Оптика GO-GO (ООО «Траектория») — динамично развивающаяся сеть магазинов оптики.
Распределенная структура и развитие новых форматов торговли требуют от компании развивать свои системы учета и активно меняться.
Как пришли к 1С?
Исторически так сложилось, что компания работала в специализированном решении по автоматизации розничных оптик. Оно долгое время удовлетворяло компанию. Но постепенно накопился ряд разногласий, который привел к поиску нового решения для розничной торговли. Тогда оптика обратилась к нам — в «ИТКО», так как уже работала с нами по другим вопросам.
Менеджер нашей компании занялся подбором подходящего решения.
Ключевые факторы, которые нужно было учитывать:
- Отраслевая специфика торговли — салоны оптики
- Работа в облаке, так как у компании распределенная структура, состоящая из нескольких торговых точек и нет своего серверного оборудования
- Возможность оперативно дорабатывать систему по требованию — один из ключевых недостатков предыдущего решения
- Возможность интеграции с внешними системами — сайт, маркетплейсы.
Подходящее решение есть!
Вполне закономерно в качестве подходящего решения была выбрана «1С:Розница.Салон оптики» в сервисе «1С:Готовое рабочее место».
Во-первых — в программе хорошо проработана отраслевая специфика, есть подходящий интерфейс подбора товара, есть дополнительные характеристики номенклатуры, в целом решение известное и зарекомендовавшее себя.
Во-вторых — решение присутствует в сервисе «1С:Готовое рабочее место», а значит, есть все преимущества облачного сервиса совместно с классическими учетными решениями 1С.
В-третьих — специфика работы сервиса «1С:Готовое рабочее место» позволяет дорабатывать решение индивидуально под заказчика, а это важно, так как у компании есть свое видение развития.
Сотрудники нашей компании организовали тестовый период эксплуатации, познакомили с функционалом решения, ответили на вопросы сотрудников оптики. Важным аргументом «за» стало наличие скидки по программе государственной поддержки для малых и средних предприятий. На старте эта скидка помогла сэкономить существенную сумму на аренде лицензий!
Вкупе все аргументы — надежный подрядчик, подходящее решение и скидка, сработали — проекту быть!
Подготовка проекта
Существенным моментом в реализации проекта стало то, что действующий розничный бизнес нельзя остановить ни на день — каждый день простоя, это не только упущенная выручка, но и оставленные без обслуживания и внимания клиенты!
Осложняющим фактором процесса миграции исходных данных был их нестандартный формат. Из старой учетной системы клиент мог забрать не все данные, а только выборочные выгрузки отдельных таблиц — номенклатуры, покупателей, историю продаж.
Конечно же, эти таблицы по большинству полей и логике организации не совпадали со структурой данных в 1С.
Также у пользователей существенно менялся привычный интерфейс — не хватало некоторых привычных возможностей подбора, оформления заказа, резервирования товаров, поэтому вся работа была разделена на несколько этапов:
- Подготовка данных
- Подготовка интерфейса
- Доработка функционала в узких местах
- Пробный запуск на одной точке
- Плановый переход всей сети
В процессе подготовки данных нашим специалистам совместно с оптикой пришлось переработать более 48 000 карточек номенклатуры:
- Очистили НСИ от накопившегося «мусора».
- Актуализировали базу номенклатуры и штрих-кодов. Выявили номенклатуру без штрих-кодов и обработали ее.
- Упорядочили свойства и характеристики номенклатуры. Благодаря гибкому функционалу «1С:Розница.Салон оптики» удалось свернуть большое количество карточек номенклатуры до небольшого набора с характеристиками.
- Также привели в порядок базу клиентов — убрали лишние данные, объединили дубли.
- Перенесли базу дисконтных карт и накопленные бонусы и скидки.
- Перенесли историю продаж — компании важно видеть, что и когда покупал клиент, что бы при повторных обращениях учитывать историю работы.
Параллельно работе с данными проводились работы по интерфейсу:
- Под требования заказчика мы переработали механизм поиска — добавили дополнительные фильтры по классу линз и по их характеристикам.
- Изменили механизм работы с «Заказами» на привычный для оптики.
Важной частью работы стало обучение персонала. Сотрудники нашей компании обучили руководителя основам работы, подготовили письменные и видео-инструкции по разделам:
- Работа с ценами
- Работа со складом
- Функции кассира
- Маркетинговые акции
- Учет рабочего времени
- Инвентаризация
Здесь еще раз удобно проявил себя сервис «1С:Готовое рабочее место» — развертывание демонстрационной базы, загрузка очередных обновлений и данных, а также обучение персонала — все это удалось легко и быстро организовать на базе сервиса. Такая возможность — начать работать, затратив минимум усилий на разворачивание инфраструктуры, и при этом сразу же начать пользоваться возможностями программного обеспечения, очень помогла на старте.
Трудности закаляют
И вот, интерфейс соответствует требованиям, НСИ заполнены, сотрудники обучены — можно запускать тестовый переход на одной точке.
Персонал, поддержка, программисты — все готовы и ждут!
В нерабочие часы магазина забираем данные из старой базы, загружаем в новую, настраиваем торговое оборудование… — поехали!
Но с первого раза запуск не удался.
Слишком разные системы «до» и «после», разный подход к учету, привычки пользователей. Тестовый запуск выявил ряд неучтенных нюансов в подготовительной работе:
- Не хватало настроек номенклатуры
- Выявились недочеты в правах у ролей пользователей
- Пользователи путались в полях непривычных документов и ошибались
Но так и было задумано — тестовый запуск потому и тестовый, позволяет выявить недоработки, улучшить процессы, что-то поправить.
И через две недели первый магазин заработал в 1С! Еще предстояла инвентаризация, дорабатывались права и были замечания по интерфейсу после тестовой эксплуатации, но уже было понятно: «И все-таки, — она крутится!».
Постепенно, за 2 месяца, мы перевели на новое решение все остальные магазины, параллельно осуществляя доработку и дообучение персонала. Для начала перевели салоны города Красноярска, затем с учетом наработанного опыта — салоны Москвы.
Важным моментом считаем то, что смогли обеспечить непрерывность работы и целостность учета, над чем целенаправленно работали при переносе данных, затратив на полную реализацию проекта 9 месяцев. В общей сложности было автоматизировано 20 рабочих мест.
Существенной составляющей успеха проекта стал положительный настрой коллектива оптики. Подобные переходы на новое программное обеспечение — это всегда большая нагрузка на персонал, особенно на управленческий сектор. Благодаря эффективному взаимодействию и феноменальной работоспособности управляющего оптики нам удалось проделать большой объем работы по реорганизации учета!
Помимо «1С:Розница. Салон оптики» и «1С:Готовое рабочее место» были использованы сервисы «1С:Номенклатура» и «1С:Электронный документооборот».
Новые возможности
Переход на «1С:Розница.Салон оптики» сразу же оказал благотворное влияние на процессы и дал новые возможности:
- Выявили слабые места в кассовой дисциплине. Более строгий, формализованный подход к учету в 1С заставил пользователей более ответственно подходить к вопросу учета денежных средств.
- Более гибкая система маркетинговых акций в 1С позволила реализовать новые задумки маркетологов, а перенесенная база дисконтных карт обеспечила непрерывность и прозрачность процесса для клиентов.
- Очистка базы номенклатуры и проведенные инвентаризации обеспечили порядок на складе и в ценовой политике.
- Начали использовать учет рабочего времени — табелировать сотрудников, что помогло избавиться от лишних и неудобных электронных таблиц.
- Приступили к работам по интеграции учетной системы с сайтом на CMS Битрикс.
- Существенно упростилась работа бухгалтерии, теперь можно выгружать данные с помощью типового обмена.
Позже проявились и стратегические плюсы:
- Интеграция с маркетплейсами — довольно легко организовали выгрузку номенклатуры для Яндекс.Маркет. Технически процесс простой и быстрый, несмотря на большую базу номенклатуры. Приведение этой базы к стандартам Яндекс.Маркет — это большой объем работы, но удобство автоматической выгрузки остатков и цен существенно упростило работу.
- Полноценный учет по салонам. Как дополнительный бонус — возможность учитывать затраты по магазинам: расходы на закупки, на поставщиков, на персонал. Теперь все это учитывается и дает важную для бизнеса информацию.
- Работа с персоналом.
- Интеграция с торговым оборудованием — терминал сбора данных, сканеры штрих-кода, кассы.
- Компания готова к росту и может легко расширять количество салонов и городов присутствия.
Экономический эффект от внедрения
- Существенно снизилась административная нагрузка на персонал за счет большей автоматизации процессов.
- За счет интеграции с маркетплейсами удалось увеличить выручку на 27%.
- Снизились затраты на лицензии — решение 1С оказалось выгоднее конкурента.
- Существенно повысилась оперативность поддержки — среднее время решения инцидента сейчас — 4 часа, вместо 48, как было ранее. Это невероятно важно для розничной торговли.
Работы по проекту выполнены компанией «ИТКО».
