Представьте склад, где на полках хранится несколько тысяч наименований косметики и парфюмерии. Кладовщик берет бумажный список, идет по рядам, ищет нужный флакон среди десятков похожих, сверяет количество, возвращается, отмечает. Один заказ собирается от 10 до 30 минут. А заказов — тысячи. Именно так начинался обычный день в «ОРГАНИК-К». Пока однажды компания не поняла: так больше не может продолжаться. В кейсе рассказываем, как «1С: Комплексная автоматизация» стала центром всех процессов, вокруг которого выстроились терминалы сбора данных и контроль маркировки.
ООО «ОРГАНИК-К» — торговая компания из Краснодарского края, специализирующаяся на оптовой торговле парфюмерными и косметическими товарами. Компания работает с ассортиментом около 3 000 номенклатурных позиций, имеет клиентскую базу более 500 контрагентов и одновременно развивает несколько каналов продаж: оптовую торговлю и продажи через маркетплейсы Ozon и Wildberries.
Такой масштаб означает постоянное движение большого количества товарных позиций: товар необходимо принять, идентифицировать, разместить, найти, собрать в заказ, проверить и отгрузить. Для маркируемой продукции к этому добавляется контроль кодов маркировки. Пока объем операций был относительно небольшим, сотрудники компенсировали недостатки процессов собственным опытом. Количество заказов увеличивалось, ассортимент расширялся, а ручные операции на складе начали становиться ограничением для дальнейшего роста.
Главный вопрос проекта: что мешает бизнесу расти без роста ручной нагрузки
На момент начала проекта компания обратилась к нам, в фирмы-франчайзи «Глобал-софт» с тем, чтобы обеспечить работу 10 пользователей: руководителей, сотрудников продаж, склада и специалистов, отвечающих за работу с маркетплейсами.
Наши специалисты начали проект не с выбора оборудования и не с настройки отдельных функций программы «1С». Сначала мы обследовали реальные процессы компании и попытались ответить на главный вопрос: что мешает бизнесу обрабатывать больше заказов без постоянного увеличения ручной нагрузки?
Мы выявили три ключевые проблемы.
Проблема № 1. Склад стал «узким местом» при росте заказов
До автоматизации компания могла обрабатывать до 3 500 заказов в месяц. Комплектация одного заказа занимала от 10 до 30 минут в зависимости от количества товаров. При работе примерно с 3 000 номенклатурных позиций сотруднику необходимо было точно определить нужный товар среди большого количества похожих позиций, найти его на складе, сверить количество и убедиться, что именно этот товар попадает в заказ. При этом увеличение количества заказов автоматически создавало дополнительную нагрузку на склад.
больше заказов → больше ручной работы → больше времени на комплектацию → выше вероятность ошибки → больше возвратов и повторной обработки
Как мы решили проблему
Мы внедрили работу склада с использованием терминалов сбора данных и DataMobile, интегрированных с «1С: Комплексной автоматизацией». Теперь сотрудник склада не работает по бумажному списку и не пытается запомнить последовательность действий. Он получает задание на терминал сбора данных (ТСД), сканирует товар и подтверждает выполнение операции непосредственно в месте хранения. В результате сотруднику не требуется отдельно перепроверять каждую позицию по бумажному документу.
Система и сканирование выполняют контроль непосредственно в момент комплектации.
Что получил бизнес
После внедрения ТСД компания смогла существенно увеличить объем обработки заказов. Количество заказов выросло более чем в два раза по сравнению с исходным уровнем в 3 500 заказов в месяц. Время комплектации снизилось более, чем в 5 раз.
Проблема № 2. Инвентаризация превращалась в отдельный проект
До автоматизации полноценная инвентаризация занимала более трех рабочих дней. Поэтому компания проводила ее редко. Это создавало закономерную проблему: чем реже проводится проверка фактических остатков, тем дольше предприятие живет с риском расхождения между данными учета и фактическим наличием товара.
Как мы решили проблему
Мы перевели инвентаризацию на работу с ТСД+ПО для ТСД DM с модулем Маркировка. Сотрудник последовательно сканирует товар непосредственно на складе. Фактическое наличие фиксируется в системе, а результаты можно оперативно сопоставить с учетными данными. Мы убрали необходимость вручную переносить результаты пересчета с бумажных листов в учетную систему.
Что получил бизнес
Время проведения инвентаризации сократилось до нескольких часов. После автоматизации инвентаризация перестала быть редким мероприятием, компания проводит ее минимум один раз в месяц и дополнительно по мере необходимости. Таким образом, автоматизация дала не только экономию времени, но и изменила сам подход к контролю складских остатков
Проверять склад стало настолько быстро, что инвентаризация перестала быть «сложным мероприятием».
Проблема № 3. Маркировка не должна была превратиться в тормоз для склада
Работа с маркируемой продукцией стала еще одним важным направлением проекта. До автоматизации контроль маркировки требовал от сотрудников значительного количества ручных действий. При большом ассортименте и увеличении количества заказов такой подход создавал дополнительную нагрузку на склад и увеличивал вероятность ошибки. Особенно чувствительным этот вопрос становился при работе с маркетплейсами.
Как мы решили проблему
Мы связали «1С: Комплексную автоматизацию», DataMobile + Маркировка и ТСД в единый процесс работы с товаром. Теперь сотрудник использует ТСД непосредственно при выполнении складской операции. При приемке и обработке товара система помогает идентифицировать продукцию. При комплектации сотрудник сканирует товар. При отгрузке выполняется дополнительный контроль. Таким образом, мы не создали отдельный процесс «работы с маркировкой». Мы встроили маркировку в существующий процесс работы склада.
Что получил бизнес
После автоматизации работа с маркировкой стала структурированной и последовательной. Сотрудники перестали выполнять значительную часть ручных проверок. Контроль происходит непосредственно в процессе работы с товаром. Особенно заметный эффект компания получила при работе с маркетплейсами. Количество возвратов существенно снизилось, а пересортица стала скорее исключением, чем регулярной проблемой.
Почему «ОРГАНИК-К» выбрали именно такое решение
Мы не рассматривали 1С, ТСД, DataMobile и оборудование как отдельные продукты. Нам необходимо было решить одну бизнес-задачу: как сделать так, чтобы сотрудник мог правильно обработать товар с первого раза.
Поэтому мы построили единый рабочий процесс:
«1С: Комплексная автоматизация» → ТСД → сканирование → контроль → учетный результат.
В качестве основы, ядра всех процессов, используем «1С: Комплексную автоматизацию». Для мобильной работы склада применили DataMobile + Маркировка. Для идентификации товара подключили беспроводные сканеры штрихкодов. Для работы с каналами интернет-торговли использовали специализированный модуль управления маркетплейсами. Именно эта связка позволила решить не отдельную техническую задачу, а изменить ежедневную работу компании.
Результаты: что изменилось в бизнесе
Для оценки проекта мы используем реальные изменения в операционной деятельности компании «ОРГАНИК-К»:
| Показатель | До автоматизации | После автоматизации |
|---|---|---|
| Заказы в месяц | до 3 500 | более 7 000 |
| Комплектация заказа | 10–30 минут | не более 10 минут даже для крупного заказа |
| Инвентаризация | более 3 рабочих дней | несколько часов |
| Периодичность инвентаризации | редко | минимум 1 раз в месяц + по необходимости |
| Работа с маркировкой | значительный объем ручных операций | структурированный автоматизированный процесс |
| Пересортица | встречалась регулярно | стала редким случаем |
| Возвраты с маркетплейсов | выше | существенно снизились |
Главный результат — бизнес смог расти без пропорционального роста ручной работы
Наиболее показательный результат проекта — изменение соотношения между объемом бизнеса и трудозатратами склада. До автоматизации компания обрабатывала до 3 500 заказов в месяц. После внедрения автоматизированного складского процесса количество заказов выросло более чем в два раза. При этом комплектация даже крупного заказа укладывается не более чем в 10 минут. Именно этот показатель мы считаем одним из главных результатов проекта. Автоматизация не просто ускорила отдельную операцию. Она позволила компании увеличить пропускную способность склада.
Что изменилось для руководителя
Для руководителя главным результатом стала не сама программа и даже не ТСД. Изменилось качество управленческой информации. Теперь можно быстрее получить ответы на практические вопросы:
- сколько товара находится на складе;
- какой товар необходимо отгрузить;
- что фактически было собрано;
- где возникло расхождение;
- как проходит работа с заказами;
- насколько эффективно работает склад;
- где возникают возвраты;
- какие операции требуют внимания.
Руководителю больше не приходится собирать картину происходящего из отдельных сообщений сотрудников. Информация формируется внутри единого процесса.
Что изменилось для сотрудников
Для кладовщика система стала не дополнительным контролем, а помощником. ТСД показывает, что необходимо сделать, а сканирование позволяет быстро подтвердить выполнение. Для менеджера по продажам важным результатом стала более оперативная информация об остатках. Для специалистов по маркетплейсам снизилось количество ручных операций и связанных с ними ошибок. А для новых сотрудников значительно упростился процесс адаптации. Теперь человеку не нужно несколько недель запоминать все особенности складской работы. Значительная часть последовательности действий уже заложена в системе.
Проект в «ОРГАНИК-К» показал, что автоматизация торгового предприятия начинается не с выбора программы. Она начинается с понимания того, где бизнес теряет время и деньги. В случае компании «ОРГАНИК-К» таким местом оказался склад. При ассортименте около 3 000 позиций, клиентской базе более 500 контрагентов и одновременной работе с оптовыми продажами, Ozon и Wildberries ручные процессы перестали соответствовать масштабу бизнеса. Мы изменили логику работы: заказ → задание → сканирование → контроль → отгрузка → учет.
В результате:
- количество заказов выросло более чем в два раза;
- комплектация крупного заказа сократилась до 10 минут;
- инвентаризация сократилась с более чем трех рабочих дней до нескольких часов;
- инвентаризация стала регулярной — минимум раз в месяц;
- работа с маркировкой стала структурированной и автоматизированной;
- пересортица стала редким случаем;
- существенно снизилось количество возвратов, особенно по маркетплейсам.
Но главный результат проекта — не отдельные показатели. Компания получила возможность расти быстрее, не превращая каждый новый заказ в дополнительную ручную нагрузку для склада. Именно это для нас и является настоящей «Реальной автоматизацией».
Работы по проекту выполнены компанией «Глобал-Софт».
