
Компания получает реестры получателей в виде Excel-файлов с сотнями строк и десятками полей: персональные данные, адреса, виды оборудования и их характеристики. Объем данных огромный, и любое ручное действие повышает риск ошибки.
Доставка по регионам требует координации множества участников — операторов и логистов внутри компании, транспортных компаний, водителей, курьеров. Нужно точно распределить объемы по районам, сформировать маршрутные листы, учесть возвраты и организовать повторные отправки. После завершения доставки компания формирует акты приема-передачи и отчетность перед поставщиком или заказчиком.
Барьеры роста: ручная работа отнимала много времени и задерживала доставку
До внедрения цифровой системы на формирование документов уходили дни. Два оператора тратили по 2 рабочих дня только на подготовку актов — вручную копировали данные из Excel и заполняли шаблоны. Еще 1−2 дня логист создавал маршрутные листы, группируя получателей по районам.
«Объемы начали расти, и мы просто не успевали готовить акты и маршрутные листы вовремя, — вспоминает Наталия Крутова, финансовый директор компании. — Из-за задержек страдали сроки исполнения контрактов. В гос. контрактах прописаны четкие сроки и штрафные санкции, и мы начали получать пени за просрочки».
Основные сложности:
- Ручная работа с Excel-таблицами на сотни строк;
- Ошибки при копировании данных и исправление актов;
- Водители не могли выехать без готовых документов;
- Риски штрафов и пеней за нарушение сроков поставок;
- Отсутствие прозрачного контроля и невозможность масштабировать процесс при росте заказов.
Ошибки приводили к переделкам актов и отчетов, водители не могли выехать без документов, случались оплаты неустоек, нарушались графики поставок, из-за которых возникали штрафы.
Контроль со стороны руководства был осложнен: при увеличении объемов физически невозможно было оперативно отследить все этапы. Процесс оставался медленным, трудоемким и зависимым от человеческого фактора.
«Чтобы развиваться дальше, нужно было принять кардинальные меры по структуризации бизнеса и выстроить процесс системно», — добавляет Наталия.
Главная цель автоматизации — создать сквозной, управляемый и прозрачный процесс доставки без ручной работы в Excel.
Решение: внедрение уникальной подсистемы «Логистика» в 1С:УНФ
Компания выбрала 1С:УНФ, поскольку программа уже использовалась в смежном розничном бизнесе, а также предполагала дальнейшее развитие в сторону производства.
Типовой функционал 1С позволял формировать заказы и документы отгрузки, но не закрывал ключевой для компании процесс — маршрутизацию.
Команда «Форус» предложила решение — создать гибкую подсистему «Логистика», встроенную в типовую цепочку документов. Эта подсистема объединила все этапы от загрузки реестров до контроля доставки и позволила компании полностью перейти к цифровому управлению операциями.
Основными документами подсистемы стали «Реестр получателей» и «Маршрутный лист», которые встроились в стандартный документооборот и обеспечили полный контроль за процессом.
«Реестр получателей» — основа управления доставками
В 1С создали специальный документ «Реестр получателей», который стал центральным элементом системы. На основании тендера оператор создает «Заказ покупателя» и вносит данные об оборудовании: наименование, количество, стоимость.
Далее на основании заполненного «Заказа» оператор в несколько кликов создает один или несколько «Реестров»: загружает Excel-перечень получателей от поставщика, а система автоматически распределяет данные по настроенным полям: номер, адрес, ФИО, статус, вид оборудования и др.
«Реестр» сам связывает данные заказов с получателями, формируя единое рабочее пространство.
Он позволяет работать с большим объемом поставок: можно быстро группировать получателей по районам, назначать для них единый способ доставки и далее формировать маршрутные листы.
Система поддерживает построчный контроль: видно, какие позиции доставлены, какие нет, где выявлена порча или недостача. Данные подсвечиваются цветом, а фильтры позволяют отслеживать выполнение по каждому маршруту или по всей области.
Результат — исключение ручного ввода и мгновенная обработка больших массивов данных. Все получатели теперь находятся в одной системе, готовой к маршрутизации, без использования Excel.
Маршрутизация и распределение
Предусмотрели возможность быстрого анализа сводной информации по доставкам. На вкладке «Итоги доставки» можно оперативно отследить этапы обработки позиций с помощью отчета со статусами:
- В обработке — нераспределенные получатели;
- На доставке — разнесенные получатели с готовыми маршрутными листами;
- Порча/недостача — количество позиций, подвергнутых порче \ утере;
- Выполнено — успешно доставленные позиции.
Возможна детализация по всем 3 ячейкам: «На доставке» и «Порча», «Выполнено.
Также из отчета можно посмотреть список Актов выполненных работ и документов реализации.
Сводная информация наглядно отражает текущую ситуацию и обеспечивает полный контроль над процессом доставки. «Реестр» позволяет из одного окна получить доступ ко всей нужной информации.
Подготовка маршрутных листов
На основе «Реестра» формируются маршрутные листы. В них автоматически подтягиваются адреса, контактные данные получателей, способы доставки и статусы. При необходимости можно добавить новых получателей в существующий маршрут до момента сборки заказов.
В рамках подготовки документов для водителей настроили калькулятор расхода топлива — система автоматически рассчитывает подотчетные суммы на основе введенных данных по пробегу и стоимости бензина для тех, кто использует собственный транспорт. Логист прямо в системе может рассчитать и указать нужную сумму.
После завершения рейса логист в 1С отмечает статусы: «выполнено», «не доставлено», «порча»
Позиции, которые не доставлены, возвращаются в «Реестр» для повторной отправки, а все данные по выполненным доставкам автоматически попадают в отчет «Итоги доставки».
Таким образом, достаточно лишь внести актуальный статус, и все изменения автоматически распространяются по системе, обеспечивая полный сквозной контроль и прозрачность процесса
Подготовка первичной документации
На основании «Реестра» система автоматически формирует полный пакет первичных документов для обеих схем работы — исполнителя и соисполнителя: «Требование на склад», «Маршрутный лист», «Акты приема-передачи», в том числе для маркированной продукции. Документы можно печатать с подстановкой подписи и печати организации — нужный шаблон выбирается одним кликом.
Это исключило ошибки, ускорило документооборот и освободило время сотрудников.
Автоматическое формирование отчетности по доставкам
Отчеты также формируются в разрезе ролей: исполнитель или соисполнитель. Система автоматически подставляет реквизиты, фиксирует все данные по доставкам и статусам.
Сводная информация наглядно отражает текущую ситуацию и обеспечивает полный контроль над процессом доставки.
«Ощущения такие, как будто мы шагнули сразу в век искусственного интеллекта из средневековья. Теперь все быстро и прозрачно, можно подтянуть к заказу все документы по контракту, не надо искать необходимую информацию по всем папкам. Не надо вручную отслеживать исполнения контрактов, помечать другим цветом в таблицах, кому развезли товар — это делается в программе двумя кнопками», — отмечает Наталия, финансовый директор компании.
В результате: скорость, прозрачность и контроль
Внедрение подсистемы «Логистика» в 1С позволило компании «Сервис-Партнер» не просто оцифровать процессы, а создать управляемую, прозрачную и масштабируемую систему, способную обслуживать сотни получателей одновременно и обеспечивать корректную отчетность перед заказчиком и государственными органами.
- Полностью цифровизировали маршрутизацию оборудования и работу с документами;
- Исключили ручной ввод и ошибки, связанные с работой в Excel;
- Ускорили обработку заказов и формирования маршрутных листов — вместо 48 часов у трех разных специалистов на это уходит 10 минут. Это в 288 раз быстрее!
- Обеспечили контроль и прозрачность каждого этапа доставки и распределения оборудования;
- Снизили риски штрафов за просрочку контрактов;
- Получили возможность масштабировать бизнес, увеличить объем заказов и выйти в новые регионы.
«Мы перешли на новый формат работы достаточно быстро, это было проще, чем мы ожидали. 1С:УНФ понятная программа, коллеги тоже быстро адаптировались. Теперь логистика работает, а мы можем сосредоточиться на росте бизнеса», — отмечает Наталия.
В планах компании: интеграция маркировки для учета индивидуальных кодов оборудования, автоматизация загрузки оборудования и получателей напрямую из электронных торговых площадок в 1С, а также расширение функционала 1С:УНФ за счет блока «Производство» для последующего развития направления. Кроме того, команда хочет визуализировать еще больше данных о тендерах и финансах, чтобы учредитель видел всю сводную информацию за период.
«Мы смотрим вперед, автоматизация уже дает возможность масштабироваться. Теперь время, которое уходило на рутину, можно направить на стратегию и развитие направлений», — подытоживает Наталия.
Компания получила инструмент не только для эффективной логистики, но и для устойчивого роста с возможностью масштабирования, анализа и развития новых направлений бизнеса.
Проект выполнила компания «Форус».
