В автоматизации рыбопереработки есть свои подводные камни: учет разделки, давальческого сырья, прослеживаемость по сериям и расчет себестоимости на каждом переделе. У нашей команды «Софт-Бизнес» уже был опыт таких проектов, поэтому когда ООО «ПК АТЛАНТИК ФИШ» обратилось за переходом с «1С:УПП» и внедрением «1С:Комплексной автоматизации 2», специалисты заранее понимали, с чем придется работать. Результат — единая система оперативного и управленческого учета, которая охватывает весь путь рыбы от поступления сырья до отгрузки готовой продукции. Подробности читайте в нашем кейсе.
ООО «ПК АТЛАНТИК ФИШ» — предприятие рыбоперерабатывающей промышленности из Ленинградской области. Компания занимается производством и продажей рыбной продукции: рыбы холодного и горячего копчения, слабосоленой рыбы и пресервов.
Для рыбоперерабатывающего производства особенно важно контролировать не только движение готовой продукции, но и весь путь сырья внутри предприятия. Один и тот же вид сырья может проходить несколько последовательных этапов обработки, при этом меняются его вес, характеристики, состав затрат и, соответственно, себестоимость будущей продукции.
Поэтому руководству необходимо понимать, какое сырье поступило в производство, какие операции с ним были выполнены, какие полуфабрикаты получены и во что в итоге обошлась готовая продукция. Именно эта задача стала одной из ключевых в проекте автоматизации.
Ситуация до проекта: устаревшая 1С:УПП, Excel и ручной сбор данных
До начала проекта оперативный учет на предприятии велся в существенно доработанной «1С:Управление производственным предприятием» редакции 1.3 (1С:УПП). Система устарела и уже не обеспечивала компании необходимого уровня автоматизации. Особенно сложно было получать управленческую информацию. Для анализа сотрудники использовали MS Excel: необходимые данные собирали из разных источников, вручную обрабатывали и сводили в таблицы.
Наиболее трудоемким был расчет себестоимости продукции. Для обычного производства может быть достаточно сопоставить стоимость материалов и выпуск готовой продукции. В рыбопереработке такой подход не работает: между поступлением сырья и выпуском готовой продукции происходит несколько производственных операций:
сырье → обработка → разделка → посол/копчение → полуфабрикат → готовая продукция.
На каждом этапе необходимо учитывать производственные операции и затраты. Если эти данные собираются вручную, получить оперативную картину себестоимости становится сложно.
Дополнительная сложность заключалась в том, что разные участки учета были распределены между несколькими программами. Оперативный учет велся в 1С:УПП 1.3, а бухгалтерский, налоговый и зарплатный учет — в типовых решениях «1С:Бухгалтерия предприятия» редакции 3 и «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3. В результате для получения управленческой информации сотрудникам приходилось дополнительно собирать и обрабатывать данные вручную.
Компания понимала, что существующую систему необходимо менять, и приобрела «1С:Комплексную автоматизацию».
Первоначально сотрудники попытались самостоятельно настроить новую программу и перенести необходимые данные. Однако в процессе работы стало понятно, что полноценный переход требует профессиональной настройки: необходимо было подготовить информационную базу, привести данные в порядок и адаптировать систему под особенности производственного учета.
«ПК АТЛАНТИК ФИШ» обратилась к нам, в ГК «Софт-Бизнес», за внедрением и настройкой «1С:Комплексной автоматизации», так как у нашей команды уже был подтвержденный опыт успешной автоматизации именно рыбоперерабатывающих предприятий. Мы заранее знали все «подводные камни» отрасли: от учета разделки рыбы и давальческого сырья до расчета себестоимости на каждом переделе.
Единый контур для всех процессов: задачи проекта
Перед нашими специалистами стояла задача не просто заменить одну программу на другую. Необходимо было построить на базе «1С:Комплексной автоматизации 2» единую систему оперативного и управленческого учета, в которой основные процессы предприятия были бы связаны между собой.
В рамках проекта требовалось:
- автоматизировать производственный учет;
- обеспечить расчет себестоимости продукции;
- организовать прослеживаемость производства по сериям;
- объединить оперативный и управленческий учет;
- автоматизировать продажи и закупки;
- упорядочить складской учет и логистику;
- настроить учет денежных средств;
- обеспечить получение управленческой отчетности.
Пошаговый путь к единой системе учета
Сначала привели в порядок новую базу
Поскольку компания уже самостоятельно начала работать с «1С:Комплексной автоматизацией», первым этапом проекта стала подготовка информационной базы.
Наши специалисты обнаружили данные, которые были внесены в систему некорректно, и провели очистку базы. Это было необходимо сделать до начала основной настройки: если перенести ошибки в новую систему, они будут влиять на дальнейшую работу и качество отчетности. После очистки специалисты приступили к настройке основных процессов.
Настроили нормативно-справочную информацию
Следующим этапом стала работа с нормативно-справочной информацией.
В системе привели к единой структуре данные по:
- контрагентам;
- номенклатуре;
- ресурсным спецификациям и другим объектам учета.
Это создало основу для корректного отражения операций в новой системе.
Перенесли в единую систему продажи и закупки
В «1С:Комплексной автоматизации» настроили типовой функционал учета продаж и закупок. Система стала использоваться для отражения реализации продукции, контроля задолженности покупателей, учета скидок и закупочных операций.
Таким образом, коммерческие операции были включены в общую информационную систему предприятия.
Организовали складской и логистический учет
Для предприятия настроили складской учет и функционал учета заданий на перевозку. Это позволило связать движение продукции и складские операции с другими процессами предприятия в одной системе.
Ключевой этап — автоматизация производства и себестоимости
Производственный учет стал центральной частью проекта
В «1С:Комплексной автоматизации» настроили функционал, позволяющий формировать себестоимость на каждом этапе выпуска продукции. Теперь производственные операции можно связать с движением продукции и формированием ее стоимости.
Руководство получает информацию:
- о движении продукции;
- выполненных производственных операциях;
- изменении себестоимости;
- формировании конечной себестоимости готовой продукции.
Для рыбоперерабатывающего предприятия это особенно важно. Теперь стоимость готовой продукции рассматривается не как отдельная итоговая цифра, а как результат последовательных производственных операций.
Можно проследить цепочку: сырье → производственные операции → полуфабрикат → затраты → готовая продукция.
Это сделало производственный учет более прозрачным и создало основу для более оперативного управленческого анализа.
Настроили финансовый блок
После производственного контура специалисты настроили учет денежных средств и денежных документов.
Также в системе организовали учет:
- основных средств;
- нематериальных активов;
- лизинга;
- аренды.
В результате в новой системе были охвачены не только производство и продажи, но и связанные с ними финансовые и хозяйственные операции.
Настроили управленческую отчетность
Финальным этапом стала настройка управленческого учета и отчетности. В системе настроили учет себестоимости и типовые отчеты, которые позволяют анализировать:
- движение денежных средств;
- доходы и расходы по статьям;
- себестоимость продукции.
Теперь для подготовки управленческой информации не требуется каждый раз собирать данные из разных источников и вручную сводить их в Excel.
От ручного сбора данных к управленческой картине в реальном времени
В результате проекта ООО «ПК АТЛАНТИК ФИШ» получило единую систему для оперативного и управленческого учета на базе «1С:Комплексной автоматизации 2».
В системе автоматизированы ключевые процессы предприятия:
- Производство
Самым важным изменением стала автоматизация производственного учета. Раньше, чтобы понять, во сколько обошлась партия слабосоленой рыбы, сотрудникам приходилось вручную собирать данные о движении сырья, операциях разделки, посола и копчения. Теперь система сама отслеживает весь путь: например, когда партия свежей рыбы поступает в производство, она проходит обработку, разделку, посол, а затем становится готовой продукцией. На каждом этапе система фиксирует изменение веса, характеристик и затрат. В итоге к моменту выпуска готовой продукции себестоимость формируется автоматически с учетом всех переделов, а не как итоговая цифра, собранная вручную.
- Продажи и закупки
Коммерческий блок также стал частью единой системы. Теперь при отгрузке партии копченой рыбы покупателю система автоматически учитывает реализацию, проверяет дебиторскую задолженность и применяет скидку, если она предусмотрена договором. Одновременно с этим, если на складе заканчивается сырье для следующей партии, система предлагает сформировать заявку поставщику с учетом предыдущих закупочных цен. Все эти операции больше не требуют отдельного ввода в разных программах, они происходят в одном контуре.
- Склад и логистика
Складской учет и логистика перестали быть изолированным участком. Когда кладовщик отгружает готовую продукцию, данные мгновенно обновляются в системе, и товар списывается со склада. Если продукцию нужно доставить в другой регион, система формирует задание на перевозку, закрепляя машину за конкретным рейсом. Это исключает ситуации, когда товар числится на складе, но физически уже находится в пути, или когда логистика не связана с фактическим движением продукции.
- Финансы
Финансовый контур системы охватывает не только денежные средства, но и денежные документы. Например, при выдаче аванса на командировку сотруднику система спишет эти средства, а при покупке авиабилета отразит электронный чек как денежный документ. Также в системе организован учет основных средств, нематериальных активов, лизинга и аренды. Это позволило объединить производственные, коммерческие и хозяйственные операции в единую картину.
- Управленческий учет
Самым ценным результатом для руководства стало то, что управленческая отчетность теперь формируется на основании данных учета, а не собирается вручную. Директор может открыть систему и увидеть в реальном времени себестоимость конкретной партии продукции, структуру доходов и расходов по статьям, движение денежных средств. Например, если себестоимость копченой рыбы выросла, система сразу покажет, что это произошло из-за подорожания логистики или увеличения затрат на определенном переделе, а не из-за перерасхода сырья. Больше не нужно ждать конца месяца и сводить данные из Excel — информация доступна оперативно и наглядно.
Важным результатом стало то, что эти процессы теперь объединены в одной информационной системе, а управленческая информация формируется на основании данных учета.
Наши специалисты не просто перевели компанию с 1С:УПП 1.3 на «1С:Комплексную автоматизацию 2», а выстроили целостную систему учета, в которой производство, продажи, закупки, склад, финансы и управленческая отчетность связаны между собой.
В компании остались довольны результатами проекта: новая система позволила упорядочить учет, сократить объем ручной работы и получить более прозрачную картину производственных и финансовых процессов предприятия.
Работы по проекту выполнены компанией «Софт-Бизнес».
