На самом популярном пляже острова Бали Кута бич находится Первая русская школа серфинга.
Школа носит название «Easy Surf» и работает на острове с 2008 года. Кроме школы, в собственности компании четыре отеля в разных частях острова и колоритный ресторан с интернациональной кухней и кальяном.
Отели ИЗИ СЁРФ тоже пользуются значительной популярностью среди туристов: в среднем каждый из 4-х отелей ежегодно принимает около 3 тысяч постояльцев. Среди них есть и россияне, и представители иностранных государств, и жители Индонезии. За 14 лет своей работы школа успешно обучила серфингу более 50 тысяч человек. Каждый год это число увеличивается, как минимум, на 3,5 тысячи.
Компания заботится о высоких стандартах обслуживания клиентов и не жалеет своих усилий для внедрения передовых технологий ведения бизнеса. Одним из направлений такой деятельности является автоматизация.
Для управления бизнесом в компании «Easy Surf» внедрена и успешно используется информационная система на базе продуктов «1С». Эта система обеспечивает работу всех ключевых бизнес-единиц — школы серфинга, сети отелей и ресторана. Использование комплексной системы помогает легко управлять всеми направлениями деятельности и успешно справляться с потоком туристов.
Проект по разработке и внедрению информационной системы осуществлен силами компании «Аксиома-Софт», которая специализируется на выполнении аналогичных проектов в различных отраслях.
В основе данного проекта — три решения фирмы 1С:
- 1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита;
- 1С:Фитнес клуб КОРП;
- 1С:Отель.
Реализация данного проекта направлена на достижение следующих целей:
- Автоматизировать учет выручки и затрат по всем направлениям бизнеса;
- Настроить обмен с программой учета проживания и занятий серфингом;
- Посчитать финансовый результат всего бизнеса.
Автоматизация ресторана и ядро информационной системы
Для автоматизации управления деятельностью ресторана был выбран программный продукт «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита». Но потенциал и возможности решения «1С:Управление нашей фирмой» позволили сделать его ядром информационной системы всей группы компаний «PT. Easy Surf Services», куда помимо ресторана входит сеть отелей и школа серфинга. Данные из программ, используемых в этих подразделениях, о чём будет рассказано ниже, передаются в «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита», который выступает в роли центральной учетной системы. На основе полученных данных формируются управленческие отчеты, позволяющие оценить текущее состояние как каждого из направлений в отдельности, так и компании в целом, и принимать соответствующие решения.
Непосредственно в «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита» ведется учет питания гостей, включая расчет стоимости конечного блюда и отдельных его ингредиентов, учет продуктов питания и расходных материалов, взаиморасчеты с поставщиками и пр.
Ранее весь учет в компании «PT. Easy Surf Services» осуществлялся с помощью электронных таблиц MS Excel. Особенностью работы в Excel является сложность организации групповой работы, отсутствие защиты от ошибок, неверного ввода информации, проблемы с версификацией и контроль актуальности данных, что приводило к некорректности данных и расчетов, а соответственно и к неверным управленческим решениям. Кроме того, все взаиморасчеты отражались без единой методологии учета, что не позволяло увидеть полную финансовую картину и корректно сформировать отчет PnL.
Сейчас программный продукт «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита» выполняет роль центральной учетной системы, осуществляющей сбор управленческой отчетности по разным направлениям деятельности.
Для того, чтобы адаптировать решение под потребности группы компаний «PT. Easy Surf Services» были произведены доработки. В частности, была осуществлена адаптация в части валют оплаты, доработана возможность приема оплаты в разных валютах с пересчетом в валюту учета на дату платежа, разработана система обменов для передачи данных в 1С:УНФ для сбора управленческой отчетности по разным направлениям деятельности.
В систему передаются данные из других используемых в компании «PT. Easy Surf Services» решений — «1С:Отель» и «1С:Фитнес клуб КОРП». В программе «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита» ведется централизованный учет взаиморасчетов с гостями, поставщиками и собственником по инвестициям в бизнес.
Автоматизация школы серфинга
Внедрение программного продукта «1С:Фитнес клуб КОРП» позволило автоматизировать расчет зарплаты, управление расписанием, движение денежных средств, а также решить задачи управления работой клуба. Необходимо отметить следующие эффекты от внедрения информационной системы управления деятельностью клуба:
- на 40% сокращено время расчета заработной платы;
- налажен контроль за явкой клиентов на занятия и оплатой;
- автоматизировано составление расписания занятий.
Кроме того, была осуществлена адаптация в части валют оплаты, доработана возможность приема оплаты в разных валютах с пересчетом в валюту учета на дату платежа. Разработана система обмена для передачи данных в «1С:Управление нашей фирмой» для сбора управленческой отчетности по разным направлениям деятельности.
Ближайшими планами предусмотрено:
- подключить мобильный клиент для тренеров,
- подключить Чат-боты для управления контактами с клиентами.
Автоматизация отелей
В процессе реализации проекта были автоматизированы бизнес-процессы, связанные с учетом номерного фонда отеля, а именно:
- учет заездов и выездов постояльцев,
- учет взаиморасчетов за проживание.
Кроме того, была осуществлена адаптация в части разработки обменов с центральной учетной системой.
Внедрение программного продукта «1С:Отель» позволило автоматизировать учет загрузки номеров, что обеспечило более рациональное управление номерным фондом, планирование заполненности отеля, составление оптимального графика уборки и загрузки работников отеля. Это, в свою очередь, позволило сократить расходы и увеличить выручку компании.
Автоматизация учета взаиморасчетов с постояльцами позволила повысить оперативность и точность получения отчетов — как регламентированных, так и управленческих. В целом, внедрение «1С:Отель» позволило добиться более эффективного управления отелем.
Планами дальнейшего развития системы в части управления отелями предусматривается:
- дальнейшая автоматизация управления процессом подготовки номеров;
- подключение системы управления картами доступа.
Общие результаты
Благодаря комплексу из трех решений были охвачены все ключевые процессы в каждом из трех направлений бизнеса «Easy Surf»: Школа, Отели, Ресторан.
В направлении Школа сёрфинга успешно автоматизировано:
- управление сёрф-уроками;
- расчет зарплаты инструкторам;
- расчет стоимости сёрф-пакетов для гостей;
- расчет стоимости закупки сёрф-оборудования, расходных материалов и т. д.
В части управления отелями реализованы:
- автоматизация процедур заселение/ выселение гостей;
- расчет стоимости проживания;
- контроль оплаты;
- контроль за графиком уборки;
- интеграция заявок со всех площадок бронирования отелей (Букинг, АирБНБ, Триваго, Агода) и их поступление в единую информационную систему.
Автоматизация ресторана обеспечила:
- контроль оплаты поставщикам;
- расчет стоимости конечного блюда и отдельных его ингредиентов;
- максимально реализована автоматизация проведения инвентаризации;
- учет расходных материалов, отходов;
- расчет зарплаты;
- формирование отчетности.
С самого начала использования новой системы компания получила позитивный эффект — даже превосходящий ожидания. Например, автоматизация позволила снять ненужную нагрузку с администраторов и передать ее системе. Благодаря этому администраторы смогли больше времени уделять непосредственной работе с клиентами. Теперь они успевают и общаться с текущими клиентами, и привлекать новых.
Безнос Андрей, генеральный директор «PT. Easy Surf Services»:
«Мы в высшей степени положительно оцениваем эффект внедрения информационной системы в компании, это позволило создать прозрачную систему финансового учета в компании, добиться возможности рационального управления всеми ресурсами. Благодаря этому повысилось качество управления отдельными направлениями и предприятием в целом.
Из положительных эффектов реализации этого проекта можно отметить, что удалось на 65% сократить время расчета заработной платы, решить все проблемы по работе с агрегаторами и мультивалютными платежами.
Мне как руководителю важно, что я могу получить достоверные отчеты по всем направлениям деятельности и эффективно управлять компанией».
Слова генерального директора компании и практические результаты, полученные в ходе реализации данного проекта, подтверждают, что внедрение комплексной системы автоматизации на базе решений «1С», выполненное компанией «Аксиома-Софт», помогает сотрудникам «PT. Easy Surf Services» оперативно и четко выполнять свои задачи, клиентам компании получать качественный сервис, а руководителям — рационально управлять своим бизнесом и развивать его дальше.
При этом важно отметить, что работа по развитию и поддержке информационной системы не прекращается — по настоящий момент продолжается активное взаимодействие руководителей и сотрудников «Easy Surf» со специалистами «Аксиома-Софт», благодаря чему обеспечивается актуальность и высокая работоспособность внедренного комплекса программ, осуществляется доработка в связи с растущими потребностями развивающейся компании.
