Знакомо ли вам чувство, когда, глядя на финансовые отчеты, задаешься вопросами: «А куда на самом деле уходят деньги? На что мы тратим больше всего? Кто чаще является инициатором транзакций?».
Кажется, любому руководителю хотелось бы иметь «волшебную кнопку», которая смогла бы ответить на эти вопросы. Например, нажать «Сформировать», и перед глазами четкая картинка движения денежных средств в компании: все прозрачно, все разложено по полочкам.
В «1С:Управление нашей фирмой» это не магия, а вполне достижимый результат автоматизации. Именно такую систему контроля мы выстроили для нашего клиента — ООО «РУСХЭШ».
Компания ООО «РУСХЭШ» на рынке более 5 лет. Основной вид деятельности — работа с компьютерным оборудованием, а именно, обслуживание майнинговых площадок.
О себе компания говорит так: «RusHash превращает энергию, оборудование для майнинга и инфраструктуру в устойчивую, прогнозируемую доходность для корпораций, инвестиционных фондов и частных инвесторов. Мы работаем с майнингом криптовалюты, включая майнинг Биткоина.»
Основной офис компании находится в Москве и состоит из 6 подразделений — «юнитов», как говорит сам клиент. Есть сервисный центр в Красноярске и несколько хостингов в разных городах нашей страны. Сегодня у компании 3 дата-центра в России, 50 мВт доступных мощностей, более 3000 установленных ASIC, а главное — поддержка своих клиентов 24/7.
Помогая клиентам наводить порядок в их майнинге, собственные финансы компании оставались недостаточно прозрачными: деньги поступали и расходовались, но понять точную картину их движения было сложно. Детальный учет движения денежных потоков отсутствовал.
И конечно, нужно было с этим что-то делать.
Как контролировать расходы по компании?
ООО «РУСХЭШ» сотрудничает с нашей компанией «Лайнкор» с 2024 года. За это время мы прошли большой путь: внедрили систему с нуля, перенесли данные и полностью адаптировали их базы 1С под специфические бизнес-процессы.
Но в этом кейсе мы хотим рассказать не о базовых настройках, а о более интересной задаче, которую мы реализовали на базе «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ). Как мы уже сказали, офис компании состоит из шести юнитов, и ежедневно в бухгалтерию приходят заявки от сотрудников на бытовые/транспортные и иные расходы.
Ключевая боль, с которой столкнулась компания — это отсутствие удобного контроля расходов по отделам. И частый вопрос: «Кто является виновником их „крЕдитов“?
До нашего проекта ООО «Русхэш» вел подобный учет вне рограммы 1С. Это было неудобно, неточно и всегда вызывало много вопросов: «Откуда заявка? Кто попросил сделать заказ? Из какого отдела сотрудник?».
В месяц фиксировалось до 15 спорных транзакций. Так как не было стандартного механизма контроля, согласование платежей затягивалось на 1–2 дня, а риск нецелевого расхода средств оставался высоким. Директору приходилось тратить немало сил, чтобы понять общую картину по компании. Поэтому возник конкретный запрос:
Мы приняли этот вызов и решили превратить запрос в работающий инструмент автоматизации.
Брифинг. Наметили цели и задачи
— С чего начинается порядок в бизнесе?
— С правильных целей!
Чтобы понять масштаб задачи, достаточно привести пример, который описал руководитель отдела продаж ООО «РУСХЭШ»:
«Давайте представим наш обычный рабочий процесс: бэк-офис заказывает воду. Мы хотим, чтобы заявка автоматически улетала нашему финансовому контролеру. Он проверяет ее: одобряет или отклоняет, и если все в порядке, то отправляет на оплату бухгалтеру.И все это должно происходить непрерывно. А директор в итоге получает готовый сводный отчет: сколько денег, на какие нужды и по каким отделам было потрачено».
Пошаговый план реализации бизнес-процесса по управлению расходами
После обсуждения задачи мы сфокусировались на пяти шагах:
Шаг 1. Команда.
Создать наглядную схему всех отделов (юнитов), чтобы структура была понятна каждому сотруднику компании.
Шаг 2. Все по стандарту.
Создать единый инструмент для всех сотрудников, с помощью которого они смогут делать заявки на расход. Ключевое — видеть автора транзакции.
Шаг 3. Кто в игре? Распределяем роли.
Настроить роли и права доступа сотрудникам в рамках их должностных обязательств.
Шаг 4. Четкий учет.
Разделить финансовые потоки на два направления: наличные и безналичные расчеты.
Шаг 5. «Магия вне Хогвартса».
Сделать отчет, который показывает движение денежных средств по всем подразделениям (юнитам).
После постановки целей и выработки пошагового плана реализации мы пообещали клиенту превратить хаос в легкую и понятную систему. Рассказываем, как это было.
Как мы настроили учет расходов по отделам за 5 шагов
1. Команда.
В первую очередь мы создали структуру компании ООО «Русхэш»:
Теперь все наглядно, легко и понятно. Сотрудники могут видеть все отделы, а также подотделы своей компании.
2. Все по стандарту.
За основу единого инструмента мы взяли типовой документ «Заявка на расход денег» и доработали его под запросы компании.
При создании заявки поле «Подразделение» заполняется автоматически. В зависимости от того, к какому отделу в «1С:УНФ» принадлежит автор заявки, такой отдел и будет выбран.
Также в документ добавили новые статусы.
И дополнили документ полем «Финансовый контролер». Автор транзакции выбирает, кому нужно отправить заявку для подтверждения расхода.
Теперь каждый сотрудник создает стандартную заявку под свои цели — структура понятна и не требует лишних движений. Автору нужно лишь:
- указать сумму;
- выбрать статью расхода из базы «1С:УНФ»;
- добавить краткий комментарий.
После чего заявка уходит на проверку финансовому контролеру. Он оценивает целесообразность расхода и меняет статус — отклоняет или одобряет. Одобренная заявка автоматически попадает бухгалтеру или кассиру, которые ее оплачивают.
Вся информация фиксируется в одном документе, у каждой траты есть автор, юнит и статья. Весь путь виден как на ладони: от «хочу заказать воду» до «оплачено». А соответствующий сотрудник контролирует заявку на своей стадии.
3. Кто в игре? Распределяем роли.
На базе структуры, заведенной в 1С:УНФ ,мы настроили права доступа: каждый сотрудник видит только те данные, которые необходимы ему для работы.
Например,Отдел «Проекты» получил полный доступ к заявкам всей компании. Сотрудникам отдела доступны создание, правка, удаление транзакций на любом этапе.
Отделы «Хостинг/Сервисный центр» видят свой основной отдел и все подчиненные подразделения. Имеют право добавлять и редактировать записи, но функция удаления заблокирована. Она доступна только через бухгалтерию.
Отдел «Бэк-офис» работает строго в рамках своего подразделения. Сотрудники могут только создавать заявки на расход. Любое редактирование или удаление невозможно без участия бухгалтерии.
С помощью ролей мы настроили иерархию на базе «1С:УНФ»: руководители отделов могут дать сотрудникам права и ограничения согласно должностным обязанностям.
4. Четкий учет.
Мы разделили финансовые потоки на наличные и безналичные, отталкиваясь от зоны ответственности. Бухгалтер контролирует оплату с расчетного счета, кассир — наличные операции по кассе.
Также мы не просто сделали заявку «удобной формой», но и автоматизировали защиту бюджета на основе стандартного функционала «1С:Управление нашей фирмой». Теперь 1С сама проверяет, хватает ли у сотрудника средств на расход еще до того, как заявка появится.
Как это работает? Сотрудник создает «Заявку на расход», система сверяет ее сумму с доступным остатком. Если средств не хватает, заявка просто не создается.
В отчете четко видно разделение наличной и безналичной оплаты, а траты отделов не выходят за рамки бюджета еще на стадии заявки
5. «Магия вне Хогвартса».
Помните про заветную «волшебную» кнопку?
Теперь она есть у директора ООО «Русхэш».
Ключевой итог этого пути — отчет «Движение денежных средств по подразделениям».
Данные в нем формируются из документа «Заявка на расход», поэтому видно не только, кто и на что совершал транзакции, но и кто одобрял заявки, а кто не давал им хода.
А самое главное — всю информацию можно увидеть в разрезе подразделений.
Система позволяет в один клик увидеть движение денежных средств в разрезе подразделений
«Даша, помоги!»
В ходе работы мы поняли, что заявок каждый день поступает много и вручную отслеживать, когда создан новый документ или изменен статус, трудно. Чтобы ничего не пропустить, мы добавили автоматические уведомления. И здесь нам помогла ассистент «Даша».
Теперь достаточно просто попросить ее оповестить коллег, и она сама:
- сообщит, когда создана новая «Заявка на расход»;
- предупредит сотрудников, когда у документа сменился статус.
Клиент не тратит время на ручную рассылку и не боится, что заявка «зависнет» между отделами. Даша берет эту работу на себя.
Порядок в деньгах — порядок в бизнесе
Теперь движение денежных средств в «ООО Русхэш» перестало быть загадкой. Из разрозненных данных оно превратилось в понятный и простой процесс.
Все цели достигнуты, директору можно выдохнуть. Ведь теперь он может спокойно наблюдать и анализировать данные в своей компании.
С помощью автоматизации мы смогли добиться:
- удобного и понятного функционала в программе;
- контроля целевого использования средств;
- мгновенной аналитики для принятия решений.
А самое главное больше никаких вопросов «Куда ушли деньги?».
Проект выполнен компанией «Лайнкор».
